Moffatt & Nichol on suunnittelu- ja insinöörikonsultointiyritys, joka keskittyy satamien, liikenteen, vesivarojen ja ympäristön resilienssin infrastruktuuriin. Yli 75 vuoden kokemuksensa ansiosta yritys tukee hankkeita, jotka liittyvät rahdin kuljetukseen, rannikkoalueiden hallintaan, kaupalliseen due diligence -selvitykseen sekä kestävään arkkitehtuuriin ja maisemasuunnitteluun. Sen työ yhdistää suunnittelun, teknisen toteutuksen ja teknologian infrastruktuurin kehittämiseksi tavalla, joka ottaa huomioon luonnonolosuhteet ja yhteisöjen tarpeet.
Toimistoassistentti AEC-projekteihin
Tue Moffatt & Nicholin toimistohallintoa, projektidokumentointia, matkajärjestelyjä ja laskujen käsittelyä. Koordinoi sisäisten tiimien kanssa, jotta päivittäinen toiminta ja projektitehtävät pysyvät järjestyksessä.
Kuvaus
- Hoida vastaanoton tehtäviä, postia ja toimistotarviketilauksia.
- Tee yhteistyötä IT-tuen kanssa ongelmien ratkaisemiseksi sekä toimisto- ja tietokonelaitteiden ylläpitämiseksi.
- Koordinoi kokousaikatauluja, järjestelyjä, tarjoiluja ja tilojen valmistelua.
- Tee yhteistyötä taloushallinnon ja henkilöstöhallinnon kanssa.
- Tilaa ja ylläpidä toimisto- ja keittiölaitteita sekä tarvikkeita.
- Kerää tietoja, täytä sähköisiä lomakkeita ja järjestä teknisiä aineistoja sekä tarjousmateriaaleja projektien ja asiakirjojen hallintaa varten.
- Valmistele postituksia ja lähetyspaketteja, luo työkansioita sekä skannaa, tulosta ja kopioi asiakirjoja.
- Seuraa projektien ja tehtävien määräaikoja ja luo muistutusjärjestelmiä.
- Varaa ja ylläpidä neuvotteluhuoneita tiimin ja asiakkaiden kokouksia varten.
- Järjestä matkoja, kuten hotellit, ateriat ja matkasuunnitelmat.
- Kirjaa ostolaskuja ja määritä niille toimisto- ja projektikoodit.
- Lataa laskut kirjanpitojärjestelmään ja seuraa niiden käsittelyn tilaa.
- Koordinoi uusien työntekijöiden toimistovalmiuksia, perehdytysasiakirjoja ja orientaatiojärjestelyjä IT:n ja henkilöstöhallinnon kanssa.
- Ohjaa poikkeukset ja tavanomaisesta poikkeavat asiat esihenkilölle.
Vaatimukset
- Toisen asteen tutkinto tai vastaava pätevyys.
- Yleensä 3–5 vuoden kokemus hallinto- tai toimistotukitehtävistä; kokemus arkkitehtuuri- ja insinöörialalta katsotaan eduksi.
- Erinomaiset puhelinpalvelutaidot.
- Hyvät organisointitaidot sekä kyky hoitaa useita tehtäviä, työskennellä tehokkaasti ja saavuttaa määräajat toistuvista keskeytyksistä huolimatta.
- Microsoft Wordin, Excelin ja keskeisten hallintajärjestelmien sujuva käyttö.
- Projektidokumentoinnin käytäntöjen sekä ostoreskontra- tai laskunkirjausjärjestelmien tuntemus.
- Kyky viestiä päivityksistä selkeästi ja mukauttaa viestintätapaa tiimin tarpeisiin.
- Kyky työskennellä yleisen valvonnan alaisena, hoitaa annetut tehtävät itsenäisesti vakiintuneiden menettelytapojen mukaisesti ja viedä poikkeukset asianmukaisesti eteenpäin.
- Työtarjouksen jälkeinen ja ennen työsuhteen alkua tehtävä taustatarkastus on läpäistävä NIST 800-171 -vaatimusten mukaisesti.
- Hakijalla on oltava laillinen oikeus työskennellä Yhdysvalloissa, ja hänen on toimitettava vaaditut asiakirjat työhön tullessaan.
- Kyky istua pitkiä aikoja, olla vuorovaikutuksessa asiakkaiden kanssa ja matkustaa ajoittain.
Edut
- Kattavat ja kilpailukykyiset työsuhde-edut, joiden työntekijämaksut ovat pienet.
- Perheen kattava vakuutusturva.
- Mahdollisuus valita pienen omavastuun terveydenhuoltosuunnitelma.
- Antelias HSA-säästötilin työnantajan lisäys.
- Hyvinvointiohjelma, johon liittyy taloudellisia kannustimia.
- Kuukausittaiset henkilökohtaiset tapaamiset ravitsemusterapeuttien kanssa.
- Healthwise-apteekkipalvelun käyttömahdollisuus.
- Mindfulness-sovelluksia, kuten Calm ja BetterHelp.
- Maksuttomat ja luottamukselliset työntekijöiden tukiohjelmat.
- 15–25 päivää palkallista vapaata kokemustason mukaan.
- Seitsemän palkallista vapaapäivää.
- Yksi joustava vapaapäivä.
- 401(k)-eläkesäästöohjelman työnantajan vastaavat maksut.
- Työnantajan maksama henkivakuutus.
- Lukukausimaksujen korvaus.
- Koulutusmahdollisuuksia.
- Johtajuuden kehittämisohjelma.
- Virallinen mentorointiohjelma.
- Aktiivinen Young Professionals -ryhmä.
- Lemmikkivakuutus.