Moffatt & Nichol er en ingeniør- og designrådgivningsvirksomhed med fokus på infrastruktur til havne, transport, vandressourcer og miljømæssig modstandsdygtighed. Med mere end 75 års erfaring understøtter virksomheden projekter inden for godstransport, kystforvaltning, kommerciel due diligence samt bæredygtig arkitektur og landskabsdesign. Virksomhedens arbejde forener planlægning, teknisk design og teknologi for at forme infrastruktur, der imødekommer naturlige forhold og lokalsamfundenes behov.
Administrativ assistent på kontoret, AEC-projekter
Understøtter kontoradministration, projektdokumentation, rejser og fakturabehandling hos Moffatt & Nichol. Koordinerer med interne teams for at holde den daglige drift og projektopgaver organiseret.
Beskrivelse
- Varetage reception, post og bestilling af kontorartikler.
- Samarbejde med IT om at løse problemer og vedligeholde kontor- og computerudstyr.
- Koordinere mødeplaner, logistik, catering og klargøring af mødelokaler.
- Koordinere med økonomi og HR.
- Bestille og vedligeholde kontor- og køkkenudstyr samt forsyninger.
- Indsamle data, udfylde digitale formularer og organisere teknisk materiale og tilbudsmateriale til projekt- og dokumentstyring.
- Forberede postforsendelser og transmittalpakker, oprette jobmapper samt scanne, udskrive og kopiere dokumenter.
- Overvåge projekt- og opgavefrister og etablere påmindelsessystemer.
- Booke og vedligeholde konferencelokaler til team- og kundemøder.
- Arrangere rejser, herunder hoteller, måltider og rejseplaner.
- Registrere leverandørfakturaer til betaling og tildele kontor- og projektkoder.
- Uploade fakturaer til regnskabssystemet og følge deres indsendelsesstatus.
- Koordinere klargøring af kontorplads, introduktionspapirer og praktiske forhold omkring oplæring af nye medarbejdere sammen med IT og HR.
- Henvise undtagelser og sager uden for standardprocedurer til en leder.
Krav
- Gymnasial eksamen eller tilsvarende.
- Typisk 3–5 års erfaring med administration eller kontorsupport; erfaring fra arkitektur- og ingeniørbranchen foretrækkes.
- Fremragende telefonbetjening.
- Stærke organisatoriske evner og evne til at håndtere flere opgaver, arbejde effektivt og overholde frister trods hyppige afbrydelser.
- Gode færdigheder i Microsoft Word, Excel og centrale administrative systemer.
- Kendskab til praksis for projektdokumentation og systemer til kreditorbogholderi eller fakturaregistrering.
- Evne til at kommunikere opdateringer tydeligt og tilpasse kommunikationsformen til teamets behov.
- Evne til at arbejde under generel vejledning, håndtere tildelte opgaver selvstændigt inden for fastlagte procedurer og eskalere undtagelser efter behov.
- Skal bestå et baggrundstjek efter tilbuddet og før ansættelsen, udført i overensstemmelse med NIST 800-171.
- Skal have lovlig ret til at arbejde i USA og fremvise påkrævet dokumentation ved ansættelsen.
- Evne til at sidde i længere perioder, interagere med kunder og rejse lejlighedsvis.
Fordele
- Omfattende og konkurrencedygtige personalegoder med lave medarbejderbidrag.
- Dækning for familien.
- Mulighed for en sundhedsordning med lav selvrisiko.
- Generøst matchende HSA-bidrag.
- Trivselsprogram med økonomiske incitamenter.
- Månedlige individuelle sessioner med ernæringseksperter.
- Adgang til en Healthwise-farmaceut.
- Mindfulness-apps, herunder Calm og BetterHelp.
- Gratis og fortrolige medarbejderstøtteprogrammer.
- 15–25 dages betalt frihed afhængigt af erfaringsniveau.
- Syv betalte helligdage.
- En valgfri helligdag.
- Matchende indbetalinger til 401(k).
- Livsforsikring betalt af virksomheden.
- Tilskud til undervisningsudgifter.
- Muligheder for efteruddannelse.
- Program for lederudvikling.
- Formelt mentorprogram.
- Aktiv gruppe for unge fagfolk.
- Kæledyrsforsikring.