Moffatt & Nichol es una consultora de ingeniería y diseño especializada en infraestructuras portuarias, transporte, recursos hídricos y resiliencia medioambiental. Con más de 75 años de experiencia, la firma participa en proyectos relacionados con el movimiento de mercancías, la gestión costera, la diligencia debida comercial y el diseño sostenible de arquitectura y paisajismo. Su trabajo integra la planificación, el diseño técnico y la tecnología para contribuir al desarrollo de infraestructuras adaptadas a las condiciones naturales y a las necesidades de las comunidades.
Asistente administrativo presencial, proyectos AEC
Apoya la administración de la oficina, la documentación de proyectos, los viajes y el procesamiento de facturas en Moffatt & Nichol. Coordina con los equipos internos para mantener organizadas las operaciones diarias y las tareas de los proyectos.
Descripción
- Atender la recepción, gestionar el correo y solicitar suministros de oficina.
- Colaborar con el área de TI para resolver problemas y mantener los equipos de oficina e informática.
- Coordinar los horarios y la logística de las reuniones, el servicio de comidas y la preparación de las salas.
- Coordinar con Contabilidad y Recursos Humanos.
- Solicitar y mantener equipos y suministros de oficina y cocina.
- Recopilar datos, completar formularios digitales y organizar materiales técnicos y de propuestas para el control de proyectos y documentos.
- Preparar envíos y paquetes de transmisión, crear carpetas de trabajo y escanear, imprimir y fotocopiar documentos.
- Supervisar los plazos de proyectos y tareas, y establecer sistemas de recordatorio.
- Reservar y mantener salas de conferencias para reuniones del equipo y con clientes.
- Organizar los preparativos de viaje, incluidos hoteles, comidas e itinerarios.
- Registrar facturas por pagar y asignar códigos de oficina y de proyectos.
- Cargar facturas en el sistema contable y supervisar el estado de su presentación.
- Coordinar con TI y Recursos Humanos la preparación del espacio de trabajo, la documentación de incorporación y la logística de orientación para nuevos empleados.
- Remitir las excepciones y los asuntos no habituales a un supervisor.
Requisitos
- Título de educación secundaria o equivalente.
- Por lo general, de 3 a 5 años de experiencia en administración o apoyo de oficina; se prefiere experiencia en arquitectura e ingeniería.
- Excelente trato telefónico.
- Gran capacidad de organización y habilidad para realizar varias tareas, trabajar con eficacia y cumplir plazos pese a las interrupciones frecuentes.
- Dominio de Microsoft Word, Excel y los sistemas administrativos básicos.
- Familiaridad con las prácticas de documentación de proyectos y los sistemas de cuentas por pagar o registro de facturas.
- Capacidad para comunicar novedades con claridad y adaptar el estilo de comunicación a las necesidades del equipo.
- Capacidad para trabajar con supervisión general, gestionar tareas asignadas de forma independiente según los procedimientos establecidos y escalar las excepciones de manera adecuada.
- Debe superar una verificación de antecedentes posterior a la oferta y previa al empleo, realizada de conformidad con NIST 800-171.
- Debe estar legalmente autorizado para trabajar en Estados Unidos y presentar la documentación requerida al ser contratado.
- Capacidad para permanecer sentado durante periodos prolongados, interactuar con clientes y viajar ocasionalmente.
Beneficios
- Beneficios integrales y competitivos con aportes bajos por parte de los empleados.
- Cobertura familiar.
- Opción de plan de salud con deducible bajo.
- Generosa aportación equivalente de la empresa a la HSA.
- Programa de bienestar con incentivos económicos.
- Sesiones individuales mensuales con nutricionistas.
- Acceso a un farmacéutico de Healthwise.
- Aplicaciones de atención plena, incluidas Calm y BetterHelp.
- Programas gratuitos y confidenciales de asistencia para empleados.
- De 15 a 25 días de tiempo libre remunerado, según el nivel de experiencia.
- Siete días festivos remunerados.
- Un día festivo flotante.
- Aportaciones equivalentes al plan 401(k).
- Seguro de vida pagado por la empresa.
- Reembolso de matrícula.
- Oportunidades de capacitación.
- Programa de desarrollo de liderazgo.
- Programa formal de mentoría.
- Grupo activo de jóvenes profesionales.
- Seguro para mascotas.