Moffatt & Nichol یک شرکت مشاوره مهندسی و طراحی است که بر زیرساخت‌های بنادر، حمل‌ونقل، منابع آب و تاب‌آوری محیط‌زیستی تمرکز دارد. این شرکت با تکیه بر بیش از ۷۵ سال تجربه، از پروژه‌های مرتبط با جابه‌جایی کالا، مدیریت ساحلی، بررسی موشکافانه تجاری و طراحی پایدار معماری و منظر پشتیبانی می‌کند. فعالیت‌های آن با گرد هم آوردن برنامه‌ریزی، طراحی فنی و فناوری، به شکل‌گیری زیرساخت‌هایی کمک می‌کند که با شرایط طبیعی و نیازهای جامعه سازگار باشند.
دستیار اداری، صنعت معماری، مهندسی و ساخت‌وساز
در امور دفتر، مستندسازی پروژه، سفر و پردازش فاکتورها در Moffatt & Nichol پشتیبانی کنید. خدمات اداری یک شرکت مشاوره و طراحی زیرساخت را هماهنگ کنید.
توضیحات
- امور اداری میز پذیرش، تماس‌های تلفنی، نامه‌ها و سفارش لوازم را انجام دهید.
- برای عیب‌یابی و نگهداری تجهیزات اداری و رایانه با تیم فناوری اطلاعات همکاری کنید.
- برنامه جلسات، تدارکات، پذیرایی و آماده‌سازی اتاق را هماهنگ کنید.
- با حسابداری، منابع انسانی و سایر خدمات سازمانی هماهنگی کنید.
- تجهیزات و ملزومات دفتر و آشپزخانه را سفارش دهید و مدیریت کنید.
- با گردآوری داده‌ها، تکمیل فرم‌های دیجیتال و سازمان‌دهی مطالب فنی و پیشنهادی، از کنترل پروژه و اسناد پشتیبانی کنید.
- بسته‌های پستی و ارسال را آماده کنید، پوشه‌های کاری بسازید و اسناد را اسکن، چاپ و کپی کنید.
- مهلت‌های پروژه‌ها و وظایف را پیگیری کنید و سامانه یادآوری ایجاد کنید.
- برای جلسات تیم و مشتریان، اتاق‌های کنفرانس را برنامه‌ریزی و مدیریت کنید.
- برای جلسات مشتریان و رویدادهای دفتر، از جمله رزرو هتل و وعده‌های غذایی و تنظیم برنامه سفر، تدارک سفر را انجام دهید.
- فاکتورهای پرداختنی را ثبت کنید و کدهای درست دفتر و پروژه را به آن‌ها اختصاص دهید.
- فاکتورها را در سامانه حسابداری بارگذاری کنید و وضعیت ارسال آن‌ها را پیگیری کنید.
- برای آماده‌سازی دفتر، مدارک شروع به کار و برنامه‌ریزی معارفه کارکنان جدید با تیم‌های فناوری اطلاعات و منابع انسانی هماهنگ شوید.
- موارد استثنایی و مسائل خارج از روال را به سرپرست ارجاع دهید.
- بدون داشتن نیروی گزارش‌دهنده مستقیم، زیر نظر عمومی کار کنید.
شرایط لازم
- مدرک دیپلم دبیرستان یا معادل آن.
- معمولاً ۳ تا ۵ سال تجربه در امور اداری یا پشتیبانی دفتر؛ تجربه در محیط معماری یا مهندسی ترجیح داده می‌شود.
- آداب حرفه‌ای عالی در مکالمه تلفنی.
- توانایی سازمان‌دهی قوی برای مدیریت چندین کار، رعایت مهلت‌ها و رسیدگی به وقفه‌های مکرر.
- تسلط به سامانه‌های اداری اصلی و نرم‌افزارهای رایج دفتر، از جمله Microsoft Word و Excel.
- آشنایی مقدماتی با شیوه‌های مستندسازی پروژه و سامانه‌های حساب‌های پرداختنی یا ثبت فاکتور.
- به‌روزرسانی‌ها را روشن بیان می‌کنند و شیوه ارتباط را با نیازهای تیم تطبیق می‌دهند.
- در چارچوب رویه‌های تعیین‌شده، مستقل و زیر نظر عمومی کار می‌کنند و موارد استثنایی را به‌درستی ارجاع می‌دهند.
- باید بررسی پیشینه پیش از استخدام پس از ارائه پیشنهاد شغلی را که با NIST 800-171 مطابقت دارد با موفقیت بگذرانند.
- باید از نظر قانونی مجاز به کار در ایالات متحده باشند و مدارک استخدامی لازم را هنگام شروع کار ارائه کنند.
- باید بتوانند برای مدت طولانی بنشینند، با مشتریان تعامل داشته باشند و گاهی سفر کنند.
مزایا
- بسته جامع مزایا با سهم پرداختی کم کارکنان.
- گزینه‌های پوشش بیمه برای خانواده.
- گزینه طرح سلامت با فرانشیز پایین.
- مشارکت سخاوتمندانه و متناسب کارفرما در حساب پس‌انداز سلامت.
- برنامه تندرستی همراه با مشوق‌های مالی.
- جلسات فردی ماهانه با متخصصان تغذیه.
- دسترسی به داروساز Healthwise.
- اپلیکیشن‌های ذهن‌آگاهی، از جمله Calm و BetterHelp.
- برنامه‌های رایگان و محرمانه کمک به کارکنان برای مشاوره و پشتیبانی.
- ۱۵ تا ۲۵ روز مرخصی با حقوق، بسته به سطح تجربه.
- هفت روز تعطیل با حقوق.
- یک روز تعطیل شناور.
- مشارکت متناسب شرکت در طرح 401(k).
- بیمه عمر با پرداخت هزینه از سوی شرکت.
- بازپرداخت هزینه تحصیل.
- فرصت‌های آموزشی.
- برنامه توسعه رهبری.
- برنامه رسمی راهنمایی حرفه‌ای.
- گروه فعال متخصصان جوان.
- بیمه حیوانات خانگی.