Moffatt & Nichol är ett ingenjörs- och designkonsultföretag med fokus på infrastruktur för hamnar, transporter, vattenresurser och miljömässig motståndskraft. Med mer än 75 års erfarenhet stödjer företaget projekt som rör godstransporter, kustförvaltning, kommersiell due diligence samt hållbar arkitektur och landskapsdesign. Genom att förena planering, teknisk utformning och teknik bidrar företaget till att forma infrastruktur som tar hänsyn till naturliga förutsättningar och lokalsamhällens behov.
Administrativ assistent inom AEC-branschen
Stöd kontorsverksamhet, projektdokumentation, resor och fakturahantering hos Moffatt & Nichol. Samordna administrativa tjänster för ett företag inom infrastrukturkonsulting och projektering.
Beskrivning
- Sköt receptionen, besvara telefonsamtal, hantera post och beställ kontorsmaterial.
- Samarbeta med IT för att felsöka och underhålla kontors- och datorutrustning.
- Samordna mötestider, logistik, catering och iordningställande av mötesrum.
- Samordna arbetet med ekonomiavdelningen, HR och andra koncerngemensamma funktioner.
- Beställ och hantera kontors- och köksutrustning samt förbrukningsmaterial.
- Stöd projekt- och dokumentstyrning genom att samla in data, fylla i digitala formulär och organisera tekniskt material och anbudsmaterial.
- Förbered försändelser och överlämningspaket, skapa projektmappar samt skanna, skriva ut och kopiera dokument.
- Följ upp projekt- och aktivitetsdeadlines och skapa påminnelsesystem.
- Boka och hålla konferensrum i ordning för team- och kundmöten.
- Ordna resor, inklusive hotell- och måltidsbokningar samt resplaner för kundmöten och kontorsevenemang.
- Registrera leverantörsfakturor för betalning och ange rätt kontors- och projektkoder.
- Ladda upp fakturor i ekonomisystemet och följa deras status.
- Samordna med IT och HR kring iordningställande av kontor, introduktionsdokument och praktiska arrangemang för nyanställda.
- Hänvisa avvikelser och ärenden utanför standardrutinerna till en arbetsledare.
- Arbeta under allmän handledning utan direkt underställda.
Krav
- Gymnasieexamen eller motsvarande.
- Vanligen 3–5 års erfarenhet av administration eller kontorsstöd; erfarenhet från arkitektur- eller ingenjörsverksamhet är meriterande.
- Utmärkt telefonbemötande.
- God organisationsförmåga för att hantera flera uppgifter, hålla deadlines och hantera täta avbrott.
- Goda kunskaper i centrala administrativa system och vanliga kontorsprogram, inklusive Microsoft Word och Excel.
- Grundläggande kännedom om projektdokumentation och system för leverantörsreskontra eller fakturaregistrering.
- Kommunicerar uppdateringar tydligt och anpassar kommunikationsstilen efter teamets behov.
- Arbetar självständigt under allmän handledning och inom fastställda rutiner samt eskalerar avvikelser på lämpligt sätt.
- Måste klara en bakgrundskontroll före anställning efter erbjudande, i enlighet med NIST 800-171.
- Måste ha laglig rätt att arbeta i USA och kunna uppvisa erforderliga anställningshandlingar vid anställning.
- Kan sitta under längre perioder, interagera med kunder och resa ibland.
Förmåner
- Omfattande förmånspaket med låga medarbetaravgifter.
- Alternativ för familjeskydd.
- Alternativ med sjukförsäkring med låg självrisk.
- Generöst matchningsbidrag till Health Savings Account.
- Hälso- och friskvårdsprogram med ekonomiska incitament.
- Månatliga individuella möten med dietister.
- Tillgång till en Healthwise-apotekare.
- Mindfulnessappar, inklusive Calm och BetterHelp.
- Kostnadsfria och konfidentiella stödprogram för medarbetare med rådgivning och stöd.
- 15–25 dagars betald ledighet beroende på erfarenhetsnivå.
- Sju betalda helgdagar.
- En flytande helgdag.
- Matchning av 401(k)-sparande.
- Livförsäkring som betalas av företaget.
- Ersättning för utbildningsavgifter.
- Möjligheter till utbildning.
- Program för ledarskapsutveckling.
- Formellt mentorprogram.
- Aktiv grupp för unga yrkesverksamma.
- Djurförsäkring.