Moffatt & Nichol is een adviesbureau voor engineering en ontwerp dat zich richt op infrastructuur voor havens, vervoer, waterbeheer en ecologische veerkracht. Met meer dan 75 jaar ervaring ondersteunt het bureau projecten op het gebied van goederenvervoer, kustbeheer, commerciële due diligence en duurzame architectuur en landschapsarchitectuur. Het combineert planning, technisch ontwerp en technologie om infrastructuur te ontwikkelen die inspeelt op natuurlijke omstandigheden en de behoeften van gemeenschappen.
Administratief medewerker in de AEC-sector
Ondersteun de kantoororganisatie, projectdocumentatie, reisplanning en factuurverwerking bij Moffatt & Nichol. Coördineer administratieve diensten voor een advies- en ontwerpbureau in de infrastructuursector.
Beschrijving
- Verzorg de receptie, telefoongesprekken, post en bestellingen van kantoorbenodigdheden.
- Werk samen met IT om kantoor- en computerapparatuur te onderhouden en problemen op te lossen.
- Coördineer vergaderagenda's, logistiek, catering en de inrichting van vergaderruimtes.
- Stem af met Finance, Human Resources en andere ondersteunende diensten.
- Bestel en beheer kantoor- en keukenapparatuur en benodigdheden.
- Ondersteun project- en documentbeheer door gegevens te verzamelen, digitale formulieren in te vullen en technische documenten en aanbestedingsmateriaal te organiseren.
- Maak verzend- en overdrachtspakketten klaar, maak projectmappen aan en scan, print en kopieer documenten.
- Bewaak project- en taakdeadlines en stel herinneringssystemen in.
- Plan en beheer vergaderruimtes voor team- en klantgesprekken.
- Regel reizen, waaronder hotel- en maaltijdreserveringen en reisplanningen voor klantgesprekken en kantoorevenementen.
- Voer te betalen facturen in en wijs de juiste kantoor- en projectcodes toe.
- Upload facturen naar het boekhoudsysteem en volg de indieningsstatus.
- Stem met IT en HR af over de inrichting van de werkplek, onboardingdocumenten en de praktische organisatie van de introductie van nieuwe medewerkers.
- Leg uitzonderingen en niet-standaardkwesties voor aan een leidinggevende.
- Werk onder algemeen toezicht en geef geen direct leiding aan medewerkers.
Vereisten
- Middelbareschooldiploma of gelijkwaardig.
- Doorgaans 3–5 jaar ervaring in administratieve of kantoorondersteuning; ervaring in een architectuur- of ingenieursomgeving is een pré.
- Uitstekende telefonische omgangsvormen.
- Sterke organisatorische vaardigheden om meerdere taken te beheren, deadlines te halen en frequente onderbrekingen op te vangen.
- Goede beheersing van gangbare administratieve systemen en standaard kantoorsoftware, waaronder Microsoft Word en Excel.
- Enige bekendheid met projectdocumentatie en systemen voor crediteurenadministratie of factuurinvoer.
- Communiceert updates helder en past de communicatiestijl aan de behoeften van het team aan.
- Werkt zelfstandig onder algemeen toezicht en volgens vastgestelde procedures, en schaalt uitzonderingen passend op.
- Moet slagen voor een antecedentenonderzoek na een aanbod van een baan dat voldoet aan NIST 800-171.
- Moet wettelijk in de Verenigde Staten mogen werken en bij indiensttreding de vereiste arbeidsdocumenten kunnen overleggen.
- Kan langere tijd zitten, contact hebben met klanten en af en toe reizen.
Voordelen
- Uitgebreid arbeidsvoorwaardenpakket met lage bijdragen van medewerkers.
- Mogelijkheden voor gezinsdekking.
- Optie voor een zorgverzekering met een laag eigen risico.
- Ruimhartige werkgeversbijdrage aan een Health Savings Account.
- Wellnessprogramma met financiële stimulansen.
- Maandelijkse individuele gesprekken met voedingsdeskundigen.
- Toegang tot een Healthwise-apotheker.
- Mindfulness-apps, waaronder Calm en BetterHelp.
- Gratis en vertrouwelijke ondersteuningsprogramma's voor medewerkers, met counseling en hulp.
- 15–25 vakantiedagen met behoud van salaris, afhankelijk van ervaringsniveau.
- Zeven betaalde feestdagen.
- Een extra vrij opneembare feestdag.
- Werkgeversbijdrage aan een 401(k)-pensioenregeling.
- Door het bedrijf betaalde levensverzekering.
- Vergoeding van studiekosten.
- Mogelijkheden voor training.
- Ontwikkelprogramma voor leidinggevenden.
- Formeel mentorprogramma.
- Actieve groep voor jonge professionals.
- Huisdierenverzekering.