Moffatt & Nichol เป็นบริษัทที่ปรึกษาด้านวิศวกรรมและการออกแบบ ซึ่งมุ่งเน้นโครงสร้างพื้นฐานสำหรับท่าเรือ การคมนาคม ทรัพยากรน้ำ และการเสริมสร้างความพร้อมรับมือด้านสิ่งแวดล้อม ด้วยประสบการณ์มากกว่า 75 ปี บริษัทสนับสนุนโครงการที่เกี่ยวข้องกับการขนส่งสินค้า การจัดการพื้นที่ชายฝั่ง การตรวจสอบสถานะทางการค้า ตลอดจนการออกแบบสถาปัตยกรรมและภูมิสถาปัตยกรรมอย่างยั่งยืน งานของบริษัทผสานการวางแผน การออกแบบทางเทคนิค และเทคโนโลยี เพื่อช่วยสร้างโครงสร้างพื้นฐานที่ตอบสนองต่อสภาพธรรมชาติและความต้องการของชุมชน
ผู้ช่วยธุรการในอุตสาหกรรมสถาปัตยกรรม วิศวกรรม และการก่อสร้าง
สนับสนุนการดำเนินงานสำนักงาน เอกสารโครงการ การเดินทาง และการประมวลผลใบแจ้งหนี้ที่ Moffatt & Nichol ประสานงานบริการธุรการให้บริษัทที่ปรึกษาและออกแบบโครงสร้างพื้นฐาน
รายละเอียด
- ดูแลงานธุรการส่วนต้อนรับ รับโทรศัพท์ จัดการจดหมาย และสั่งซื้อวัสดุสิ้นเปลือง
- ทำงานร่วมกับฝ่ายไอทีเพื่อแก้ไขปัญหาและบำรุงรักษาอุปกรณ์สำนักงานและคอมพิวเตอร์
- ประสานตารางการประชุม การจัดเตรียมงาน อาหารว่างและอาหาร และการจัดห้องประชุม
- ประสานงานกับฝ่ายบัญชี ฝ่ายทรัพยากรบุคคล และบริการองค์กรอื่น ๆ
- สั่งซื้อและดูแลอุปกรณ์และวัสดุสำนักงานกับครัว
- สนับสนุนการควบคุมโครงการและเอกสาร โดยรวบรวมข้อมูล กรอกแบบฟอร์มดิจิทัล และจัดระเบียบเอกสารทางเทคนิคและเอกสารข้อเสนอ
- จัดเตรียมพัสดุสำหรับส่งไปรษณีย์และเอกสารนำส่ง สร้างโฟลเดอร์งาน และสแกน พิมพ์ และถ่ายสำเนาเอกสาร
- ติดตามกำหนดส่งของโครงการและงานต่าง ๆ พร้อมจัดทำระบบแจ้งเตือน
- จัดตารางและดูแลห้องประชุมสำหรับการประชุมของทีมและลูกค้า
- จัดการเดินทาง รวมถึงการจองโรงแรมและอาหาร ตลอดจนกำหนดการสำหรับการประชุมลูกค้าและกิจกรรมสำนักงาน
- บันทึกใบแจ้งหนี้เจ้าหนี้และกำหนดรหัสสำนักงานกับโครงการให้ถูกต้อง
- อัปโหลดใบแจ้งหนี้เข้าสู่ระบบบัญชีและติดตามสถานะการส่งรายการ
- ประสานงานกับฝ่ายไอทีและฝ่ายทรัพยากรบุคคลเกี่ยวกับการจัดเตรียมสำนักงาน เอกสารรับพนักงานใหม่ และการปฐมนิเทศพนักงานใหม่
- ส่งต่อกรณียกเว้นและปัญหาที่ไม่เป็นไปตามปกติให้หัวหน้างาน
- ทำงานภายใต้การกำกับดูแลทั่วไป โดยไม่มีผู้ใต้บังคับบัญชาโดยตรง
