Moffatt & Nichol è una società di consulenza di ingegneria e design specializzata in infrastrutture portuali, trasporti, risorse idriche e resilienza ambientale. Con oltre 75 anni di esperienza, l’azienda supporta progetti riguardanti la movimentazione delle merci, la gestione delle aree costiere, la due diligence commerciale e la progettazione sostenibile di architettura e paesaggio. Il suo lavoro integra pianificazione, progettazione tecnica e tecnologia per contribuire alla realizzazione di infrastrutture capaci di rispondere alle condizioni naturali e alle esigenze delle comunità.
Assistente amministrativo in sede, progetti AEC
Fornisce supporto amministrativo, cura la documentazione dei progetti, organizza i viaggi e gestisce l’elaborazione delle fatture presso Moffatt & Nichol. Coordina le attività con i team interni per mantenere organizzate le operazioni quotidiane e le attività dei progetti.
Descrizione
- Gestire la reception, la posta e gli ordini di forniture per l’ufficio.
- Collaborare con il reparto IT per risolvere i problemi e mantenere le attrezzature dell’ufficio e informatiche.
- Coordinare gli orari e la logistica delle riunioni, il catering e l’allestimento delle sale.
- Coordinare le attività con la contabilità e le risorse umane.
- Ordinare e mantenere le attrezzature e le forniture per l’ufficio e la cucina.
- Raccogliere dati, compilare moduli digitali e organizzare materiali tecnici e proposte per il controllo di progetti e documenti.
- Preparare invii postali e pacchetti di trasmissione, creare cartelle di lavoro e scansionare, stampare e fotocopiare documenti.
- Monitorare le scadenze di progetti e attività e predisporre sistemi di promemoria.
- Prenotare e mantenere le sale conferenze per le riunioni del team e con i clienti.
- Organizzare i viaggi, inclusi hotel, pasti e itinerari.
- Registrare le fatture da pagare e assegnare i codici dell’ufficio e dei progetti.
- Caricare le fatture nel sistema contabile e monitorarne lo stato di invio.
- Coordinare con IT e risorse umane la preparazione dell’ufficio, i documenti di inserimento e l’organizzazione dell’orientamento per i nuovi dipendenti.
- Segnalare a un supervisore le eccezioni e le questioni fuori dall’ordinario.
Requisiti
- Diploma di scuola superiore o titolo equivalente.
- In genere, da 3 a 5 anni di esperienza in ambito amministrativo o nel supporto d’ufficio; è preferibile un’esperienza in architettura e ingegneria.
- Ottime capacità relazionali al telefono.
- Spiccate capacità organizzative e attitudine a gestire più attività, lavorare con efficacia e rispettare le scadenze nonostante le frequenti interruzioni.
- Ottima conoscenza di Microsoft Word, Excel e dei principali sistemi amministrativi.
- Familiarità con le pratiche di documentazione dei progetti e con i sistemi di contabilità fornitori o di registrazione delle fatture.
- Capacità di comunicare gli aggiornamenti con chiarezza e di adattare lo stile comunicativo alle esigenze del team.
- Capacità di lavorare con supervisione generale, gestire autonomamente le attività assegnate nel rispetto delle procedure stabilite e segnalare correttamente le eccezioni.
- È necessario superare un controllo dei precedenti successivo all’offerta e precedente all’assunzione, condotto in conformità con NIST 800-171.
- È necessario essere legalmente autorizzati a lavorare negli Stati Uniti e fornire la documentazione richiesta al momento dell’assunzione.
- Capacità di rimanere seduti per periodi prolungati, interagire con i clienti e viaggiare occasionalmente.
Benefit
- Pacchetto di benefit completo e competitivo, con contributi a carico dei dipendenti contenuti.
- Copertura familiare.
- Opzione di piano sanitario con franchigia bassa.
- Generoso contributo integrativo al conto HSA.
- Programma di benessere con incentivi economici.
- Sessioni individuali mensili con nutrizionisti.
- Accesso a un farmacista di Healthwise.
- App per la consapevolezza, tra cui Calm e BetterHelp.
- Programmi di assistenza ai dipendenti gratuiti e riservati.
- Da 15 a 25 giorni di ferie retribuite, in base al livello di esperienza.
- Sette festività retribuite.
- Una festività flessibile.
- Contributi integrativi al piano 401(k).
- Assicurazione sulla vita a carico dell’azienda.
- Rimborso delle tasse universitarie.
- Opportunità di formazione.
- Programma di sviluppo della leadership.
- Programma formale di mentoring.
- Gruppo attivo di giovani professionisti.
- Assicurazione per animali domestici.