Ang Moffatt & Nichol ay isang kompanya ng konsultasyon sa inhinyeriya at disenyo na nakatuon sa imprastraktura para sa mga daungan, transportasyon, yamang tubig, at katatagan ng kapaligiran. Sa mahigit 75 taon ng karanasan, sinusuportahan ng kompanya ang mga proyektong may kinalaman sa paggalaw ng kargamento, pamamahala sa baybayin, komersyal na due diligence, at napapanatiling disenyo ng arkitektura at landscape. Pinagsasama ng gawain nito ang pagpaplano, teknikal na disenyo, at teknolohiya upang makatulong sa paghubog ng imprastrakturang tumutugon sa mga likas na kondisyon at pangangailangan ng komunidad.
Onsite na Administrative Assistant, Mga Proyektong AEC
Tumutulong sa administrasyon ng opisina, dokumentasyon ng proyekto, paglalakbay, at pagproseso ng invoice sa Moffatt & Nichol. Nakikipag-ugnayan sa mga panloob na team upang maayos ang pang-araw-araw na operasyon at mga gawain sa proyekto.
Paglalarawan
- Asikasuhin ang mga tungkulin sa reception, koreo, at pag-order ng mga gamit sa opisina.
- Makipagtulungan sa IT upang lutasin ang mga problema at panatilihing maayos ang mga kagamitan sa opisina at computer.
- Ayusin ang mga iskedyul ng pulong, logistics, catering, at paghahanda ng silid.
- Makipag-ugnayan sa Accounting at Human Resources.
- Umorder at magpanatili ng mga kagamitan at suplay para sa opisina at kusina.
- Mangolekta ng datos, kumumpleto ng mga digital form, at mag-ayos ng mga teknikal na materyal at panukala para sa kontrol ng proyekto at dokumento.
- Maghanda ng mga ipapadalang sulat at transmittal package, gumawa ng mga folder ng trabaho, at mag-scan, mag-print, at mag-photocopy ng mga dokumento.
- Subaybayan ang mga deadline ng proyekto at gawain at magtatag ng mga sistema ng paalala.
- Mag-iskedyul at magpanatili ng mga conference room para sa mga pulong ng team at kliyente.
- Ayusin ang mga pangangailangan sa paglalakbay, kabilang ang hotel, pagkain, at mga itinerary.
- Ilagay ang mga invoice na babayaran at magtalaga ng mga code para sa opisina at proyekto.
- I-upload ang mga invoice sa sistema ng accounting at subaybayan ang katayuan ng pagsusumite ng mga ito.
- Makipag-ugnayan sa IT at HR para sa paghahanda ng opisina ng bagong empleyado, mga papeles sa onboarding, at logistics ng oryentasyon.
- Ipasa sa superbisor ang mga eksepsiyon at hindi pangkaraniwang isyu.
Mga Kinakailangan
- Diploma sa high school o katumbas na kwalipikasyon.
- Karaniwang may 3–5 taong karanasan sa administrasyon o suporta sa opisina; mas gusto ang karanasan sa arkitektura at inhinyeriya.
- Napakahusay makipag-usap sa telepono at magalang sa mga tumatawag.
- Mahusay mag-ayos, kayang humawak ng maraming gawain, magtrabaho nang mabisa, at tumupad sa mga deadline sa kabila ng madalas na pagkaantala.
- Mahusay gumamit ng Microsoft Word, Excel, at mga pangunahing sistema ng administrasyon.
- Pamilyar sa mga gawain sa dokumentasyon ng proyekto at mga sistema ng accounts payable o pagpasok ng invoice.
- Kayang magbigay ng malinaw na mga update at iangkop ang paraan ng pakikipag-usap sa pangangailangan ng team.
- Kayang magtrabaho sa ilalim ng pangkalahatang pangangasiwa, magsagawa nang mag-isa ng mga nakatalagang gawain ayon sa mga itinakdang pamamaraan, at mag-escalate ng mga eksepsiyon nang naaangkop.
- Kailangang pumasa sa background check pagkatapos ng alok sa trabaho at bago magsimula, na isinasagawa alinsunod sa NIST 800-171.
- Kailangang legal na awtorisadong magtrabaho sa Estados Unidos at magbigay ng mga kinakailangang dokumento sa pagpasok sa trabaho.
- Kayang umupo nang matagal, makipag-ugnayan sa mga kliyente, at bumiyahe paminsan-minsan.
Mga Benepisyo
- Komprehensibo at mapagkumpitensyang mga benepisyo na may mababang kontribusyon mula sa empleyado.
- Saklaw para sa pamilya.
- May opsiyon para sa planong pangkalusugan na mababa ang deductible.
- Malaking katugmang kontribusyon ng kumpanya sa HSA.
- Programa para sa wellness na may mga insentibong pinansyal.
- Buwanang indibidwal na sesyon kasama ang mga nutritionist.
- Access sa parmasyutiko ng Healthwise.
- Mga mindfulness app, kabilang ang Calm at BetterHelp.
- Libre at kumpidensiyal na mga programa ng tulong sa empleyado.
- 15–25 araw na bayad na bakasyon, depende sa antas ng karanasan.
- Pitong bayad na holiday.
- Isang floating holiday.
- Katugmang kontribusyon sa 401(k).
- Life insurance na binabayaran ng kumpanya.
- Reimbursement sa matrikula.
- Mga pagkakataon para sa pagsasanay.
- Programa para sa pagpapaunlad ng pamumuno.
- Pormal na programa ng mentoring.
- Aktibong grupo ng Young Professionals.
- Insurance para sa alagang hayop.