Moffatt & Nichol je inžinierska a dizajnérska poradenská spoločnosť zameraná na infraštruktúru pre prístavy, dopravu, vodné zdroje a environmentálnu odolnosť. Na základe viac než 75 rokov skúseností podporuje projekty súvisiace s prepravou nákladu, riadením pobrežných oblastí, komerčnou hĺbkovou analýzou a udržateľným návrhom architektúry a krajiny. Jej práca spája plánovanie, technický dizajn a technológie s cieľom formovať infraštruktúru, ktorá reaguje na prírodné podmienky a potreby komunít.
Administratívny asistent pre projekty AEC – na pracovisku
Zabezpečujte administratívu kancelárie, projektovú dokumentáciu, cestovanie a spracovanie faktúr v spoločnosti Moffatt & Nichol. Spolupracujte s internými tímami, aby každodenná prevádzka a projektové úlohy zostali dobre zorganizované.
Popis
- Zabezpečujte recepciu, spracovanie pošty a objednávanie kancelárskych potrieb.
- Spolupracujte s IT pri riešení problémov a údržbe kancelárskeho a počítačového vybavenia.
- Koordinujte termíny a logistiku stretnutí, občerstvenie a prípravu miestností.
- Spolupracujte s účtovným oddelením a oddelením ľudských zdrojov.
- Objednávajte a udržiavajte kancelárske a kuchynské vybavenie a potreby.
- Zhromažďujte údaje, vypĺňajte digitálne formuláre a organizujte technické a ponukové materiály na účely projektovej a dokumentačnej kontroly.
- Pripravujte zásielky a sprievodné balíky, zakladajte priečinky projektov a skenujte, tlačte a kopírujte dokumenty.
- Sledujte termíny projektov a úloh a zavádzajte systémy pripomienok.
- Rezervujte a spravujte konferenčné miestnosti na tímové a klientské stretnutia.
- Organizujte pracovné cesty vrátane hotelov, stravovania a itinerárov.
- Zadávajte faktúry na úhradu a priraďujte im kódy kancelárie a projektu.
- Nahrávajte faktúry do účtovného systému a sledujte stav ich spracovania.
- Koordinujte prípravu pracovného miesta pre nových zamestnancov, nástupné dokumenty a organizáciu zaškolenia v spolupráci s IT a HR.
- Výnimky a neštandardné záležitosti postúpte nadriadenému.
Požiadavky
- Stredoškolské vzdelanie alebo ekvivalent.
- Zvyčajne 3 až 5 rokov skúseností s administratívnou podporou alebo podporou kancelárie; skúsenosti v oblasti architektúry a inžinierstva sú výhodou.
- Vynikajúce vystupovanie pri telefonickej komunikácii.
- Dobré organizačné schopnosti a schopnosť zvládať viac úloh, efektívne pracovať a dodržiavať termíny aj pri častom prerušovaní práce.
- Pokročilá znalosť programov Microsoft Word a Excel a základných administratívnych systémov.
- Znalosť postupov projektovej dokumentácie a systémov záväzkov alebo zadávania faktúr.
- Schopnosť jasne oznamovať aktuálne informácie a prispôsobiť štýl komunikácie potrebám tímu.
- Schopnosť pracovať pod všeobecným dohľadom, samostatne plniť pridelené úlohy v rámci stanovených postupov a primerane eskalovať výnimky.
- Po prijatí ponuky je potrebné úspešne absolvovať previerku pred nástupom do zamestnania vykonávanú v súlade s normou NIST 800-171.
- Musíte mať zákonné oprávnenie pracovať v Spojených štátoch a pri nástupe predložiť požadované doklady.
- Schopnosť dlhšie sedieť, komunikovať s klientmi a príležitostne cestovať.
Benefity
- Komplexné a konkurencieschopné zamestnanecké výhody s nízkymi príspevkami zamestnancov.
- Rodinné poistné krytie.
- Možnosť vybrať si zdravotný plán s nízkou spoluúčasťou.
- Štedrý príspevok zamestnávateľa do HSA.
- Program podpory zdravia s finančnými odmenami.
- Mesačné individuálne konzultácie s odborníkmi na výživu.
- Prístup k lekárnikovi služby Healthwise.
- Aplikácie na podporu duševnej pohody vrátane Calm a BetterHelp.
- Bezplatné a dôverné programy pomoci zamestnancom.
- 15 až 25 dní platenej dovolenky podľa úrovne skúseností.
- Sedem platených sviatkov.
- Jeden pohyblivý sviatok.
- Príspevky zamestnávateľa do plánu 401(k).
- Životné poistenie hradené spoločnosťou.
- Príspevok na školné.
- Možnosti školení.
- Program rozvoja lídrov.
- Formálny mentorský program.
- Aktívna skupina mladých profesionálov.
- Poistenie domácich zvierat.