Moffatt & Nichol; limanlar, ulaşım, su kaynakları ve çevresel dayanıklılık altyapısına odaklanan bir mühendislik ve tasarım danışmanlığı şirketidir. 75 yılı aşkın deneyiminden yararlanan firma; yük taşımacılığı, kıyı yönetimi, ticari durum tespiti ve sürdürülebilir mimari ile peyzaj tasarımını kapsayan projeleri destekler. Çalışmaları; doğal koşullara ve toplumların ihtiyaçlarına yanıt veren altyapının şekillendirilmesine yardımcı olmak için planlama, teknik tasarım ve teknolojiyi bir araya getirir.
İdari Asistan, Mimarlık ve Mühendislik Sektörü
Moffatt & Nichol’da ofis operasyonları, proje belgeleri, seyahat düzenlemeleri ve fatura işlemlerini destekleyin. Altyapı danışmanlığı ve tasarım firmasında idari hizmetleri koordine edin.
Açıklama
- Resepsiyon işlemlerini, telefon görüşmelerini, postayı ve sarf malzemesi siparişlerini yönetin.
- Ofis ve bilgisayar ekipmanlarındaki sorunları gidermek ve ekipmanların bakımını yapmak için BT ekibiyle çalışın.
- Toplantı takvimlerini, lojistiği, ikramları ve oda düzenini koordine edin.
- Muhasebe, İnsan Kaynakları ve diğer kurumsal hizmet birimleriyle koordinasyon sağlayın.
- Ofis ve mutfak ekipmanı ile sarf malzemelerini sipariş edin ve yönetin.
- Veri toplayarak, dijital formları doldurarak, teknik dokümanları ve teklif materyallerini düzenleyerek proje ve belge kontrolünü destekleyin.
- Posta ve gönderim paketlerini hazırlayın, iş klasörleri oluşturun; belgeleri tarayın, yazdırın ve kopyalayın.
- Proje ve görev teslim tarihlerini takip edin ve hatırlatma sistemleri kurun.
- Ekip ve müşteri toplantıları için konferans odalarını planlayın ve kullanıma hazır tutun.
- Müşteri toplantıları ve ofis etkinlikleri için otel ve yemek rezervasyonları ile seyahat programları dâhil seyahat düzenlemelerini yapın.
- Ödenecek faturaları sisteme girin ve doğru ofis ile proje kodlarını atayın.
- Faturaları muhasebe sistemine yükleyin ve gönderim durumlarını takip edin.
- Yeni çalışanların ofis düzeni, işe giriş evrakları ve oryantasyon lojistiği konusunda BT ve İnsan Kaynakları ekipleriyle koordinasyon sağlayın.
- İstisnai durumları ve standart dışı sorunları bir yöneticiye iletin.
- Doğrudan bağlı çalışan olmadan, genel gözetim altında çalışın.
Gereksinimler
- Lise diploması veya dengi.
- İdari işler veya ofis desteği alanında genellikle 3–5 yıl deneyim; mimarlık ya da mühendislik ortamındaki deneyim tercih edilir.
- Telefonda profesyonel iletişim becerisi.
- Birden fazla işi yönetmek, teslim tarihlerine uymak ve sık kesintilerle başa çıkmak için güçlü organizasyon becerileri.
- Microsoft Word ve Excel dâhil temel idari sistemlere ve standart ofis yazılımlarına hâkimiyet.
- Proje belgelendirme uygulamaları ile ödenecek hesaplar veya fatura giriş sistemleri hakkında gelişmekte olan bilgi.
- Güncellemeleri açıkça iletir ve iletişim tarzını ekibin ihtiyaçlarına göre uyarlar.
- Belirlenmiş prosedürler çerçevesinde genel gözetim altında bağımsız çalışır ve istisnai durumları uygun şekilde üst yönetime iletir.
- Teklif sonrası, NIST 800-171 ile uyumlu işe alım öncesi özgeçmiş ve geçmiş kontrolünü geçmelidir.
- ABD’de yasal olarak çalışma hakkına sahip olmalı ve işe girişte gerekli çalışma belgelerini sunmalıdır.
- Uzun süre oturabilmeli, müşterilerle iletişim kurabilmeli ve ara sıra seyahat edebilmelidir.
Yan Haklar
- Çalışan katkı payları düşük, kapsamlı yan haklar paketi.
- Aile kapsamı seçenekleri.
- Düşük muafiyetli sağlık planı seçeneği.
- Cömert Sağlık Tasarruf Hesabı (HSA) katkı eşleştirmesi.
- Mali teşvikler içeren sağlık ve esenlik programı.
- Beslenme uzmanlarıyla ayda bir bireysel görüşme.
- Healthwise Eczacısına erişim.
- Calm ve BetterHelp dâhil farkındalık uygulamaları.
- Danışmanlık ve destek için ücretsiz ve gizli çalışan yardım programları.
- Deneyim düzeyine bağlı olarak 15–25 gün ücretli izin.
- Yedi ücretli tatil günü.
- Esnek tatil günü.
- 401(k) katkı eşleştirmesi.
- Şirket tarafından ödenen hayat sigortası.
- Öğrenim ücreti geri ödemesi.
- Eğitim fırsatları.
- Liderlik geliştirme programı.
- Resmî mentorluk programı.
- Aktif Genç Profesyoneller grubu.
- Evcil hayvan sigortası.