Moffatt & Nichol is een adviesbureau voor engineering en ontwerp dat zich richt op infrastructuur voor havens, vervoer, waterbeheer en ecologische veerkracht. Met meer dan 75 jaar ervaring ondersteunt het bureau projecten op het gebied van goederenvervoer, kustbeheer, commerciële due diligence en duurzame architectuur en landschapsarchitectuur. Het combineert planning, technisch ontwerp en technologie om infrastructuur te ontwikkelen die inspeelt op natuurlijke omstandigheden en de behoeften van gemeenschappen.
Administratief medewerker op locatie voor AEC-projecten
Ondersteun de kantooradministratie, projectdocumentatie, reisplanning en factuurverwerking bij Moffatt & Nichol. Stem af met interne teams om de dagelijkse werkzaamheden en projecttaken georganiseerd te houden.
Beschrijving
- Voer receptiewerkzaamheden uit, verwerk de post en bestel kantoorbenodigdheden.
- Werk samen met IT om problemen op te lossen en kantoor- en computerapparatuur te onderhouden.
- Coördineer vergaderagenda's, logistiek, catering en de inrichting van vergaderruimtes.
- Stem af met de financiële administratie en personeelszaken.
- Bestel en beheer kantoor- en keukenapparatuur en benodigdheden.
- Verzamel gegevens, vul digitale formulieren in en organiseer technische documenten en offertemateriaal voor project- en documentbeheer.
- Bereid poststukken en overdrachtspakketten voor, maak projectmappen aan en scan, print en kopieer documenten.
- Bewaak deadlines voor projecten en taken en stel herinneringssystemen in.
- Plan en beheer vergaderruimtes voor team- en klantbijeenkomsten.
- Regel reisarrangementen, waaronder hotels, maaltijden en reisschema's.
- Boek te betalen facturen in en ken kantoor- en projectcodes toe.
- Upload facturen naar het boekhoudsysteem en volg de indieningsstatus.
- Coördineer met IT en HR de kantoorinrichting voor nieuwe medewerkers, onboardingdocumentatie en praktische zaken voor de introductie.
- Leg uitzonderingen en afwijkende kwesties voor aan een leidinggevende.
Vereisten
- Diploma middelbaar onderwijs of gelijkwaardig.
- Doorgaans 3–5 jaar ervaring met administratieve of kantoorondersteuning; ervaring in architectuur en engineering is een pré.
- Uitstekende telefoonvaardigheid.
- Sterke organisatorische vaardigheden en het vermogen om meerdere taken tegelijk uit te voeren, effectief te werken en deadlines te halen ondanks regelmatige onderbrekingen.
- Goede beheersing van Microsoft Word, Excel en gangbare administratieve systemen.
- Bekendheid met projectdocumentatie en systemen voor crediteurenadministratie of factuurinvoer.
- Vermogen om updates helder over te brengen en de communicatiestijl aan te passen aan de behoeften van het team.
- Vermogen om onder algemeen toezicht te werken, toegewezen taken zelfstandig binnen vastgestelde procedures uit te voeren en uitzonderingen op passende wijze door te zetten.
- Moet slagen voor een achtergrondcontrole na het aanbod en vóór indiensttreding, uitgevoerd overeenkomstig NIST 800-171.
- Moet wettelijk bevoegd zijn om in de Verenigde Staten te werken en bij indiensttreding de vereiste documenten verstrekken.
- Vermogen om langere tijd te zitten, met klanten om te gaan en af en toe te reizen.
Voordelen
- Uitgebreid en concurrerend pakket arbeidsvoorwaarden met lage werknemersbijdragen.
- Gezinsdekking.
- Mogelijkheid voor een zorgverzekering met een laag eigen risico.
- Ruime werkgeversbijdrage aan de HSA.
- Wellnessprogramma met financiële stimulansen.
- Maandelijkse individuele gesprekken met voedingsdeskundigen.
- Toegang tot een Healthwise-apotheker.
- Mindfulness-apps, waaronder Calm en BetterHelp.
- Gratis, vertrouwelijke ondersteuningsprogramma's voor medewerkers.
- 15–25 dagen betaald verlof, afhankelijk van ervaringsniveau.
- Zeven betaalde feestdagen.
- Eén flexibel in te zetten feestdag.
- Werkgeversbijdragen aan de 401(k).
- Levensverzekering betaald door het bedrijf.
- Vergoeding van studiekosten.
- Mogelijkheden voor training.
- Programma voor leiderschapsontwikkeling.
- Formeel mentorprogramma.
- Actieve Young Professionals-groep.
- Huisdierenverzekering.