Moffatt & Nichol to firma konsultingowa w dziedzinie inżynierii i projektowania, specjalizująca się w infrastrukturze portowej, transportowej, zasobach wodnych oraz odporności środowiskowej. Korzystając z ponad 75 lat doświadczenia, firma wspiera projekty obejmujące transport ładunków, zarządzanie obszarami przybrzeżnymi, badania due diligence na potrzeby transakcji komercyjnych, a także zrównoważoną architekturę i projektowanie krajobrazu. Jej działalność łączy planowanie, projektowanie techniczne i technologie, pomagając kształtować infrastrukturę odpowiadającą warunkom naturalnym i potrzebom społeczności.
Asystent administracyjny w biurze, projekty architektoniczno-inżynieryjne
Wsparcie administracji biurowej, dokumentacji projektowej, organizacji podróży i obsługi faktur w Moffatt & Nichol. Współpraca z zespołami wewnętrznymi w celu sprawnego organizowania codziennej pracy biura i zadań projektowych.
Opis
- Obsługiwać recepcję, pocztę i zamówienia artykułów biurowych.
- Współpracować z działem IT przy rozwiązywaniu problemów oraz utrzymaniu sprzętu biurowego i komputerowego.
- Koordynować harmonogram spotkań, logistykę, catering i przygotowanie sal.
- Współpracować z działem księgowości i zasobów ludzkich.
- Zamawiać i prowadzić ewidencję sprzętu oraz artykułów biurowych i kuchennych.
- Zbierać dane, wypełniać formularze cyfrowe oraz porządkować materiały techniczne i ofertowe na potrzeby zarządzania projektami i dokumentami.
- Przygotowywać przesyłki i pakiety dokumentów, tworzyć foldery projektowe oraz skanować, drukować i kopiować dokumenty.
- Monitorować terminy projektów i zadań oraz ustawiać przypomnienia.
- Rezerwować i utrzymywać sale konferencyjne na spotkania zespołu i klientów.
- Organizować podróże, w tym hotele, posiłki i plany podróży.
- Wprowadzać faktury do zapłaty i przypisywać im kody biurowe oraz projektowe.
- Przesyłać faktury do systemu księgowego i monitorować status ich rozpatrywania.
- Koordynować przygotowanie stanowiska nowego pracownika, dokumenty związane z zatrudnieniem i organizację wdrożenia we współpracy z IT i HR.
- Przekazywać przełożonemu wyjątki i niestandardowe problemy.
Wymagania
- Wykształcenie średnie lub równoważne.
- Zazwyczaj 3–5 lat doświadczenia w administracji lub obsłudze biura; mile widziane doświadczenie w branży architektoniczno-inżynieryjnej.
- Doskonałe umiejętności prowadzenia rozmów telefonicznych.
- Dobra organizacja pracy oraz umiejętność wykonywania wielu zadań, skutecznej pracy i dotrzymywania terminów mimo częstych przerw.
- Biegła obsługa Microsoft Word, Excel i podstawowych systemów administracyjnych.
- Znajomość zasad prowadzenia dokumentacji projektowej oraz systemów zobowiązań lub wprowadzania faktur.
- Umiejętność jasnego przekazywania informacji i dostosowywania stylu komunikacji do potrzeb zespołu.
- Umiejętność pracy pod ogólnym nadzorem, samodzielnego wykonywania powierzonych zadań zgodnie z ustalonymi procedurami oraz odpowiedniego eskalowania wyjątków.
- Wymagane jest przejście kontroli przeszłości po otrzymaniu oferty, przed zatrudnieniem, przeprowadzanej zgodnie z NIST 800-171.
- Wymagane jest legalne uprawnienie do pracy w Stanach Zjednoczonych i przedstawienie wymaganych dokumentów przy zatrudnieniu.
- Zdolność do długotrwałego siedzenia, kontaktu z klientami i okazjonalnych podróży służbowych.
Benefity
- Kompleksowy, konkurencyjny pakiet świadczeń z niskimi składkami pracowniczymi.
- Ochrona ubezpieczeniowa dla rodziny.
- Możliwość wyboru planu zdrowotnego z niskim udziałem własnym.
- Wysokie dopłaty do HSA.
- Program wellness z zachętami finansowymi.
- Comiesięczne indywidualne konsultacje z dietetykami.
- Dostęp do farmaceuty Healthwise.
- Aplikacje do praktyk uważności, w tym Calm i BetterHelp.
- Bezpłatne, poufne programy wsparcia pracowników.
- 15–25 dni płatnego urlopu, zależnie od poziomu doświadczenia.
- Siedem płatnych dni świątecznych.
- Jeden dodatkowy dzień wolny do wykorzystania w wybranym terminie.
- Dopłaty pracodawcy do planu 401(k).
- Ubezpieczenie na życie opłacane przez firmę.
- Zwrot kosztów nauki.
- Możliwości szkoleniowe.
- Program rozwoju umiejętności przywódczych.
- Formalny program mentoringowy.
- Aktywna grupa młodych profesjonalistów.
- Ubezpieczenie zwierząt domowych.