Η Moffatt & Nichol είναι εταιρεία συμβούλων μηχανικής και σχεδιασμού με έμφαση στις υποδομές για λιμάνια, μεταφορές, υδάτινους πόρους και περιβαλλοντική ανθεκτικότητα. Αξιοποιώντας περισσότερα από 75 χρόνια εμπειρίας, η εταιρεία υποστηρίζει έργα που αφορούν τη διακίνηση φορτίων, τη διαχείριση παράκτιων περιοχών, τον εμπορικό έλεγχο δέουσας επιμέλειας, καθώς και τον βιώσιμο σχεδιασμό αρχιτεκτονικής και τοπίου. Το έργο της συνδυάζει τον σχεδιασμό, την τεχνική μελέτη και την τεχνολογία, συμβάλλοντας στη διαμόρφωση υποδομών που ανταποκρίνονται στις φυσικές συνθήκες και στις ανάγκες των κοινοτήτων.
Διοικητικός βοηθός στον κλάδο αρχιτεκτονικής, μηχανικής και κατασκευών
Υποστήριξη της λειτουργίας του γραφείου, της τεκμηρίωσης έργων, των ταξιδιών και της επεξεργασίας τιμολογίων στη Moffatt & Nichol. Συντονισμός διοικητικών υπηρεσιών σε εταιρεία συμβούλων και μελετών υποδομών.
Περιγραφή
- Διαχείριση της υποδοχής, των τηλεφωνικών κλήσεων, της αλληλογραφίας και των παραγγελιών προμηθειών.
- Συνεργασία με το τμήμα IT για την αντιμετώπιση προβλημάτων και τη συντήρηση του γραφειακού και ηλεκτρονικού εξοπλισμού.
- Συντονισμός προγραμμάτων συναντήσεων, υλικοτεχνικής υποστήριξης, γευμάτων και διαμόρφωσης αιθουσών.
- Συνεργασία με τα τμήματα Λογιστηρίου και Ανθρώπινου Δυναμικού, καθώς και με άλλες εταιρικές υπηρεσίες.
- Παραγγελία και διαχείριση εξοπλισμού και προμηθειών γραφείου και κουζίνας.
- Υποστήριξη της διαχείρισης έργων και εγγράφων με συλλογή δεδομένων, συμπλήρωση ψηφιακών εντύπων και οργάνωση τεχνικού υλικού και υλικού προτάσεων.
- Προετοιμασία ταχυδρομικών και διαβιβαστικών φακέλων, δημιουργία φακέλων εργασίας και σάρωση, εκτύπωση και αντιγραφή εγγράφων.
- Παρακολούθηση προθεσμιών έργων και εργασιών και δημιουργία συστημάτων υπενθυμίσεων.
- Προγραμματισμός και συντήρηση αιθουσών συνεδριάσεων για συναντήσεις ομάδων και πελατών.
- Οργάνωση ταξιδιών, συμπεριλαμβανομένων κρατήσεων ξενοδοχείων και γευμάτων, καθώς και δρομολογίων για συναντήσεις πελατών και εκδηλώσεις του γραφείου.
- Καταχώριση τιμολογίων προς πληρωμή και αντιστοίχιση των σωστών κωδικών γραφείου και έργου.
- Μεταφόρτωση τιμολογίων στο λογιστικό σύστημα και παρακολούθηση της κατάστασης υποβολής τους.
- Συντονισμός με τις ομάδες IT και Ανθρώπινου Δυναμικού για την προετοιμασία του γραφείου, τα έγγραφα ένταξης και τις διαδικασίες προσανατολισμού νέων εργαζομένων.
- Παραπομπή εξαιρέσεων και μη τυπικών ζητημάτων σε προϊστάμενο.
- Εργασία υπό γενική εποπτεία, χωρίς άμεσους υφισταμένους.
Απαιτήσεις
- Απολυτήριο λυκείου ή ισοδύναμο.
- Συνήθως 3–5 χρόνια εμπειρίας σε διοικητική θέση ή υποστήριξη γραφείου· προτιμάται εμπειρία σε περιβάλλον αρχιτεκτονικής ή μηχανικής.
- Άριστη τηλεφωνική ευγένεια.
- Ισχυρές οργανωτικές δεξιότητες για τη διαχείριση πολλαπλών εργασιών, την τήρηση προθεσμιών και την αντιμετώπιση συχνών διακοπών.
- Εξοικείωση με βασικά διοικητικά συστήματα και συνήθη λογισμικά γραφείου, όπως το Microsoft Word και το Excel.
- Εξοικείωση σε ανάπτυξη με τις πρακτικές τεκμηρίωσης έργων και τα συστήματα πληρωτέων λογαριασμών ή καταχώρισης τιμολογίων.
- Σαφής επικοινωνία ενημερώσεων και προσαρμογή του τρόπου επικοινωνίας στις ανάγκες της ομάδας.
- Αυτόνομη εργασία υπό γενική εποπτεία και σύμφωνα με καθιερωμένες διαδικασίες, με κατάλληλη κλιμάκωση των εξαιρέσεων.
- Επιτυχής ολοκλήρωση ελέγχου ιστορικού πριν από την πρόσληψη, μετά την προσφορά εργασίας, σύμφωνα με το NIST 800-171.
- Νόμιμη δυνατότητα εργασίας στις Ηνωμένες Πολιτείες και προσκόμιση των απαιτούμενων εγγράφων απασχόλησης κατά την πρόσληψη.
- Ικανότητα παρατεταμένης καθιστικής εργασίας, επικοινωνίας με πελάτες και περιστασιακών ταξιδιών.
Παροχές
- Ολοκληρωμένο πακέτο παροχών με χαμηλές εισφορές εργαζομένων.
- Επιλογές κάλυψης για την οικογένεια.
- Επιλογή προγράμματος υγείας με χαμηλή απαλλαγή.
- Γενναιόδωρη εργοδοτική συνεισφορά σε λογαριασμό αποταμίευσης υγείας.
- Πρόγραμμα ευεξίας με οικονομικά κίνητρα.
- Μηνιαίες ατομικές συνεδρίες με διατροφολόγους.
- Πρόσβαση σε φαρμακοποιό της Healthwise.
- Εφαρμογές ενσυνειδητότητας, όπως οι Calm και BetterHelp.
- Δωρεάν και εμπιστευτικά προγράμματα υποστήριξης εργαζομένων για συμβουλευτική και υποστήριξη.
- 15–25 ημέρες άδειας μετ' αποδοχών, ανάλογα με το επίπεδο εμπειρίας.
- Επτά αργίες μετ' αποδοχών.
- Κινητή αργία.
- Αντιστοίχιση εργοδοτικών εισφορών στο πρόγραμμα 401(k).
- Ασφάλεια ζωής με κάλυψη του κόστους από την εταιρεία.
- Επιστροφή διδάκτρων.
- Ευκαιρίες κατάρτισης.
- Πρόγραμμα ανάπτυξης ηγετικών δεξιοτήτων.
- Επίσημο πρόγραμμα καθοδήγησης.
- Ενεργή ομάδα νέων επαγγελματιών.
- Ασφάλιση κατοικίδιων.