A Moffatt & Nichol é uma consultoria de engenharia e design voltada para infraestrutura portuária, transporte, recursos hídricos e resiliência ambiental. Com mais de 75 anos de experiência, a empresa atua em projetos relacionados à movimentação de cargas, gestão costeira, due diligence comercial e design sustentável de arquitetura e paisagismo. Seu trabalho reúne planejamento, projeto técnico e tecnologia para ajudar a desenvolver infraestruturas que respondam às condições naturais e às necessidades das comunidades.
Assistente administrativo, setor AEC
Dá suporte às operações do escritório, à documentação de projetos, a viagens e ao processamento de faturas na Moffatt & Nichol. Coordena serviços administrativos para uma empresa de consultoria e projetos de infraestrutura.
Descrição
- Cuida da recepção, das ligações telefônicas, da correspondência e dos pedidos de materiais.
- Trabalha com a equipe de TI para solucionar problemas e fazer a manutenção dos equipamentos do escritório e de informática.
- Coordena agendas de reuniões, logística, serviço de buffet e preparação das salas.
- Coordena atividades com Contabilidade, Recursos Humanos e outros serviços corporativos.
- Solicita e gerencia equipamentos e materiais para o escritório e a copa.
- Dá suporte ao controle de projetos e documentos, coletando dados, preenchendo formulários digitais e organizando materiais técnicos e de propostas.
- Prepara correspondências e pacotes de transmissão, cria pastas de trabalho e digitaliza, imprime e copia documentos.
- Acompanha os prazos de projetos e tarefas e estabelece sistemas de lembretes.
- Agenda e mantém salas de conferência para reuniões da equipe e com clientes.
- Organiza viagens, incluindo reservas de hotel e refeições, além de itinerários para reuniões com clientes e eventos do escritório.
- Lança faturas a pagar e atribui os códigos corretos de escritório e projeto.
- Envia faturas ao sistema contábil e acompanha o status do envio.
- Coordena com TI e RH a preparação do escritório, a documentação de integração e a logística de orientação para novos funcionários.
- Encaminha exceções e questões fora do padrão a um supervisor.
- Trabalha sob supervisão geral e sem subordinados diretos.
Requisitos
- Ensino médio completo ou equivalente.
- Geralmente, de 3 a 5 anos de experiência em administração ou suporte de escritório; experiência em arquitetura ou engenharia é preferencial.
- Excelente atendimento telefônico.
- Fortes habilidades organizacionais para gerenciar várias tarefas, cumprir prazos e lidar com interrupções frequentes.
- Proficiência nos principais sistemas administrativos e nos softwares de escritório padrão, incluindo Microsoft Word e Excel.
- Familiaridade em desenvolvimento com práticas de documentação de projetos e sistemas de contas a pagar ou lançamento de faturas.
- Comunica atualizações com clareza e adapta o estilo de comunicação às necessidades da equipe.
- Trabalha de forma independente sob supervisão geral, seguindo os procedimentos estabelecidos e encaminhando exceções conforme necessário.
- Deve ser aprovado em uma verificação de antecedentes pré-contratação após a oferta, em conformidade com a NIST 800-171.
- Deve ter autorização legal para trabalhar nos Estados Unidos e apresentar a documentação de emprego exigida no momento da contratação.
- Capacidade de permanecer sentado por períodos prolongados, interagir com clientes e viajar ocasionalmente.
Benefícios
- Pacote abrangente de benefícios com baixa contribuição dos funcionários.
- Opções de cobertura familiar.
- Opção de plano de saúde com franquia baixa.
- Contrapartida generosa da empresa para a Conta Poupança Saúde.
- Programa de bem-estar com incentivos financeiros.
- Sessões individuais mensais com nutricionistas.
- Acesso a um farmacêutico da Healthwise.
- Aplicativos de atenção plena, incluindo Calm e BetterHelp.
- Programas gratuitos e confidenciais de assistência ao funcionário para aconselhamento e apoio.
- De 15 a 25 dias de folga remunerada, conforme o nível de experiência.
- Sete feriados remunerados.
- Feriado flutuante.
- Contrapartida da empresa para o plano 401(k).
- Seguro de vida pago pela empresa.
- Reembolso de mensalidades.
- Oportunidades de treinamento.
- Programa de desenvolvimento de liderança.
- Programa formal de mentoria.
- Grupo ativo de jovens profissionais.
- Seguro para animais de estimação.