Moffatt & Nichol е инженерна и проектантска консултантска компания, насочена към инфраструктурата за пристанища, транспорт, водни ресурси и устойчивост на околната среда. Опирайки се на повече от 75 години опит, компанията подкрепя проекти, свързани с превоза на товари, управлението на крайбрежните зони, търговската комплексна проверка и устойчивото проектиране на архитектура и ландшафт. Работата ѝ съчетава планиране, техническо проектиране и технологии, за да помогне за създаването на инфраструктура, съобразена с природните условия и нуждите на общностите.
Административен асистент за AEC проекти – на място
Подпомагайте офисната администрация и проектната документация, организирайте пътувания и обработвайте фактури в Moffatt & Nichol. Координирайте работата с вътрешните екипи, за да поддържате ежедневните операции и проектните задачи добре организирани.
Описание
- Посрещайте посетители, обработвайте пощата и поръчвайте офис консумативи.
- Работете с IT за отстраняване на проблеми и поддръжка на офис и компютърно оборудване.
- Координирайте графиците и логистиката на срещите, кетъринга и подготовката на помещенията.
- Координирайте работата със счетоводството и човешките ресурси.
- Поръчвайте и поддържайте офис и кухненско оборудване и консумативи.
- Събирайте данни, попълвайте дигитални формуляри и организирайте технически материали и материали за оферти за целите на проектния и документалния контрол.
- Подготвяйте пратки и придружаващи пакети, създавайте папки за задачи и сканирайте, отпечатвайте и копирайте документи.
- Следете сроковете по проекти и задачи и създавайте системи за напомняния.
- Резервирайте и поддържайте конферентни зали за екипни срещи и срещи с клиенти.
- Организирайте служебни пътувания, включително хотели, хранения и маршрути.
- Въвеждайте фактури за плащане и им присвоявайте кодове за офис и проект.
- Качвайте фактури в счетоводната система и следете статуса им на обработка.
- Координирайте подготовката на работното място за нови служители, документите за постъпване и организацията на въвеждането им съвместно с IT и HR.
- Насочвайте изключенията и нестандартните проблеми към ръководител.
Изисквания
- Диплома за завършено средно образование или еквивалент.
- Обикновено 3–5 години опит в административна или офис поддръжка; опитът в архитектурата и инженерството е предимство.
- Отлични умения за общуване по телефона.
- Силни организационни умения и способност за паралелно изпълнение на задачи, ефективна работа и спазване на срокове при чести прекъсвания.
- Отлично владеене на Microsoft Word и Excel и на основни административни системи.
- Познаване на практиките за проектна документация и системите за задължения или въвеждане на фактури.
- Способност за ясно предаване на актуална информация и адаптиране на стила на общуване към нуждите на екипа.
- Способност за работа под общ надзор, самостоятелно изпълнение на възложените задачи в рамките на установените процедури и своевременно ескалиране на изключенията.
- След получаване на оферта за работа трябва да преминете проверка на миналото преди назначаване, извършена съгласно NIST 800-171.
- Трябва да имате законно право да работите в Съединените щати и при назначаване да предоставите необходимите документи.
- Способност за продължително седене, общуване с клиенти и случайни служебни пътувания.
Придобивки
- Цялостен и конкурентен пакет от придобивки с ниски вноски от служителите.
- Покритие за семейството.
- Възможност за избор на здравен план с ниско самоучастие.
- Щедро съфинансиране от работодателя на HSA.
- Програма за здраве и благополучие с финансови стимули.
- Месечни индивидуални консултации с диетолози.
- Достъп до фармацевт от Healthwise.
- Приложения за осъзнатост, включително Calm и BetterHelp.
- Безплатни и поверителни програми за помощ на служителите.
- 15–25 дни платен отпуск според нивото на опит.
- Седем платени празнични дни.
- Един плаващ празничен ден.
- Съпоставими вноски от работодателя в план 401(k).
- Животозастраховане, заплащано от компанията.
- Възстановяване на разходи за обучение.
- Възможности за обучения.
- Програма за развитие на лидерски умения.
- Официална менторска програма.
- Активна група за млади професионалисти.
- Застраховка за домашни любимци.