Moffatt & Nichol ist eine Ingenieur- und Designberatung, die sich auf Infrastruktur für Häfen, Verkehr, Wasserressourcen und ökologische Resilienz konzentriert. Auf Grundlage von mehr als 75 Jahren Erfahrung unterstützt das Unternehmen Projekte in den Bereichen Güterverkehr, Küstenmanagement, kommerzielle Due-Diligence-Prüfungen sowie nachhaltige Architektur- und Landschaftsgestaltung. Dabei verbindet es Planung, technische Konzeption und Technologie, um Infrastrukturen zu gestalten, die auf natürliche Gegebenheiten und die Bedürfnisse von Gemeinschaften reagieren.
Administrative Assistenz vor Ort für AEC-Projekte
Unterstützen Sie die Büroverwaltung, Projektdokumentation, Reiseplanung und Rechnungsbearbeitung bei Moffatt & Nichol. Koordinieren Sie sich mit internen Teams, damit der Büroalltag und Projektaufgaben gut organisiert bleiben.
Beschreibung
- Übernehmen Sie Empfangsaufgaben, bearbeiten Sie die Post und bestellen Sie Büromaterial.
- Arbeiten Sie mit der IT zusammen, um Probleme zu lösen und Büro- sowie Computerausstattung instand zu halten.
- Koordinieren Sie Besprechungstermine, Logistik, Catering und die Vorbereitung der Räume.
- Stimmen Sie sich mit der Buchhaltung und der Personalabteilung ab.
- Bestellen und verwalten Sie Büro- und Küchenausstattung sowie Verbrauchsmaterial.
- Erfassen Sie Daten, füllen Sie digitale Formulare aus und organisieren Sie technische Unterlagen sowie Angebotsmaterialien für die Projekt- und Dokumentenverwaltung.
- Bereiten Sie Postsendungen und Übergabepakete vor, legen Sie Projektordner an und scannen, drucken und kopieren Sie Dokumente.
- Überwachen Sie Projekt- und Aufgabenfristen und richten Sie Erinnerungssysteme ein.
- Planen und verwalten Sie Konferenzräume für Team- und Kundentermine.
- Organisieren Sie Reisen einschließlich Hotels, Mahlzeiten und Reiseplänen.
- Erfassen Sie eingehende Rechnungen und ordnen Sie Büro- und Projektcodes zu.
- Laden Sie Rechnungen in das Buchhaltungssystem hoch und verfolgen Sie ihren Bearbeitungsstatus.
- Koordinieren Sie mit IT und Personalabteilung die Büroausstattung für neue Mitarbeitende, Einstellungsunterlagen und organisatorische Abläufe zur Einführung.
- Leiten Sie Ausnahmen und nicht standardmäßige Anliegen an eine vorgesetzte Person weiter.
Anforderungen
- Abschluss der Sekundarstufe oder gleichwertiger Bildungsabschluss.
- In der Regel 3–5 Jahre Erfahrung in der Verwaltung oder Büroassistenz; Erfahrung im Architektur- und Ingenieurwesen ist von Vorteil.
- Ausgezeichnete Umgangsformen am Telefon.
- Ausgeprägtes Organisationstalent und die Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu erledigen, auch bei häufigen Unterbrechungen effektiv zu arbeiten und Fristen einzuhalten.
- Sicherer Umgang mit Microsoft Word, Excel und gängigen Verwaltungssystemen.
- Vertrautheit mit Praktiken der Projektdokumentation sowie mit Kreditorenbuchhaltung oder Systemen zur Rechnungserfassung.
- Fähigkeit, Aktualisierungen klar zu kommunizieren und den Kommunikationsstil an die Bedürfnisse des Teams anzupassen.
- Fähigkeit, unter allgemeiner Aufsicht zu arbeiten, zugewiesene Aufgaben innerhalb festgelegter Verfahren selbstständig zu erledigen und Ausnahmen angemessen weiterzuleiten.
- Erfolgreiches Bestehen einer nach dem Stellenangebot und vor der Einstellung durchgeführten Hintergrundüberprüfung gemäß NIST 800-171.
- Gesetzliche Berechtigung zur Arbeit in den Vereinigten Staaten sowie Vorlage der erforderlichen Unterlagen bei Arbeitsbeginn.
- Fähigkeit, längere Zeit zu sitzen, mit Kunden zu interagieren und gelegentlich zu reisen.
Zusatzleistungen
- Umfassende und wettbewerbsfähige Leistungen mit geringen Beiträgen der Mitarbeitenden.
- Familienversicherung.
- Möglichkeit eines Krankenversicherungsplans mit niedriger Selbstbeteiligung.
- Großzügiger Arbeitgeberzuschuss zur HSA.
- Wellnessprogramm mit finanziellen Anreizen.
- Monatliche Einzeltermine mit Ernährungsfachkräften.
- Zugang zu einer Healthwise-Apotheke.
- Achtsamkeits-Apps, darunter Calm und BetterHelp.
- Kostenlose, vertrauliche Mitarbeiterunterstützungsprogramme.
- 15–25 Tage bezahlter Urlaub, abhängig von der Erfahrungsstufe.
- Sieben bezahlte Feiertage.
- Ein frei wählbarer Feiertag.
- Arbeitgeberzuschüsse zum 401(k)-Plan.
- Vom Unternehmen bezahlte Lebensversicherung.
- Erstattung von Studiengebühren.
- Weiterbildungsmöglichkeiten.
- Programm zur Führungskräfteentwicklung.
- Formelles Mentoringprogramm.
- Aktive Gruppe für junge Berufstätige.
- Haustierversicherung.