Moffatt & Nichol è una società di consulenza di ingegneria e design specializzata in infrastrutture portuali, trasporti, risorse idriche e resilienza ambientale. Con oltre 75 anni di esperienza, l’azienda supporta progetti riguardanti la movimentazione delle merci, la gestione delle aree costiere, la due diligence commerciale e la progettazione sostenibile di architettura e paesaggio. Il suo lavoro integra pianificazione, progettazione tecnica e tecnologia per contribuire alla realizzazione di infrastrutture capaci di rispondere alle condizioni naturali e alle esigenze delle comunità.
Assistente amministrativo, settore AEC
Supporta le attività d’ufficio, la documentazione dei progetti, i viaggi e l’elaborazione delle fatture presso Moffatt & Nichol. Coordina i servizi amministrativi per una società di consulenza e progettazione infrastrutturale.
Descrizione
- Gestisce la reception, le telefonate, la posta e gli ordini di forniture.
- Collabora con il team IT per risolvere problemi e mantenere le attrezzature d’ufficio e informatiche.
- Coordina gli appuntamenti per le riunioni, la logistica, il catering e la preparazione delle sale.
- Coordina le attività con Contabilità, Risorse Umane e altri servizi aziendali.
- Ordina e gestisce attrezzature e forniture per l’ufficio e la cucina.
- Supporta il controllo di progetti e documenti raccogliendo dati, compilando moduli digitali e organizzando materiali tecnici e per le proposte.
- Prepara spedizioni e pacchetti di trasmissione, crea cartelle di lavoro e scansiona, stampa e fotocopia documenti.
- Monitora le scadenze di progetti e attività e imposta sistemi di promemoria.
- Prenota e mantiene le sale conferenze per riunioni del team e con i clienti.
- Organizza i viaggi, comprese le prenotazioni di hotel e pasti e gli itinerari per riunioni con i clienti ed eventi in ufficio.
- Registra le fatture da pagare e assegna i codici corretti di ufficio e progetto.
- Carica le fatture nel sistema contabile e ne monitora lo stato di presentazione.
- Coordina con IT e Risorse Umane la preparazione dell’ufficio, i documenti di inserimento e la logistica di orientamento per i nuovi dipendenti.
- Sottopone le eccezioni e le questioni non standard a un supervisore.
- Lavora sotto supervisione generale senza riporti diretti.
Requisiti
- Diploma di scuola superiore o equivalente.
- In genere, da 3 a 5 anni di esperienza in ambito amministrativo o di supporto d’ufficio; è preferibile esperienza in un contesto di architettura o ingegneria.
- Ottima capacità di gestione delle telefonate.
- Ottime capacità organizzative per gestire più attività, rispettare le scadenze e affrontare frequenti interruzioni.
- Padronanza dei principali sistemi amministrativi e dei comuni software per ufficio, tra cui Microsoft Word ed Excel.
- Familiarità in fase di sviluppo con le pratiche di documentazione dei progetti e i sistemi di contabilità fornitori o inserimento fatture.
- Comunica gli aggiornamenti con chiarezza e adatta il proprio stile comunicativo alle esigenze del team.
- Lavora in autonomia sotto supervisione generale, nel rispetto delle procedure stabilite, e segnala adeguatamente le eccezioni.
- Deve superare un controllo dei precedenti preassuntivo successivo all’offerta, conforme a NIST 800-171.
- Deve essere legalmente autorizzato a lavorare negli Stati Uniti e fornire la documentazione lavorativa richiesta al momento dell’assunzione.
- Capacità di rimanere seduto per periodi prolungati, interagire con i clienti e viaggiare occasionalmente.
Benefit
- Pacchetto completo di benefit con contributi ridotti a carico dei dipendenti.
- Opzioni di copertura per la famiglia.
- Opzione di piano sanitario con franchigia bassa.
- Generoso contributo aziendale al Conto di risparmio sanitario.
- Programma di benessere con incentivi economici.
- Sessioni individuali mensili con nutrizionisti.
- Accesso a un farmacista Healthwise.
- App per la consapevolezza, tra cui Calm e BetterHelp.
- Programmi gratuiti e riservati di assistenza ai dipendenti per consulenza e supporto.
- Da 15 a 25 giorni di ferie retribuite, in base al livello di esperienza.
- Sette festività retribuite.
- Giorno festivo flessibile.
- Contributo aziendale al piano 401(k).
- Assicurazione sulla vita pagata dall’azienda.
- Rimborso delle tasse universitarie.
- Opportunità di formazione.
- Programma di sviluppo della leadership.
- Programma formale di mentoring.
- Gruppo attivo di giovani professionisti.
- Assicurazione per animali domestici.