Moffatt & Nichol je konzultační společnost zaměřená na inženýrství a projektování infrastruktury pro přístavy, dopravu, vodní zdroje a environmentální odolnost. Díky více než 75 letům zkušeností podporuje projekty týkající se pohybu nákladu, správy pobřežních oblastí, komerční due diligence a udržitelné architektury a krajinářského designu. Její práce propojuje plánování, technické projektování a technologie s cílem vytvářet infrastrukturu, která reaguje na přírodní podmínky a potřeby komunit.
Administrativní asistent v oboru architektury, inženýrství a stavebnictví
Podpora kancelářského provozu, projektové dokumentace, cest a zpracování faktur ve společnosti Moffatt & Nichol. Koordinace administrativních služeb ve firmě zaměřené na poradenství a projektování infrastruktury.
Popis
- Zajišťovat chod recepce, telefonní hovory, poštu a objednávky kancelářských potřeb.
- Spolupracovat s IT na řešení problémů a údržbě kancelářského a počítačového vybavení.
- Koordinovat rozvrhy schůzek, logistiku, catering a přípravu místností.
- Spolupracovat s účetním oddělením, personálním oddělením a dalšími firemními službami.
- Objednávat a spravovat kancelářské a kuchyňské vybavení a potřeby.
- Podporovat kontrolu projektů a dokumentů shromažďováním údajů, vyplňováním digitálních formulářů a organizací technických a nabídkových materiálů.
- Připravovat poštovní a průvodní zásilky, zakládat složky zakázek a skenovat, tisknout i kopírovat dokumenty.
- Sledovat termíny projektů a úkolů a nastavovat systémy připomínek.
- Rezervovat a udržovat konferenční místnosti pro týmové schůzky a jednání s klienty.
- Zajišťovat cestování včetně rezervací hotelů a stravování a přípravy itinerářů pro schůzky s klienty a kancelářské akce.
- Zadávat faktury k úhradě a přiřazovat správné kódy kanceláře a projektu.
- Nahrávat faktury do účetního systému a sledovat stav jejich zpracování.
- Koordinovat s IT a personálním oddělením přípravu kanceláře, nástupní dokumentaci a organizaci zaškolení nových zaměstnanců.
- Předávat výjimky a nestandardní záležitosti nadřízenému.
- Pracovat pod obecným dohledem, bez přímých podřízených.
Požadavky
- Maturitní vysvědčení nebo rovnocenné vzdělání.
- Obvykle 3–5 let zkušeností s administrativní podporou nebo podporou kanceláře; výhodou jsou zkušenosti v architektonickém či inženýrském prostředí.
- Výborné telefonní vystupování.
- Dobré organizační schopnosti pro správu více úkolů, dodržování termínů a zvládání častého vyrušování.
- Znalost základních administrativních systémů a běžného kancelářského softwaru včetně Microsoft Word a Excel.
- Základní znalost postupů pro projektovou dokumentaci a systémů závazků nebo zadávání faktur.
- Schopnost jasně sdělovat aktuality a přizpůsobit styl komunikace potřebám týmu.
- Schopnost samostatně pracovat pod obecným dohledem podle zavedených postupů a vhodně eskalovat výjimky.
- Je nutné absolvovat prověrku před nástupem po předložení nabídky práce v souladu s NIST 800-171.
- Je nutné mít zákonné oprávnění pracovat ve Spojených státech a při nástupu předložit požadované pracovní doklady.
- Schopnost dlouhodobě sedět, komunikovat s klienty a příležitostně cestovat.
Benefity
- Komplexní balíček benefitů s nízkými příspěvky zaměstnanců.
- Možnosti rodinného pojištění.
- Možnost zdravotního plánu s nízkou spoluúčastí.
- Štědrý příspěvek na účet Health Savings Account.
- Program zdravého životního stylu s finančními odměnami.
- Individuální měsíční konzultace s odborníky na výživu.
- Přístup k lékárníkovi Healthwise.
- Aplikace pro všímavost, včetně Calm a BetterHelp.
- Bezplatné důvěrné programy pomoci zaměstnancům, včetně poradenství a podpory.
- 15–25 dní placeného volna podle úrovně zkušeností.
- Sedm placených svátků.
- Pohyblivý svátek navíc.
- Příspěvek na plán 401(k).
- Životní pojištění hrazené společností.
- Proplácení školného.
- Možnosti školení.
- Program rozvoje vedoucích schopností.
- Formální mentorský program.
- Aktivní skupina mladých profesionálů.
- Pojištění domácích mazlíčků.