Moffatt & Nichol — інженерно-проєктна консалтингова компанія, що спеціалізується на інфраструктурі портів, транспорту, водних ресурсів та екологічній стійкості. Спираючись на більш ніж 75 років досвіду, компанія підтримує проєкти, пов’язані з переміщенням вантажів, управлінням прибережними територіями, комерційною комплексною перевіркою, а також сталою архітектурою та ландшафтним дизайном. Її робота поєднує планування, технічне проєктування й технології, допомагаючи формувати інфраструктуру, що враховує природні умови та потреби громад.
Адміністративний помічник на об’єкті, проєкти в архітектурно-інженерній сфері
Підтримка офісного адміністрування, проєктної документації, організації поїздок і обробки рахунків у Moffatt & Nichol. Взаємодія з внутрішніми командами для впорядкованої роботи офісу та виконання проєктних завдань.
Опис
- Виконувати обов’язки на рецепції, обробляти пошту та замовляти офісне приладдя.
- Взаємодіяти з ІТ-службою для розв’язання проблем і обслуговування офісного та комп’ютерного обладнання.
- Координувати розклад зустрічей, логістику, кейтеринг і підготовку приміщень.
- Взаємодіяти з бухгалтерією та відділом кадрів.
- Замовляти й обліковувати офісне та кухонне обладнання і приладдя.
- Збирати дані, заповнювати цифрові форми та впорядковувати технічні матеріали й матеріали пропозицій для управління проєктами та документами.
- Готувати поштові відправлення й супровідні пакети, створювати папки проєктів, сканувати, друкувати та копіювати документи.
- Відстежувати строки проєктів і завдань, налаштовувати нагадування.
- Бронювати та підтримувати в належному стані конференц-зали для зустрічей команди й клієнтів.
- Організовувати поїздки, зокрема проживання, харчування та маршрути.
- Вносити рахунки до оплати та присвоювати їм офісні й проєктні коди.
- Завантажувати рахунки до бухгалтерської системи й відстежувати статус їх обробки.
- Координувати облаштування робочого місця нового працівника, документи для оформлення та організацію вступного інструктажу спільно з ІТ-службою та відділом кадрів.
- Передавати керівнику виняткові та нестандартні питання.
Вимоги
- Середня освіта або її еквівалент.
- Зазвичай 3–5 років досвіду адміністративної роботи або офісної підтримки; перевагою буде досвід в архітектурно-інженерній сфері.
- Відмінні навички телефонного спілкування.
- Високий рівень організованості та вміння виконувати кілька завдань, ефективно працювати й дотримуватися строків за частих переривань.
- Впевнене володіння Microsoft Word, Excel та основними адміністративними системами.
- Знайомство з практиками ведення проєктної документації та системами кредиторської заборгованості або введення рахунків.
- Уміння чітко повідомляти оновлення й адаптувати стиль спілкування до потреб команди.
- Уміння працювати під загальним керівництвом, самостійно виконувати доручені завдання в межах установлених процедур і належно передавати виняткові питання керівнику.
- Необхідно пройти перевірку біографічних даних після пропозиції роботи та до працевлаштування, що проводиться відповідно до NIST 800-171.
- Необхідно мати законне право на роботу у США та надати необхідні документи під час працевлаштування.
- Здатність тривалий час сидіти, взаємодіяти з клієнтами та час від часу їздити у відрядження.
Переваги
- Комплексний конкурентоспроможний пакет пільг із низькими внесками працівників.
- Страхове покриття для сім’ї.
- Можливість обрати медичний план із низькою франшизою.
- Щедре співфінансування внесків на HSA.
- Програма оздоровлення з фінансовими заохоченнями.
- Щомісячні індивідуальні консультації з дієтологами.
- Доступ до фармацевта Healthwise.
- Застосунки для практик усвідомленості, зокрема Calm і BetterHelp.
- Безкоштовні конфіденційні програми допомоги працівникам.
- 15–25 днів оплачуваної відпустки залежно від рівня досвіду.
- Сім оплачуваних святкових днів.
- Один додатковий плаваючий вихідний.
- Внески роботодавця до пенсійного плану 401(k).
- Страхування життя коштом компанії.
- Відшкодування витрат на навчання.
- Можливості для професійного навчання.
- Програма розвитку лідерських навичок.
- Офіційна програма наставництва.
- Активна група молодих фахівців.
- Страхування домашніх тварин.