คุณสมบัติ
- วุฒิการศึกษาระดับมัธยมศึกษาตอนปลายหรือเทียบเท่า
- โดยทั่วไปมีประสบการณ์ด้านธุรการหรือสนับสนุนสำนักงาน 3–5 ปี หากมีประสบการณ์ในสภาพแวดล้อมด้านสถาปัตยกรรมหรือวิศวกรรมจะได้รับการพิจารณาเป็นพิเศษ
- มีมารยาทในการสนทนาทางโทรศัพท์เป็นอย่างดี
- มีทักษะการจัดการที่ดี สามารถดูแลงานหลายอย่างให้ทันกำหนด และรับมือกับการถูกรบกวนบ่อยครั้งได้
- ใช้ระบบธุรการหลักและซอฟต์แวร์สำนักงานมาตรฐานได้อย่างคล่องแคล่ว รวมถึง Microsoft Word และ Excel
- มีความรู้ความเข้าใจเกี่ยวกับแนวปฏิบัติในการจัดทำเอกสารโครงการ และระบบเจ้าหนี้หรือการบันทึกใบแจ้งหนี้ในระดับที่กำลังพัฒนา
- สื่อสารข้อมูลอัปเดตได้ชัดเจน และปรับรูปแบบการสื่อสารตามความต้องการของทีม
- ทำงานได้อย่างอิสระภายใต้การกำกับดูแลทั่วไป ปฏิบัติตามขั้นตอนที่กำหนด และยกระดับกรณียกเว้นอย่างเหมาะสม
- ต้องผ่านการตรวจสอบประวัติก่อนเริ่มงานหลังได้รับข้อเสนอจ้างงาน โดยเป็นไปตาม NIST 800-171
- ต้องมีสิทธิทำงานในสหรัฐอเมริกาอย่างถูกต้องตามกฎหมาย และจัดเตรียมเอกสารการจ้างงานที่จำเป็นเมื่อเริ่มงาน
- สามารถนั่งทำงานเป็นเวลานาน ติดต่อประสานงานกับลูกค้า และเดินทางเป็นครั้งคราวได้
สวัสดิการ
- แพ็กเกจสวัสดิการครอบคลุม โดยพนักงานมีส่วนร่วมจ่ายในอัตราต่ำ
- มีตัวเลือกความคุ้มครองสำหรับครอบครัว
- มีตัวเลือกแผนประกันสุขภาพที่มีค่าลดหย่อนต่ำ
- สมทบเงินเข้าบัญชีออมทรัพย์เพื่อสุขภาพในอัตราที่เอื้อประโยชน์แก่พนักงาน
- โปรแกรมส่งเสริมสุขภาพพร้อมสิ่งจูงใจทางการเงิน
- รับคำปรึกษารายบุคคลจากนักโภชนาการทุกเดือน
- เข้าถึงบริการเภสัชกร Healthwise
- แอปพลิเคชันฝึกสติ รวมถึง Calm และ BetterHelp
- โปรแกรมช่วยเหลือพนักงานฟรีและเป็นความลับ ทั้งด้านการให้คำปรึกษาและการสนับสนุน
- วันหยุดพักร้อนแบบได้รับค่าจ้าง 15–25 วัน ขึ้นอยู่กับระดับประสบการณ์
- วันหยุดนักขัตฤกษ์ที่ได้รับค่าจ้างเจ็ดวัน
- วันหยุดตามเทศกาลแบบเลือกวันได้หนึ่งวัน
- สมทบเงินในแผน 401(k)
- ประกันชีวิตที่บริษัทเป็นผู้จ่ายเบี้ย
- เงินคืนค่าเล่าเรียน
- โอกาสในการฝึกอบรม
- โปรแกรมพัฒนาภาวะผู้นำ
- โปรแกรมพี่เลี้ยงอย่างเป็นทางการ
- กลุ่ม Young Professionals ที่มีกิจกรรมอย่างต่อเนื่อง
- ประกันสัตว์เลี้ยง