Moffatt & Nichol est un cabinet de conseil en ingénierie et en design spécialisé dans les infrastructures portuaires, les transports, les ressources en eau et la résilience environnementale. Fort de plus de 75 ans d’expérience, le cabinet accompagne des projets liés au transport de marchandises, à la gestion du littoral, à la due diligence commerciale ainsi qu’à la conception durable en architecture et en paysage. Son travail associe planification, conception technique et technologie afin de contribuer à la création d’infrastructures adaptées aux conditions naturelles et aux besoins des collectivités.
Assistant administratif sur site, projets AEC
Assure le soutien administratif, la documentation des projets, l’organisation des déplacements et le traitement des factures chez Moffatt & Nichol. Coordonne les équipes internes afin de bien organiser les opérations quotidiennes et les tâches liées aux projets.
Description
- Assurer l’accueil, gérer le courrier et commander les fournitures de bureau.
- Collaborer avec le service informatique pour résoudre les problèmes et entretenir le matériel de bureau et informatique.
- Coordonner les horaires et la logistique des réunions, la restauration et la préparation des salles.
- Coordonner les activités avec la comptabilité et les ressources humaines.
- Commander et entretenir le matériel et les fournitures de bureau et de cuisine.
- Recueillir des données, remplir des formulaires numériques et organiser les documents techniques et les dossiers de propositions pour le suivi des projets et des documents.
- Préparer les envois et les bordereaux de transmission, créer des dossiers de travail, numériser, imprimer et photocopier des documents.
- Suivre les échéances des projets et des tâches, et mettre en place des systèmes de rappel.
- Réserver et entretenir les salles de conférence pour les réunions d’équipe et les rencontres avec les clients.
- Organiser les déplacements, notamment les hôtels, les repas et les itinéraires.
- Saisir les factures à payer et leur attribuer des codes de bureau et de projet.
- Téléverser les factures dans le système comptable et suivre l’état de leur soumission.
- Coordonner avec les services informatiques et les ressources humaines l’installation des nouveaux employés, les documents d’intégration et l’organisation de leur accueil.
- Signaler à un superviseur les exceptions et les situations inhabituelles.
Exigences
- Diplôme d’études secondaires ou équivalent.
- En général, 3 à 5 ans d’expérience en administration ou en soutien de bureau; une expérience en architecture et en ingénierie est souhaitée.
- Excellent contact téléphonique.
- Sens aigu de l’organisation et capacité à mener plusieurs tâches de front, à travailler efficacement et à respecter les délais malgré les interruptions fréquentes.
- Maîtrise de Microsoft Word, Excel et des principaux systèmes administratifs.
- Connaissance des pratiques de documentation de projets et des systèmes de comptabilité fournisseurs ou de saisie des factures.
- Capacité à communiquer clairement les mises à jour et à adapter son style de communication aux besoins de l’équipe.
- Capacité à travailler sous supervision générale, à gérer de manière autonome les tâches confiées dans le respect des procédures établies et à signaler les exceptions de façon appropriée.
- La personne doit réussir une vérification des antécédents après l’offre et avant l’embauche, menée conformément à la norme NIST 800-171.
- La personne doit être légalement autorisée à travailler aux États-Unis et fournir les documents requis au moment de l’embauche.
- Capacité à rester assis pendant de longues périodes, à interagir avec les clients et à se déplacer occasionnellement.
Avantages
- Régime d’avantages sociaux complet et compétitif, avec une faible participation financière des employés.
- Couverture familiale.
- Option de régime d’assurance maladie avec une franchise basse.
- Contribution patronale généreuse au compte HSA.
- Programme de bien-être assorti d’incitations financières.
- Séances individuelles mensuelles avec des nutritionnistes.
- Accès à un pharmacien Healthwise.
- Applications de pleine conscience, dont Calm et BetterHelp.
- Programmes d’aide aux employés gratuits et confidentiels.
- De 15 à 25 jours de congés payés, selon le niveau d’expérience.
- Sept jours fériés payés.
- Un jour férié flottant.
- Contributions patronales de contrepartie au régime 401(k).
- Assurance vie payée par l’entreprise.
- Remboursement des frais de scolarité.
- Possibilités de formation.
- Programme de développement du leadership.
- Programme officiel de mentorat.
- Groupe actif de jeunes professionnels.
- Assurance pour animaux de compagnie.