A Moffatt & Nichol é uma consultoria de engenharia e design voltada para infraestrutura portuária, transporte, recursos hídricos e resiliência ambiental. Com mais de 75 anos de experiência, a empresa atua em projetos relacionados à movimentação de cargas, gestão costeira, due diligence comercial e design sustentável de arquitetura e paisagismo. Seu trabalho reúne planejamento, projeto técnico e tecnologia para ajudar a desenvolver infraestruturas que respondam às condições naturais e às necessidades das comunidades.
Assistente administrativo presencial, projetos AEC
Dá suporte à administração do escritório, à documentação de projetos, às viagens e ao processamento de faturas na Moffatt & Nichol. Coordena atividades com as equipes internas para manter organizadas as operações diárias e as tarefas dos projetos.
Descrição
- Atender na recepção, cuidar da correspondência e solicitar materiais de escritório.
- Trabalhar com a equipe de TI para resolver problemas e manter os equipamentos do escritório e de informática.
- Coordenar agendas e logística de reuniões, serviços de alimentação e preparação das salas.
- Coordenar atividades com as equipes de Contabilidade e Recursos Humanos.
- Solicitar e manter equipamentos e materiais de escritório e cozinha.
- Coletar dados, preencher formulários digitais e organizar materiais técnicos e de propostas para o controle de projetos e documentos.
- Preparar correspondências e pacotes de encaminhamento, criar pastas de trabalho e digitalizar, imprimir e copiar documentos.
- Acompanhar os prazos de projetos e tarefas e estabelecer sistemas de lembretes.
- Agendar e manter salas de conferência para reuniões da equipe e com clientes.
- Organizar viagens, incluindo hotéis, refeições e itinerários.
- Lançar faturas a pagar e atribuir códigos do escritório e dos projetos.
- Enviar faturas ao sistema contábil e acompanhar o status de envio.
- Coordenar com as equipes de TI e RH a preparação do espaço de trabalho, a documentação de integração e a logística de orientação de novos funcionários.
- Encaminhar exceções e questões fora do padrão a um supervisor.
Requisitos
- Ensino médio completo ou equivalente.
- Geralmente, de 3 a 5 anos de experiência em administração ou suporte de escritório; experiência em arquitetura e engenharia é preferencial.
- Excelente atendimento telefônico.
- Forte capacidade de organização e habilidade para realizar várias tarefas, trabalhar com eficiência e cumprir prazos mesmo com interrupções frequentes.
- Proficiência em Microsoft Word, Excel e sistemas administrativos essenciais.
- Familiaridade com práticas de documentação de projetos e sistemas de contas a pagar ou lançamento de faturas.
- Capacidade de comunicar atualizações com clareza e adaptar o estilo de comunicação às necessidades da equipe.
- Capacidade de trabalhar com supervisão geral, executar tarefas atribuídas de forma independente conforme os procedimentos estabelecidos e encaminhar exceções adequadamente.
- É necessário passar por uma verificação de antecedentes após a oferta e antes da contratação, realizada de acordo com a NIST 800-171.
- É necessário ter autorização legal para trabalhar nos Estados Unidos e apresentar a documentação exigida no momento da contratação.
- Capacidade de permanecer sentado por períodos prolongados, interagir com clientes e viajar ocasionalmente.
Benefícios
- Pacote abrangente e competitivo de benefícios, com baixa contribuição dos funcionários.
- Cobertura familiar.
- Opção de plano de saúde com franquia baixa.
- Generosa contrapartida da empresa para contribuições à HSA.
- Programa de bem-estar com incentivos financeiros.
- Sessões individuais mensais com nutricionistas.
- Acesso a um farmacêutico da Healthwise.
- Aplicativos de atenção plena, incluindo Calm e BetterHelp.
- Programas de assistência aos funcionários gratuitos e confidenciais.
- De 15 a 25 dias de folga remunerada, conforme o nível de experiência.
- Sete feriados remunerados.
- Um feriado flexível.
- Contribuições correspondentes ao plano 401(k).
- Seguro de vida pago pela empresa.
- Reembolso de mensalidades.
- Oportunidades de treinamento.
- Programa de desenvolvimento de liderança.
- Programa formal de mentoria.
- Grupo ativo de jovens profissionais.
- Seguro para animais de estimação.