A Moffatt & Nichol mérnöki és tervezési tanácsadó cég, amely kikötők, közlekedés, vízkészletek és környezeti ellenálló képesség infrastruktúrájára összpontosít. A több mint 75 éves tapasztalatára építve a vállalat olyan projekteket támogat, amelyek az áruszállítást, a partvidék kezelését, a kereskedelmi átvilágítást, valamint a fenntartható építészetet és tájtervezést foglalják magukban. Munkája az infrastruktúra tervezését, műszaki kialakítását és a technológiát ötvözi annak érdekében, hogy a természetes adottságokra és a közösségek igényeire reagáló megoldások szülessenek.
Helyszíni adminisztrációs asszisztens, AEC projektek
Támogassa a Moffatt & Nichol irodai adminisztrációját, projektdokumentációját, utazásszervezését és számlafeldolgozását. Működjön együtt a belső csapatokkal a napi működés és a projektfeladatok rendezettségéért.
Leírás
- Lássa el a recepciós feladatokat, kezelje a postát és rendelje meg az irodaszereket.
- Dolgozzon együtt az IT-val a problémák megoldásán, valamint az irodai és számítógépes eszközök karbantartásán.
- Koordinálja az értekezletek időpontjait és logisztikáját, a cateringet és a termek előkészítését.
- Működjön együtt a számviteli és a humánerőforrás-csapattal.
- Rendelje meg és tartsa karban az irodai és konyhai eszközöket, valamint kellékeket.
- Gyűjtsön adatokat, töltsön ki digitális űrlapokat, és rendezze a műszaki és ajánlati anyagokat a projektek, illetve dokumentumok nyilvántartásához.
- Készítsen postai küldeményeket és továbbítási csomagokat, hozzon létre munkamappákat, valamint szkennelje, nyomtassa és másolja a dokumentumokat.
- Kövesse a projekt- és feladat-határidőket, és alakítson ki emlékeztető rendszereket.
- Ütemezze és tartsa készenlétben a konferenciatermeket a csapat és az ügyfelek megbeszéléseihez.
- Szervezze meg az utazásokat, beleértve a szállást, étkezést és útitervet.
- Rögzítse a kifizetendő számlákat, és rendelje hozzájuk az irodai, illetve projektkódokat.
- Töltse fel a számlákat a számviteli rendszerbe, és kövesse nyomon a beküldésük állapotát.
- Az IT-val és a HR-rel együttműködve koordinálja az új munkatársak irodai elhelyezését, belépési dokumentumait és a betanulás logisztikáját.
- A kivételeket és a nem szokványos problémákat továbbítsa a felettesének.
Követelmények
- Középiskolai végzettség vagy azzal egyenértékű képesítés.
- Általában 3–5 év adminisztratív vagy irodai támogató tapasztalat; az építészeti-mérnöki területen szerzett tapasztalat előnyt jelent.
- Kiváló telefonos kommunikáció.
- Erős szervezőkészség, több feladat párhuzamos ellátásának képessége, hatékony munkavégzés és határidők betartása gyakori megszakítások mellett is.
- Jártasság a Microsoft Word és Excel, valamint az alapvető adminisztrációs rendszerek használatában.
- A projektdokumentációs gyakorlat, valamint a szállítói számlák vagy számlarögzítő rendszerek ismerete.
- A frissítések világos közlésének és a kommunikációs stílus csapatigényekhez igazításának képessége.
- Képesség általános felügyelet mellett dolgozni, a kijelölt feladatokat az érvényes eljárások keretében önállóan ellátni, valamint a kivételeket megfelelően eszkalálni.
- Meg kell felelnie az ajánlat megtétele után, de a munkába állás előtt végzett, a NIST 800-171 szerint lefolytatott háttérellenőrzésen.
- Jogosultnak kell lennie az Egyesült Államokban történő munkavégzésre, és a felvételkor be kell mutatnia az előírt dokumentumokat.
- Képesség huzamosabb ideig ülni, ügyfelekkel kapcsolatot tartani, és alkalmanként utazni.
Juttatások
- Átfogó és versenyképes juttatások alacsony munkavállalói hozzájárulással.
- Családi egészségbiztosítási fedezet.
- Alacsony önrésszel járó egészségbiztosítási csomag választható lehetősége.
- Bőkezű HSA-hozzájárulás-kiegészítés.
- Pénzügyi ösztönzőket kínáló jólléti program.
- Havi egyéni konzultációk dietetikusokkal.
- Egészségügyi gyógyszerészi tanácsadás a Healthwise-on keresztül.
- Tudatos jelenlétet támogató alkalmazások, köztük a Calm és a BetterHelp.
- Ingyenes, bizalmas munkavállalói támogató programok.
- A tapasztalati szinttől függően 15–25 nap fizetett szabadság.
- Hét fizetett ünnepnap.
- Egy szabadon választható ünnepnap.
- 401(k) munkáltatói hozzájárulás-kiegészítés.
- A vállalat által fizetett életbiztosítás.
- Tandíj-visszatérítés.
- Képzési lehetőségek.
- Vezetőfejlesztési program.
- Hivatalos mentorprogram.
- Aktív Fiatal Szakemberek csoportja.
- Kisállat-biztosítás.