Moffatt & Nichol är ett ingenjörs- och designkonsultföretag med fokus på infrastruktur för hamnar, transporter, vattenresurser och miljömässig motståndskraft. Med mer än 75 års erfarenhet stödjer företaget projekt som rör godstransporter, kustförvaltning, kommersiell due diligence samt hållbar arkitektur och landskapsdesign. Genom att förena planering, teknisk utformning och teknik bidrar företaget till att forma infrastruktur som tar hänsyn till naturliga förutsättningar och lokalsamhällens behov.
Administrativ assistent på plats, AEC-projekt
Stödjer kontorsadministration, projektdokumentation, resor och fakturahantering hos Moffatt & Nichol. Samordnar med interna team för att hålla den dagliga verksamheten och projektuppgifterna organiserade.
Beskrivning
- Sköta receptionen, posten och beställningar av kontorsmaterial.
- Samarbeta med IT för att lösa problem och underhålla kontors- och datorutrustning.
- Samordna mötesscheman, logistik, catering och iordningställande av mötesrum.
- Samordna med ekonomiavdelningen och personalavdelningen.
- Beställa och underhålla kontors- och köksutrustning samt förbrukningsmaterial.
- Samla in data, fylla i digitala formulär och organisera tekniskt material och anbudsmaterial för projekt- och dokumentstyrning.
- Förbereda postutskick och överlämningspaket, skapa projektmappar samt skanna, skriva ut och kopiera dokument.
- Bevaka projekt- och aktivitetsdeadlines och införa påminnelsesystem.
- Boka och sköta konferensrum för team- och kundmöten.
- Ordna resor, inklusive hotell, måltider och resplaner.
- Registrera leverantörsfakturor för betalning och tilldela kontors- och projektkoder.
- Ladda upp fakturor i ekonomisystemet och bevaka deras inlämningsstatus.
- Samordna iordningställandet av kontorsplats, introduktionsdokumentation och introduktionslogistik för nyanställda tillsammans med IT och HR.
- Hänvisa avvikelser och ärenden utanför standardrutinerna till en arbetsledare.
Krav
- Gymnasieexamen eller motsvarande.
- Vanligtvis 3–5 års erfarenhet av administrativt arbete eller kontorsstöd; erfarenhet från arkitektur- och ingenjörsbranschen är meriterande.
- Utmärkt telefonbemötande.
- God organisationsförmåga och förmåga att hantera flera uppgifter, arbeta effektivt och hålla deadlines trots återkommande avbrott.
- Goda kunskaper i Microsoft Word, Excel och centrala administrativa system.
- Kännedom om rutiner för projektdokumentation samt system för leverantörsreskontra eller fakturaregistrering.
- Förmåga att kommunicera uppdateringar tydligt och anpassa kommunikationssättet efter teamets behov.
- Förmåga att arbeta med allmän handledning, hantera tilldelade uppgifter självständigt inom fastställda rutiner och eskalera avvikelser på lämpligt sätt.
- Måste klara en bakgrundskontroll efter erbjudande och före anställning, genomförd i enlighet med NIST 800-171.
- Måste ha laglig rätt att arbeta i USA och kunna lämna in erforderlig dokumentation vid anställning.
- Förmåga att sitta under längre perioder, interagera med kunder och resa ibland.
Förmåner
- Omfattande och konkurrenskraftiga förmåner med låga egenavgifter för anställda.
- Familjeskydd.
- Möjlighet till en sjukförsäkringsplan med låg självrisk.
- Generöst matchningsbidrag till HSA-konto.
- Friskvårdsprogram med ekonomiska incitament.
- Månatliga individuella samtal med dietister.
- Tillgång till en Healthwise-apotekare.
- Mindfulnessappar, däribland Calm och BetterHelp.
- Kostnadsfria och konfidentiella personalstödsprogram.
- 15–25 dagars betald ledighet, beroende på erfarenhetsnivå.
- Sju betalda helgdagar.
- En valfri helgdag.
- Matchande inbetalningar till 401(k).
- Livförsäkring som betalas av företaget.
- Ersättning för studieavgifter.
- Möjligheter till utbildning.
- Ledarskapsutvecklingsprogram.
- Formellt mentorsprogram.
- Aktiv grupp för unga yrkesverksamma.
- Djurförsäkring.