現地勤務の事務アシスタント（建築・エンジニアリングプロジェクト）
Moffatt & Nicholで、オフィス管理、プロジェクト書類、出張、請求書処理を担当します。社内チームと連携し、日常業務とプロジェクトのタスクを円滑に進めます。
仕事内容
- 受付、郵便物の取り扱い、事務用品の発注を担当します。
- IT部門と連携して問題を解決し、オフィス機器やコンピューター機器を保守します。
- 会議の日程、運営、ケータリング、会議室の設営を調整します。
- 経理部門および人事部門と連携します。
- オフィスやキッチンの設備・備品を発注し、管理します。
- データを収集してデジタルフォームに入力し、プロジェクト管理や文書管理に必要な技術資料および提案資料を整理します。
- 郵送物や送付書類一式を準備し、案件フォルダーを作成して、書類のスキャン、印刷、コピーを行います。
- プロジェクトやタスクの期限を確認し、リマインダーの仕組みを整えます。
- チームや顧客との会議に使う会議室を予約し、管理します。
- ホテル、食事、旅程などの出張手配を行います。
- 買掛請求書を入力し、オフィスおよびプロジェクトのコードを割り当てます。
- 請求書を会計システムにアップロードし、提出状況を確認します。
- IT部門および人事部門と連携し、新入社員のオフィス環境の準備、入社書類、オリエンテーションの手配を行います。
- 例外事項や標準外の問題は上司に報告します。
応募要件
- 高校卒業または同等の学歴。
- 通常、事務またはオフィスサポートの実務経験が3～5年必要です。建築・エンジニアリング分野の経験があれば尚可。
- 電話応対に優れていること。
- 優れた整理能力があり、複数の業務をこなし、頻繁に中断される状況でも効率よく期限を守って業務を遂行できること。
- Microsoft Word、Excel、および主要な事務システムを使いこなせること。
- プロジェクト書類の管理方法と、買掛金または請求書入力システムに精通していること。
- 進捗を明確に伝え、チームのニーズに応じてコミュニケーション方法を調整できること。
- 通常の監督のもとで業務を行い、定められた手順に沿って割り当てられたタスクを自立して処理し、例外事項を適切に報告できること。
- NIST 800-171に準拠して実施される、内定後・入社前の身元調査に合格すること。
- 米国で合法的に就労できる資格があり、入社時に必要書類を提出できること。
- 長時間座って業務を行い、顧客と応対し、時折出張できること。
福利厚生
- 従業員負担の少ない、充実した競争力のある福利厚生。
- 家族向けの保障。
- 免責額の低い医療保険プランを選択可能。
- HSAへの手厚い拠出マッチング。
- 金銭的インセンティブのあるウェルネスプログラム。
- 栄養士との月1回の個別相談。
- Healthwiseの薬剤師サービスを利用可能。
- CalmやBetterHelpなどのマインドフルネスアプリ。
- 無料・秘密厳守の従業員支援プログラム。
- 経験レベルに応じて15～25日の有給休暇。
- 有給祝日7日。
- 選択可能な有給休日1日。
- 401(k)のマッチング拠出。
- 会社負担の生命保険。
- 授業料補助。
- 研修機会。
- リーダーシップ育成プログラム。
- 正式なメンタリングプログラム。
- 活発な若手プロフェッショナルグループ。
- ペット保険。