Moffatt & Nichol je inžinierska a dizajnérska poradenská spoločnosť zameraná na infraštruktúru pre prístavy, dopravu, vodné zdroje a environmentálnu odolnosť. Na základe viac než 75 rokov skúseností podporuje projekty súvisiace s prepravou nákladu, riadením pobrežných oblastí, komerčnou hĺbkovou analýzou a udržateľným návrhom architektúry a krajiny. Jej práca spája plánovanie, technický dizajn a technológie s cieľom formovať infraštruktúru, ktorá reaguje na prírodné podmienky a potreby komunít.
Administratívny asistent, odvetvie AEC
Podpora kancelárskej prevádzky, projektovej dokumentácie, cestovania a spracovania faktúr v spoločnosti Moffatt & Nichol. Koordinácia administratívnych služieb pre poradenskú a projekčnú spoločnosť v oblasti infraštruktúry.
Popis
- Zabezpečovať administratívu na recepcii, telefonáty, poštu a objednávanie kancelárskych potrieb.
- Spolupracovať s IT pri riešení problémov a údržbe kancelárskeho a počítačového vybavenia.
- Koordinovať termíny stretnutí, logistiku, občerstvenie a prípravu miestností.
- Spolupracovať s účtovníctvom, ľudskými zdrojmi a ďalšími podnikovými službami.
- Objednávať a spravovať kancelárske a kuchynské vybavenie a potreby.
- Podporovať riadenie projektov a dokumentácie zhromažďovaním údajov, vypĺňaním digitálnych formulárov a organizovaním technických a ponukových materiálov.
- Pripravovať zásielky a sprievodné dokumenty, zakladať projektové zložky a skenovať, tlačiť a kopírovať dokumenty.
- Sledovať termíny projektov a úloh a zavádzať systémy pripomienok.
- Plánovať využitie konferenčných miestností na tímové a klientske stretnutia a zabezpečovať ich pripravenosť.
- Zabezpečovať cestovanie vrátane rezervácií hotelov a stravy a prípravy itinerárov na klientske stretnutia a firemné podujatia.
- Zadávať faktúry na úhradu a priraďovať správne kódy kancelárií a projektov.
- Nahrávať faktúry do účtovného systému a sledovať stav ich spracovania.
- Koordinovať s IT a HR prípravu pracoviska, nástupné dokumenty a organizačné zabezpečenie úvodného zaškolenia nových zamestnancov.
- Výnimky a neštandardné záležitosti postúpiť nadriadenému.
- Pracovať pod všeobecným dohľadom bez priamych podriadených.
Požiadavky
- Ukončené stredoškolské vzdelanie alebo jeho ekvivalent.
- Zvyčajne 3 až 5 rokov skúseností s administratívnou alebo kancelárskou podporou; skúsenosti v architektonickom alebo inžinierskom prostredí sú výhodou.
- Vynikajúce vystupovanie pri telefonickej komunikácii.
- Výborné organizačné schopnosti na zvládanie viacerých úloh, dodržiavanie termínov a častých prerušení práce.
- Znalosť základných administratívnych systémov a bežného kancelárskeho softvéru vrátane Microsoft Word a Excel.
- Základná orientácia v postupoch správy projektovej dokumentácie a v systémoch záväzkov alebo zadávania faktúr.
- Jasne informovať o novinkách a prispôsobovať spôsob komunikácie potrebám tímu.
- Pracovať samostatne pod všeobecným dohľadom podľa zavedených postupov a primerane postupovať výnimky nadriadenému.
- Úspešne absolvovať previerku pred nástupom do zamestnania po predložení pracovnej ponuky v súlade s normou NIST 800-171.
- Mať zákonné oprávnenie pracovať v Spojených štátoch a pri nástupe predložiť požadované doklady o zamestnaní.
- Schopnosť dlhšie sedieť, komunikovať s klientmi a príležitostne cestovať.
Benefity
- Komplexný balík benefitov s nízkymi príspevkami zamestnancov.
- Možnosti rodinného poistenia.
- Možnosť zdravotného plánu s nízkou spoluúčasťou.
- Štedrý príspevok zamestnávateľa na zdravotný sporiaci účet.
- Program podpory zdravia s finančnými odmenami.
- Mesačné individuálne konzultácie s odborníkmi na výživu.
- Prístup k lekárnikovi Healthwise.
- Aplikácie na podporu všímavosti vrátane Calm a BetterHelp.
- Bezplatné a dôverné programy pomoci zamestnancom s poradenstvom a podporou.
- 15 až 25 dní platenej dovolenky podľa úrovne skúseností.
- Sedem platených sviatkov.
- Jeden pohyblivý sviatok.
- Príspevok zamestnávateľa do plánu 401(k).
- Životné poistenie hradené spoločnosťou.
- Príspevok na úhradu školného.
- Možnosti školení.
- Program rozvoja lídrov.
- Formálny mentorský program.
- Aktívna skupina mladých profesionálov.
- Poistenie domácich zvierat.