Moffatt & Nichol adalah konsultan teknik dan desain yang berfokus pada infrastruktur pelabuhan, transportasi, sumber daya air, dan ketahanan lingkungan. Dengan pengalaman lebih dari 75 tahun, perusahaan ini mendukung proyek yang mencakup pergerakan kargo, pengelolaan pesisir, uji tuntas komersial, serta desain arsitektur dan lanskap berkelanjutan. Pekerjaannya memadukan perencanaan, desain teknis, dan teknologi untuk membantu membentuk infrastruktur yang merespons kondisi alam dan kebutuhan masyarakat.
Asisten Administrasi di Lokasi, Proyek AEC
Mendukung administrasi kantor, dokumentasi proyek, perjalanan, dan pemrosesan faktur di Moffatt & Nichol. Berkoordinasi dengan tim internal agar operasional harian dan tugas proyek tetap teratur.
Deskripsi
- Menangani tugas resepsionis, surat-menyurat, dan pemesanan perlengkapan kantor.
- Bekerja sama dengan tim TI untuk mengatasi masalah serta merawat peralatan kantor dan komputer.
- Mengatur jadwal rapat, logistik, konsumsi, dan penataan ruangan.
- Berkoordinasi dengan bagian Akuntansi dan Sumber Daya Manusia.
- Memesan dan merawat peralatan serta perlengkapan kantor dan dapur.
- Mengumpulkan data, mengisi formulir digital, serta menata materi teknis dan proposal untuk pengendalian proyek dan dokumen.
- Menyiapkan surat dan paket pengiriman, membuat folder pekerjaan, serta memindai, mencetak, dan menyalin dokumen.
- Memantau tenggat proyek dan tugas serta membuat sistem pengingat.
- Menjadwalkan dan mengelola ruang konferensi untuk rapat tim dan klien.
- Mengatur perjalanan, termasuk hotel, makanan, dan rencana perjalanan.
- Memasukkan faktur utang usaha dan menetapkan kode kantor serta proyek.
- Mengunggah faktur ke sistem akuntansi dan memantau status pengajuannya.
- Berkoordinasi dengan TI dan SDM untuk menyiapkan kantor bagi karyawan baru, dokumen orientasi, dan kebutuhan logistik orientasi.
- Meneruskan pengecualian dan masalah nonstandar kepada supervisor.
Persyaratan
- Ijazah sekolah menengah atas atau kualifikasi setara.
- Umumnya memiliki pengalaman 3–5 tahun dalam administrasi atau dukungan kantor; pengalaman di bidang arsitektur dan rekayasa lebih disukai.
- Memiliki sikap dan tata krama yang sangat baik saat berkomunikasi melalui telepon.
- Terorganisasi dengan baik, mampu menangani beberapa tugas, bekerja secara efektif, dan memenuhi tenggat di tengah gangguan yang sering terjadi.
- Mahir menggunakan Microsoft Word, Excel, dan sistem administrasi utama.
- Memahami praktik dokumentasi proyek serta sistem utang usaha atau entri faktur.
- Mampu menyampaikan perkembangan dengan jelas dan menyesuaikan cara berkomunikasi dengan kebutuhan tim.
- Mampu bekerja dengan supervisi umum, menangani tugas yang diberikan secara mandiri sesuai prosedur, dan meneruskan pengecualian kepada pihak yang tepat.
- Harus lulus pemeriksaan latar belakang setelah penawaran kerja dan sebelum mulai bekerja, yang dilakukan sesuai NIST 800-171.
- Harus memiliki izin kerja yang sah di Amerika Serikat dan memberikan dokumen yang diwajibkan saat mulai bekerja.
- Mampu duduk dalam waktu lama, berinteraksi dengan klien, dan sesekali melakukan perjalanan.
Tunjangan
- Paket tunjangan komprehensif dan kompetitif dengan kontribusi karyawan yang rendah.
- Cakupan untuk keluarga.
- Pilihan paket kesehatan dengan deductible rendah.
- Kontribusi perusahaan yang besar untuk HSA.
- Program kesehatan dengan insentif finansial.
- Sesi individual bulanan dengan ahli gizi.
- Akses ke apoteker Healthwise.
- Aplikasi mindfulness, termasuk Calm dan BetterHelp.
- Program bantuan karyawan gratis dan rahasia.
- Cuti berbayar 15–25 hari, bergantung pada tingkat pengalaman.
- Tujuh hari libur berbayar.
- Satu hari libur fleksibel.
- Kontribusi pencocokan 401(k).
- Asuransi jiwa yang dibayar perusahaan.
- Penggantian biaya pendidikan.
- Kesempatan pelatihan.
- Program pengembangan kepemimpinan.
- Program mentoring formal.
- Kelompok Young Professionals yang aktif.
- Asuransi hewan peliharaan.