现场行政助理，建筑工程项目
在 Moffatt & Nichol 负责办公室行政、项目文件、差旅和发票处理。与内部团队协作，确保日常运营和项目事务井然有序。
描述
- 负责接待、邮件处理和办公用品订购。
- 与 IT 团队合作解决问题，并维护办公室及计算机设备。
- 协调会议日程、后勤安排、餐饮和会议室布置。
- 与会计和人力资源部门协作。
- 订购并维护办公室和茶水间的设备及用品。
- 收集数据、填写电子表格，并整理项目管理和文件控制所需的技术资料及投标材料。
- 准备邮寄和传递文件包，创建项目文件夹，并扫描、打印和复印文件。
- 跟踪项目和任务截止日期，并建立提醒机制。
- 安排并维护团队及客户会议所用的会议室。
- 安排差旅事宜，包括酒店、餐饮和行程。
- 录入应付发票，并分配办公室和项目代码。
- 将发票上传至会计系统，并跟踪其提交状态。
- 与 IT 和人力资源部门协调新员工的办公环境准备、入职文件和入职培训安排。
- 将例外情况和非标准问题提交主管处理。
任职要求
- 高中毕业或同等学历。
- 通常需要 3–5 年行政或办公室支持经验；有建筑工程行业经验者优先。
- 具备出色的电话沟通礼仪。
- 组织能力强，能够处理多项事务、有效工作，并在频繁打断的情况下按时完成任务。
- 熟练使用 Microsoft Word、Excel 和常用行政系统。
- 熟悉项目文件管理惯例以及应付账款或发票录入系统。
- 能够清晰传达进展，并根据团队需要调整沟通方式。
- 能够在一般监督下工作，按照既定流程独立处理分配的任务，并适时上报例外情况。
- 必须通过依据 NIST 800-171 进行的录用后、入职前背景调查。
- 必须获准在美国合法工作，并在入职时提供所需文件。
- 能够长时间坐着工作、与客户交流，并偶尔出差。
福利待遇
- 全面且具有竞争力的福利，员工缴费较低。
- 家庭保险保障。
- 可选择低免赔额健康保险计划。
- 提供丰厚的 HSA 缴费配比。
- 提供带经济奖励的健康计划。
- 每月可与营养师进行个人咨询。
- 可使用 Healthwise 药剂师服务。
- 提供 Calm 和 BetterHelp 等正念应用程序。
- 免费且保密的员工援助计划。
- 根据经验水平提供 15–25 天带薪休假。
- 七天带薪假日。
- 一天浮动假日。
- 提供 401(k) 配比缴费。
- 公司支付人寿保险费用。
- 学费报销。
- 培训机会。
- 领导力发展计划。
- 正式导师计划。
- 活跃的青年专业人士社群。
- 宠物保险。