Moffatt & Nichol est un cabinet de conseil en ingénierie et en design spécialisé dans les infrastructures portuaires, les transports, les ressources en eau et la résilience environnementale. Fort de plus de 75 ans d’expérience, le cabinet accompagne des projets liés au transport de marchandises, à la gestion du littoral, à la due diligence commerciale ainsi qu’à la conception durable en architecture et en paysage. Son travail associe planification, conception technique et technologie afin de contribuer à la création d’infrastructures adaptées aux conditions naturelles et aux besoins des collectivités.
Assistant administratif, secteur AEC
Assure le soutien des opérations de bureau, de la documentation des projets, des déplacements et du traitement des factures chez Moffatt & Nichol. Coordonne les services administratifs d’un cabinet de conseil et de conception en infrastructures.
Description
- Assure l’accueil, répond au téléphone, traite le courrier et commande les fournitures.
- Collabore avec l’équipe informatique pour résoudre les problèmes et entretenir le matériel de bureau et informatique.
- Coordonne les calendriers de réunion, la logistique, la restauration et la préparation des salles.
- Coordonne les activités avec la comptabilité, les ressources humaines et les autres services de l’entreprise.
- Commande et gère le matériel et les fournitures de bureau et de cuisine.
- Contribue au contrôle des projets et des documents en recueillant des données, en remplissant des formulaires numériques et en organisant les documents techniques et les dossiers de proposition.
- Prépare les envois et les bordereaux de transmission, crée des dossiers de travail et numérise, imprime et photocopie des documents.
- Suit les échéances des projets et des tâches et met en place des systèmes de rappel.
- Réserve et entretient les salles de conférence pour les réunions d’équipe et avec les clients.
- Organise les déplacements, notamment les réservations d’hôtel et de repas ainsi que les itinéraires pour les réunions clients et les événements du bureau.
- Saisit les factures à payer et attribue les codes de bureau et de projet appropriés.
- Téléverse les factures dans le système comptable et suit leur état de traitement.
- Coordonne avec les équipes informatique et RH l’aménagement des bureaux, les documents d’intégration et l’organisation de l’accueil des nouveaux employés.
- Signale les exceptions et les situations inhabituelles à un supérieur.
- Travaille sous supervision générale, sans collaborateurs directs.
Exigences
- Diplôme d’études secondaires ou équivalent.
- En général, 3 à 5 ans d’expérience en administration ou en soutien de bureau ; une expérience dans un environnement d’architecture ou d’ingénierie est souhaitée.
- Excellente aisance au téléphone.
- Solides compétences organisationnelles pour gérer plusieurs tâches, respecter les délais et faire face à des interruptions fréquentes.
- Maîtrise des principaux systèmes administratifs et des logiciels de bureautique courants, notamment Microsoft Word et Excel.
- Connaissance en cours d’acquisition des pratiques de documentation de projets et des systèmes de comptabilité fournisseurs ou de saisie des factures.
- Communique les informations clairement et adapte son style de communication aux besoins de l’équipe.
- Travaille de manière autonome sous supervision générale, dans le respect des procédures établies, et signale les exceptions de façon appropriée.
- Doit réussir une vérification des antécédents avant l’embauche, après l’offre, conforme à la norme NIST 800-171.
- Doit être légalement autorisé à travailler aux États-Unis et fournir les documents d’emploi requis lors de l’embauche.
- Capacité à rester assis pendant de longues périodes, à interagir avec des clients et à se déplacer occasionnellement.
Avantages
- Ensemble complet d’avantages sociaux avec de faibles cotisations salariales.
- Options de couverture familiale.
- Option de régime de santé à franchise basse.
- Contribution généreuse de l’employeur au compte d’épargne santé.
- Programme de bien-être avec incitations financières.
- Séances individuelles mensuelles avec des nutritionnistes.
- Accès à un pharmacien Healthwise.
- Applications de pleine conscience, notamment Calm et BetterHelp.
- Programmes gratuits et confidentiels d’aide aux employés pour le conseil et le soutien.
- 15 à 25 jours de congés payés, selon le niveau d’expérience.
- Sept jours fériés payés.
- Jour férié flottant.
- Abondement au plan 401(k).
- Assurance vie payée par l’entreprise.
- Remboursement des frais de scolarité.
- Possibilités de formation.
- Programme de développement du leadership.
- Programme formel de mentorat.
- Groupe actif de jeunes professionnels.
- Assurance pour animaux de compagnie.