Moffatt & Nichol — инженерно-проектная консалтинговая компания, специализирующаяся на инфраструктуре портов, транспорта, водных ресурсов и экологической устойчивости. Опираясь более чем на 75-летний опыт, компания поддерживает проекты, связанные с перемещением грузов, управлением прибрежными территориями, коммерческой комплексной проверкой, а также устойчивой архитектурой и ландшафтным дизайном. Ее работа объединяет планирование, техническое проектирование и технологии, помогая создавать инфраструктуру, учитывающую природные условия и потребности местных сообществ.
Административный помощник на объекте, проекты в сфере архитектуры и строительства
Поддержка офисного администрирования, проектной документации, организации поездок и обработки счетов в Moffatt & Nichol. Взаимодействие с внутренними командами для упорядоченной работы офиса и выполнения проектных задач.
Описание
- Выполнять обязанности на ресепшене, обрабатывать почту и заказывать офисные принадлежности.
- Взаимодействовать с ИТ-службой для решения проблем и обслуживания офисного и компьютерного оборудования.
- Координировать расписание встреч, логистику, кейтеринг и подготовку помещений.
- Взаимодействовать с бухгалтерией и отделом кадров.
- Заказывать и учитывать офисное и кухонное оборудование и принадлежности.
- Собирать данные, заполнять цифровые формы и систематизировать технические материалы и материалы предложений для управления проектами и документами.
- Готовить почтовые отправления и сопроводительные пакеты, создавать папки проектов, сканировать, печатать и копировать документы.
- Отслеживать сроки проектов и задач, настраивать напоминания.
- Бронировать и поддерживать в порядке конференц-залы для встреч команды и клиентов.
- Организовывать поездки, включая проживание, питание и маршруты.
- Вносить счета к оплате и присваивать им офисные и проектные коды.
- Загружать счета в бухгалтерскую систему и отслеживать статус их обработки.
- Координировать подготовку рабочего места нового сотрудника, документы для оформления и организацию вводного инструктажа совместно с ИТ-службой и отделом кадров.
- Передавать руководителю исключительные и нестандартные вопросы.
Требования
- Среднее образование или его эквивалент.
- Обычно 3–5 лет опыта административной работы или офисной поддержки; предпочтителен опыт в архитектурно-инженерной сфере.
- Отличные навыки телефонного общения.
- Высокая организованность и умение выполнять несколько задач, эффективно работать и соблюдать сроки при частых отвлечениях.
- Уверенное владение Microsoft Word, Excel и основными административными системами.
- Знакомство с практиками ведения проектной документации и системами кредиторской задолженности или ввода счетов.
- Умение ясно сообщать обновления и адаптировать стиль общения к потребностям команды.
- Умение работать под общим руководством, самостоятельно выполнять порученные задачи в рамках установленных процедур и своевременно передавать исключения руководителю.
- Необходимо пройти проверку биографических данных после предложения о работе и до трудоустройства, проводимую в соответствии с NIST 800-171.
- Необходимо иметь законное право на работу в США и предоставить требуемые документы при приеме на работу.
- Способность подолгу сидеть, взаимодействовать с клиентами и время от времени ездить в командировки.
Преимущества
- Комплексный конкурентоспособный пакет льгот с низкими взносами сотрудников.
- Страховое покрытие для семьи.
- Возможность выбрать медицинский план с низкой франшизой.
- Щедрое софинансирование взносов на HSA.
- Программа оздоровления с финансовыми поощрениями.
- Ежемесячные индивидуальные консультации с диетологами.
- Доступ к фармацевту Healthwise.
- Приложения для практик осознанности, включая Calm и BetterHelp.
- Бесплатные конфиденциальные программы помощи сотрудникам.
- 15–25 дней оплачиваемого отпуска в зависимости от уровня опыта.
- Семь оплачиваемых праздничных дней.
- Один дополнительный плавающий выходной.
- Взносы работодателя в пенсионный план 401(k).
- Страхование жизни за счет компании.
- Возмещение расходов на обучение.
- Возможности для профессионального обучения.
- Программа развития лидерских навыков.
- Официальная программа наставничества.
- Активная группа молодых специалистов.
- Страхование домашних животных.