Moffatt & Nichol je konzultační společnost zaměřená na inženýrství a projektování infrastruktury pro přístavy, dopravu, vodní zdroje a environmentální odolnost. Díky více než 75 letům zkušeností podporuje projekty týkající se pohybu nákladu, správy pobřežních oblastí, komerční due diligence a udržitelné architektury a krajinářského designu. Její práce propojuje plánování, technické projektování a technologie s cílem vytvářet infrastrukturu, která reaguje na přírodní podmínky a potřeby komunit.
Administrativní asistent na pracovišti, architektonické a inženýrské projekty
Podpora administrativy kanceláře, projektové dokumentace, cest a zpracování faktur ve společnosti Moffatt & Nichol. Spolupráce s interními týmy na organizaci každodenního provozu kanceláře a projektových úkolů.
Popis
- Zajišťovat recepci, poštu a objednávky kancelářských potřeb.
- Spolupracovat s IT při řešení problémů a údržbě kancelářského a počítačového vybavení.
- Koordinovat rozvrhy schůzek, logistiku, catering a přípravu místností.
- Spolupracovat s účetním a personálním oddělením.
- Objednávat a evidovat kancelářské a kuchyňské vybavení a potřeby.
- Shromažďovat údaje, vyplňovat digitální formuláře a organizovat technické a nabídkové materiály pro řízení projektů a dokumentů.
- Připravovat zásilky a předávací balíčky, zakládat složky projektů a skenovat, tisknout a kopírovat dokumenty.
- Sledovat termíny projektů a úkolů a nastavovat připomenutí.
- Rezervovat a udržovat konferenční místnosti pro týmové a klientské schůzky.
- Organizovat služební cesty včetně hotelů, stravování a itinerářů.
- Zadávat faktury k úhradě a přiřazovat jim kancelářské a projektové kódy.
- Nahrávat faktury do účetního systému a sledovat stav jejich zpracování.
- Koordinovat přípravu pracovního místa nového zaměstnance, nástupní dokumentaci a organizaci zaškolení ve spolupráci s IT a personálním oddělením.
- Předávat výjimky a nestandardní problémy nadřízenému.
Požadavky
- Středoškolské vzdělání nebo jeho ekvivalent.
- Obvykle 3–5 let zkušeností v administrativě nebo kancelářské podpoře; zkušenosti v architektonicko-inženýrském oboru jsou výhodou.
- Výborné vystupování při telefonické komunikaci.
- Dobré organizační schopnosti a schopnost zvládat více úkolů, efektivně pracovat a dodržovat termíny i při častém vyrušování.
- Pokročilá znalost Microsoft Word, Excel a základních administrativních systémů.
- Znalost postupů při správě projektové dokumentace a systémů závazků nebo zadávání faktur.
- Schopnost jasně sdělovat novinky a přizpůsobit styl komunikace potřebám týmu.
- Schopnost pracovat pod obecným dohledem, samostatně plnit přidělené úkoly podle stanovených postupů a vhodně předávat výjimky nadřízenému.
- Je nutné absolvovat prověrku minulosti po nabídce práce a před nástupem, prováděnou v souladu s NIST 800-171.
- Je nutné mít zákonné oprávnění k práci ve Spojených státech a při nástupu předložit požadované doklady.
- Schopnost dlouhodobě sedět, jednat s klienty a příležitostně cestovat.
Benefity
- Komplexní a konkurenceschopný balíček benefitů s nízkými příspěvky zaměstnanců.
- Rodinné pojistné krytí.
- Možnost zvolit zdravotní plán s nízkou spoluúčastí.
- Štědrý příspěvek zaměstnavatele na HSA.
- Wellness program s finančními pobídkami.
- Měsíční individuální konzultace s výživovými poradci.
- Přístup k lékárníkovi Healthwise.
- Aplikace pro mindfulness, včetně Calm a BetterHelp.
- Bezplatné a důvěrné programy pomoci zaměstnancům.
- 15–25 dní placeného volna podle úrovně zkušeností.
- Sedm placených svátků.
- Jeden pohyblivý svátek.
- Příspěvky zaměstnavatele do penzijního plánu 401(k).
- Životní pojištění hrazené společností.
- Příspěvek na školné.
- Možnosti školení.
- Program rozvoje vedoucích schopností.
- Formální mentorský program.
- Aktivní skupina mladých profesionálů.
- Pojištění domácích mazlíčků.