Moffatt & Nichol je inženjersko-dizajnerska konzultantska tvrtka usmjerena na infrastrukturu za luke, promet, vodne resurse i otpornost na okolišne izazove. Oslanjajući se na više od 75 godina iskustva, tvrtka podržava projekte povezane s kretanjem tereta, upravljanjem obalnim područjima, komercijalnom dubinskom analizom te održivim projektiranjem arhitekture i krajobraza. Njezin rad objedinjuje planiranje, tehničko projektiranje i tehnologiju kako bi pomogao oblikovati infrastrukturu koja odgovara prirodnim uvjetima i potrebama zajednice.
Administrativni asistent za AEC projekte – rad u uredu
Pružajte administrativnu podršku uredu i projektima, vodite dokumentaciju, organizirajte putovanja i obrađujte račune u tvrtki Moffatt & Nichol. Surađujte s internim timovima kako bi svakodnevni rad i projektni zadaci bili dobro organizirani.
Opis
- Obavljajte poslove na recepciji, obrađujte poštu i naručujte uredski pribor.
- Surađujte s IT-jem na rješavanju poteškoća i održavanju uredske i računalne opreme.
- Usklađujte rasporede i logistiku sastanaka, catering i pripremu prostorija.
- Surađujte s računovodstvom i ljudskim potencijalima.
- Naručujte i održavajte uredsku i kuhinjsku opremu i potrepštine.
- Prikupljajte podatke, ispunjavajte digitalne obrasce i organizirajte tehničke materijale i materijale za ponude radi kontrole projekata i dokumentacije.
- Pripremajte pošiljke i popratne pakete, otvarajte mape poslova te skenirajte, ispisujte i kopirajte dokumente.
- Pratite rokove projekata i zadataka te uspostavljajte sustave podsjetnika.
- Rezervirajte i održavajte konferencijske prostorije za timske sastanke i sastanke s klijentima.
- Organizirajte putovanja, uključujući hotele, obroke i planove puta.
- Unosite račune za plaćanje i dodjeljujte im uredske i projektne oznake.
- Učitavajte račune u računovodstveni sustav i pratite status njihove obrade.
- U suradnji s IT-jem i ljudskim potencijalima koordinirajte pripremu radnog mjesta za nove zaposlenike, dokumentaciju za uvođenje u posao i organizaciju orijentacije.
- Iznimke i nestandardne probleme proslijedite nadređenoj osobi.
Zahtjevi
- Srednjoškolska diploma ili ekvivalent.
- Obično 3–5 godina iskustva u administrativnoj podršci ili uredskim poslovima; iskustvo u arhitekturi i inženjerstvu je prednost.
- Izvrsna telefonska komunikacija.
- Izražene organizacijske sposobnosti te sposobnost istodobnog obavljanja više zadataka, učinkovitog rada i poštivanja rokova uz česte prekide.
- Napredno poznavanje programa Microsoft Word i Excel te osnovnih administrativnih sustava.
- Poznavanje praksi vođenja projektne dokumentacije i sustava obveza prema dobavljačima ili unosa računa.
- Sposobnost jasnog prenošenja novosti i prilagodbe stila komunikacije potrebama tima.
- Sposobnost rada uz opći nadzor, samostalnog izvršavanja dodijeljenih zadataka prema utvrđenim postupcima i odgovarajućeg upućivanja iznimki nadređenima.
- Nakon ponude za posao potrebno je proći provjeru prošlosti prije zaposlenja koja se provodi u skladu sa standardom NIST 800-171.
- Morate imati zakonsko pravo na rad u Sjedinjenim Američkim Državama i po zapošljavanju dostaviti traženu dokumentaciju.
- Sposobnost dugotrajnog sjedenja, komunikacije s klijentima i povremenog putovanja.
Pogodnosti
- Sveobuhvatni i konkurentni paketi pogodnosti uz niske doprinose zaposlenika.
- Pokriće za obitelj.
- Mogućnost odabira zdravstvenog plana s niskom franšizom.
- Velikodušno usklađivanje doprinosa poslodavca na HSA račun.
- Program dobrobiti s novčanim poticajima.
- Mjesečne individualne konzultacije s nutricionistima.
- Pristup ljekarniku službe Healthwise.
- Aplikacije za svjesnu prisutnost, uključujući Calm i BetterHelp.
- Besplatni i povjerljivi programi pomoći zaposlenicima.
- 15–25 dana plaćenog dopusta, ovisno o razini iskustva.
- Sedam plaćenih blagdana.
- Jedan dodatni pomični blagdan.
- Usklađeni doprinosi poslodavca u plan 401(k).
- Životno osiguranje koje plaća tvrtka.
- Povrat troškova školarine.
- Mogućnosti osposobljavanja.
- Program razvoja vodstva.
- Formalni program mentorstva.
- Aktivna grupa mladih stručnjaka.
- Osiguranje kućnih ljubimaca.