AEC業界の一般事務アシスタント
Moffatt & Nicholで、オフィス運営、プロジェクト文書、出張手配、請求書処理を支援します。 インフラ分野のアドバイザリー・設計会社で、事務サービスを調整します。
仕事内容
- 受付事務、電話対応、郵便物の取り扱い、備品の発注を行います。
- IT部門と連携し、オフィス機器やコンピューター機器のトラブル対応と保守を行います。
- 会議の日程、運営、ケータリング、会議室の準備を調整します。
- 経理、人事、その他の全社サービス部門と連携します。
- オフィスおよびキッチンの機器・備品を発注、管理します。
- データ収集、デジタルフォームの入力、技術資料や提案資料の整理を通じて、プロジェクトおよび文書管理を支援します。
- 郵送・送付用の書類一式を準備し、案件フォルダーを作成して、書類のスキャン、印刷、コピーを行います。
- プロジェクトやタスクの期限を確認し、リマインダーの仕組みを整えます。
- チームや顧客との会議に使う会議室の予約と管理を行います。
- 顧客との会議や社内イベントに向け、ホテルや食事の予約、旅程を含む出張手配を行います。
- 買掛請求書を入力し、適切なオフィスコードとプロジェクトコードを割り当てます。
- 請求書を会計システムにアップロードし、提出状況を確認します。
- IT部門および人事部門と連携し、オフィスの準備、新入社員の入社書類、オリエンテーションの手配を行います。
- 例外事項や標準外の問題は上司に報告します。
- 直属の部下を持たず、一般的な監督のもとで業務を行います。
応募要件
- 高校卒業または同等の資格。
- 通常、事務またはオフィスサポートの実務経験が3～5年必要です。建築またはエンジニアリング分野での経験があれば尚可です。
- 優れた電話応対マナー。
- 複数の業務を管理し、期限を守り、頻繁な中断にも対応できる高い組織力。
- Microsoft WordやExcelを含む、主要な事務システムおよび一般的なオフィスソフトの操作能力。
- プロジェクト文書の管理方法や、買掛金・請求書入力システムに関する知識を習得していること。
- 状況を明確に伝え、チームのニーズに応じてコミュニケーション方法を調整できること。
- 定められた手順に従い、一般的な監督のもとで自立して業務を進め、例外事項を適切に報告できること。
- NIST 800-171に準拠した内定後の採用時バックグラウンドチェックに合格すること。
- 米国で合法的に就労できる資格を有し、入社時に必要な雇用関連書類を提出できること。
- 長時間座って業務を行い、顧客と接し、必要に応じて出張できること。
福利厚生
- 従業員負担の少ない充実した福利厚生。
- 家族向けの保障プラン。
- 免責額の低い医療保険プラン。
- 健康貯蓄口座への手厚い会社拠出。
- 金銭的なインセンティブを含むウェルネスプログラム。
- 栄養士との個別相談を毎月利用可能。
- Healthwise薬剤師サービスを利用可能。
- CalmやBetterHelpなどのマインドフルネスアプリを利用可能。
- カウンセリングやサポートを受けられる、無料で秘密厳守の従業員支援プログラム。
- 経験に応じて15～25日の有給休暇。
- 有給祝日7日。
- フローティングホリデー。
- 401(k)マッチング拠出。
- 会社負担の生命保険。
- 授業料補助。
- 研修の機会。
- リーダーシップ育成プログラム。
- 正式なメンタリングプログラム。
- 活発な若手プロフェッショナルグループ。
- ペット保険。