Moffatt & Nichol er et ingeniør- og designkonsulentselskap med fokus på infrastruktur for havner, transport, vannressurser og miljømessig motstandsdyktighet. Med mer enn 75 års erfaring støtter selskapet prosjekter innen godstransport, kystforvaltning, kommersiell due diligence samt bærekraftig arkitektur og landskapsdesign. Arbeidet kombinerer planlegging, teknisk utforming og teknologi for å bidra til infrastruktur som tar hensyn til naturforhold og lokalsamfunnenes behov.
Administrativ assistent på kontoret, AEC-prosjekter
Støtter kontoradministrasjon, prosjektdokumentasjon, reiser og fakturabehandling hos Moffatt & Nichol. Koordinerer med interne team for å holde den daglige driften og prosjektoppgavene organisert.
Beskrivelse
- Håndtere resepsjonsoppgaver, post og bestillinger av kontorrekvisita.
- Samarbeide med IT for å løse problemer og vedlikeholde kontor- og datautstyr.
- Koordinere møteplaner, logistikk, catering og klargjøring av møterom.
- Koordinere med økonomi og HR.
- Bestille og vedlikeholde kontor- og kjøkkenutstyr samt rekvisita.
- Samle inn data, fylle ut digitale skjemaer og organisere teknisk materiale og tilbudsmateriale for prosjekt- og dokumentkontroll.
- Forberede postutsendelser og oversendelsespakker, opprette prosjektmapper samt skanne, skrive ut og kopiere dokumenter.
- Følge med på prosjekt- og oppgavefrister og etablere påminnelsessystemer.
- Booke og vedlikeholde konferanserom for team- og kundemøter.
- Organisere reiser, inkludert hoteller, måltider og reiseplaner.
- Registrere leverandørfakturaer for betaling og tildele kontor- og prosjektkoder.
- Laste opp fakturaer i regnskapssystemet og følge med på innsendingsstatus.
- Koordinere klargjøring av kontorplass, introduksjonspapirer og praktisk tilrettelegging for nye ansatte sammen med IT og HR.
- Henvise avvik og saker utenfor standardrutiner til en leder.
Krav
- Videregående skole eller tilsvarende.
- Vanligvis 3–5 års erfaring med administrasjon eller kontorstøtte; erfaring fra arkitektur- og ingeniørbransjen er ønskelig.
- Utmerket telefonbetjening.
- Gode organisatoriske evner og evne til å håndtere flere oppgaver, arbeide effektivt og overholde frister til tross for hyppige avbrytelser.
- Gode ferdigheter i Microsoft Word, Excel og sentrale administrative systemer.
- Kjennskap til rutiner for prosjektdokumentasjon og systemer for leverandørreskontro eller fakturaregistrering.
- Evne til å kommunisere oppdateringer tydelig og tilpasse kommunikasjonsformen til teamets behov.
- Evne til å arbeide med generell oppfølging, håndtere tildelte oppgaver selvstendig innenfor etablerte prosedyrer og eskalere avvik på riktig måte.
- Må bestå en bakgrunnssjekk etter tilbud og før ansettelse, utført i samsvar med NIST 800-171.
- Må ha lovlig rett til å arbeide i USA og fremvise påkrevd dokumentasjon ved ansettelse.
- Evne til å sitte i lengre perioder, samhandle med kunder og reise av og til.
Fordeler
- Omfattende og konkurransedyktige fordeler med lave egenandeler for ansatte.
- Familiedekning.
- Mulighet for en helseplan med lav egenandel.
- Sjenerøst matchende HSA-bidrag.
- Velværeprogram med økonomiske insentiver.
- Månedlige individuelle økter med ernæringsfysiologer.
- Tilgang til en Healthwise-farmasøyt.
- Mindfulness-apper, inkludert Calm og BetterHelp.
- Gratis og konfidensielle støtteprogrammer for ansatte.
- 15–25 dagers betalt fri, avhengig av erfaringsnivå.
- Sju betalte helligdager.
- Én valgfri helligdag.
- Matchende innbetalinger til 401(k).
- Livsforsikring betalt av selskapet.
- Refusjon av studieavgifter.
- Opplæringsmuligheter.
- Program for lederutvikling.
- Formelt mentorprogram.
- Aktiv gruppe for unge fagfolk.
- Dyreforsikring.