Moffatt & Nichol to firma konsultingowa w dziedzinie inżynierii i projektowania, specjalizująca się w infrastrukturze portowej, transportowej, zasobach wodnych oraz odporności środowiskowej. Korzystając z ponad 75 lat doświadczenia, firma wspiera projekty obejmujące transport ładunków, zarządzanie obszarami przybrzeżnymi, badania due diligence na potrzeby transakcji komercyjnych, a także zrównoważoną architekturę i projektowanie krajobrazu. Jej działalność łączy planowanie, projektowanie techniczne i technologie, pomagając kształtować infrastrukturę odpowiadającą warunkom naturalnym i potrzebom społeczności.
Asystent administracyjny w branży architektury, inżynierii i budownictwa
Wsparcie pracy biura, dokumentacji projektowej, podróży służbowych i obsługi faktur w Moffatt & Nichol. Koordynowanie usług administracyjnych w firmie doradczej i projektowej działającej w branży infrastruktury.
Opis
- Obsługiwać recepcję, połączenia telefoniczne, korespondencję i zamówienia materiałów biurowych.
- Współpracować z działem IT przy rozwiązywaniu problemów oraz utrzymaniu sprzętu biurowego i komputerowego.
- Koordynować harmonogramy spotkań, logistykę, catering i przygotowanie sal.
- Współpracować z księgowością, działem kadr i innymi służbami korporacyjnymi.
- Zamawiać i zarządzać wyposażeniem biurowym i kuchennym oraz materiałami eksploatacyjnymi.
- Wspierać kontrolę projektów i dokumentów przez gromadzenie danych, wypełnianie formularzy cyfrowych oraz porządkowanie materiałów technicznych i ofertowych.
- Przygotowywać przesyłki i pakiety dokumentów, zakładać foldery zleceń oraz skanować, drukować i kopiować dokumenty.
- Monitorować terminy projektów i zadań oraz wdrażać systemy przypomnień.
- Rezerwować i przygotowywać sale konferencyjne na spotkania zespołu i klientów.
- Organizować podróże, w tym rezerwacje hoteli i posiłków oraz plany podróży na spotkania z klientami i wydarzenia biurowe.
- Wprowadzać faktury do zapłaty i przypisywać właściwe kody biura oraz projektu.
- Wgrywać faktury do systemu księgowego i monitorować ich status.
- Koordynować z IT i działem kadr przygotowanie stanowisk pracy, dokumentację wdrożeniową i organizację szkoleń wprowadzających dla nowych pracowników.
- Przekazywać przełożonemu wyjątki i niestandardowe sprawy.
- Pracować pod ogólnym nadzorem, bez bezpośrednich podwładnych.
Wymagania
- Świadectwo ukończenia szkoły średniej lub równoważne kwalifikacje.
- Zazwyczaj 3–5 lat doświadczenia w administracji lub wsparciu biura; mile widziane doświadczenie w środowisku architektonicznym lub inżynieryjnym.
- Doskonałe maniery w rozmowach telefonicznych.
- Dobre umiejętności organizacyjne potrzebne do zarządzania wieloma zadaniami, dotrzymywania terminów i pracy przy częstych przerwaniach.
- Biegłość w obsłudze podstawowych systemów administracyjnych i standardowego oprogramowania biurowego, w tym Microsoft Word i Excel.
- Podstawowa znajomość zasad prowadzenia dokumentacji projektowej oraz systemów zobowiązań lub wprowadzania faktur.
- Umiejętność jasnego przekazywania aktualizacji i dostosowywania stylu komunikacji do potrzeb zespołu.
- Umiejętność samodzielnej pracy pod ogólnym nadzorem, zgodnie z ustalonymi procedurami, oraz właściwego eskalowania wyjątków.
- Wymagane jest przejście kontroli przeszłości po otrzymaniu oferty pracy, zgodnej z NIST 800-171.
- Wymagane jest legalne prawo do pracy w Stanach Zjednoczonych oraz przedstawienie wymaganych dokumentów przy zatrudnieniu.
- Zdolność do długotrwałego siedzenia, kontaktu z klientami i okazjonalnych podróży.
Benefity
- Kompleksowy pakiet świadczeń z niskimi składkami pracowniczymi.
- Opcje ubezpieczenia obejmujące rodzinę.
- Opcja planu zdrowotnego z niskim udziałem własnym.
- Wysokie dopłaty do konta Health Savings Account.
- Program wellness z zachętami finansowymi.
- Comiesięczne indywidualne sesje z dietetykami.
- Dostęp do farmaceuty Healthwise.
- Aplikacje mindfulness, w tym Calm i BetterHelp.
- Bezpłatne, poufne programy pomocy pracownikom, obejmujące doradztwo i wsparcie.
- 15–25 dni płatnego urlopu, zależnie od poziomu doświadczenia.
- Siedem płatnych dni świątecznych.
- Dodatkowy ruchomy dzień wolny.
- Dopłaty do składek na plan 401(k).
- Ubezpieczenie na życie opłacane przez firmę.
- Zwrot kosztów nauki.
- Możliwości szkoleniowe.
- Program rozwoju przywództwa.
- Formalny program mentoringowy.
- Aktywna grupa młodych profesjonalistów.
- Ubezpieczenie zwierząt domowych.