Moffatt & Nichol là công ty tư vấn kỹ thuật và thiết kế tập trung vào cơ sở hạ tầng cho cảng biển, giao thông, tài nguyên nước và khả năng chống chịu trước các thách thức môi trường. Với hơn 75 năm kinh nghiệm, công ty hỗ trợ các dự án liên quan đến vận chuyển hàng hóa, quản lý vùng ven biển, thẩm định thương mại, cũng như thiết kế kiến trúc và cảnh quan bền vững. Công việc của công ty kết hợp quy hoạch, thiết kế kỹ thuật và công nghệ để góp phần định hình cơ sở hạ tầng phù hợp với điều kiện tự nhiên và nhu cầu của cộng đồng.
Trợ lý Hành chính tại Văn phòng, Dự án Kiến trúc – Kỹ thuật – Xây dựng
Hỗ trợ công tác hành chính văn phòng, hồ sơ dự án, đi lại và xử lý hóa đơn tại Moffatt & Nichol. Phối hợp với các nhóm nội bộ để duy trì hoạt động hằng ngày và sắp xếp công việc dự án.
Mô tả
- Tiếp đón khách, xử lý thư từ và đặt mua vật tư văn phòng.
- Phối hợp với bộ phận CNTT để giải quyết sự cố và bảo trì thiết bị văn phòng, máy tính.
- Điều phối lịch họp, hậu cần, dịch vụ ăn uống và bố trí phòng họp.
- Phối hợp với bộ phận Kế toán và Nhân sự.
- Đặt mua và quản lý thiết bị, vật tư văn phòng và nhà bếp.
- Thu thập dữ liệu, hoàn thành biểu mẫu điện tử và sắp xếp tài liệu kỹ thuật, hồ sơ đề xuất phục vụ quản lý dự án và tài liệu.
- Chuẩn bị thư gửi và bộ hồ sơ chuyển giao, lập thư mục công việc, quét, in và sao chép tài liệu.
- Theo dõi thời hạn dự án và nhiệm vụ, đồng thời thiết lập hệ thống nhắc việc.
- Đặt lịch và quản lý phòng hội nghị cho các cuộc họp nhóm và khách hàng.
- Sắp xếp việc đi lại, bao gồm khách sạn, bữa ăn và lịch trình.
- Nhập hóa đơn phải trả và gán mã văn phòng, mã dự án.
- Tải hóa đơn lên hệ thống kế toán và theo dõi trạng thái gửi xử lý.
- Phối hợp với bộ phận CNTT và Nhân sự để chuẩn bị nơi làm việc, giấy tờ nhận việc và lịch trình định hướng cho nhân viên mới.
- Chuyển các trường hợp ngoại lệ và vấn đề không theo quy trình thông thường cho người giám sát.
Yêu cầu
- Tốt nghiệp trung học phổ thông hoặc tương đương.
- Thông thường có 3–5 năm kinh nghiệm hành chính hoặc hỗ trợ văn phòng; ưu tiên kinh nghiệm trong lĩnh vực Kiến trúc – Kỹ thuật – Xây dựng.
- Giao tiếp qua điện thoại chuyên nghiệp.
- Có kỹ năng tổ chức tốt, làm được nhiều việc cùng lúc, làm việc hiệu quả và đáp ứng thời hạn trong môi trường thường xuyên bị gián đoạn.
- Thành thạo Microsoft Word, Excel và các hệ thống hành chính cơ bản.
- Quen thuộc với quy trình quản lý hồ sơ dự án và hệ thống công nợ phải trả hoặc nhập hóa đơn.
- Có khả năng truyền đạt thông tin cập nhật rõ ràng và điều chỉnh cách giao tiếp theo nhu cầu của nhóm.
- Có khả năng làm việc dưới sự giám sát chung, tự xử lý nhiệm vụ được giao theo quy trình đã thiết lập và báo cáo ngoại lệ phù hợp.
- Phải vượt qua bước kiểm tra lý lịch sau khi nhận đề nghị tuyển dụng và trước khi bắt đầu làm việc, được thực hiện theo NIST 800-171.
- Phải được phép làm việc hợp pháp tại Hoa Kỳ và cung cấp giấy tờ cần thiết khi bắt đầu làm việc.
- Có khả năng ngồi trong thời gian dài, tương tác với khách hàng và thỉnh thoảng đi công tác.
Phúc lợi
- Chế độ phúc lợi toàn diện, cạnh tranh với mức đóng góp của nhân viên thấp.
- Bảo hiểm gia đình.
- Có lựa chọn chương trình bảo hiểm sức khỏe với mức khấu trừ thấp.
- Đối ứng hào phóng cho khoản đóng góp HSA.
- Chương trình chăm sóc sức khỏe với các khoản khuyến khích tài chính.
- Buổi tư vấn cá nhân hằng tháng với chuyên gia dinh dưỡng.
- Được tiếp cận dược sĩ Healthwise.
- Ứng dụng hỗ trợ chánh niệm, bao gồm Calm và BetterHelp.
- Các chương trình hỗ trợ nhân viên miễn phí và bảo mật.
- 15–25 ngày nghỉ có lương, tùy theo mức độ kinh nghiệm.
- Bảy ngày nghỉ lễ có lương.
- Một ngày nghỉ lễ linh hoạt.
- Khoản đóng góp đối ứng vào chương trình 401(k).
- Bảo hiểm nhân thọ do công ty chi trả.
- Hoàn trả học phí.
- Cơ hội đào tạo.
- Chương trình phát triển năng lực lãnh đạo.
- Chương trình cố vấn chính thức.
- Nhóm Young Professionals năng động.
- Bảo hiểm thú cưng.