Moffatt & Nichol; limanlar, ulaşım, su kaynakları ve çevresel dayanıklılık altyapısına odaklanan bir mühendislik ve tasarım danışmanlığı şirketidir. 75 yılı aşkın deneyiminden yararlanan firma; yük taşımacılığı, kıyı yönetimi, ticari durum tespiti ve sürdürülebilir mimari ile peyzaj tasarımını kapsayan projeleri destekler. Çalışmaları; doğal koşullara ve toplumların ihtiyaçlarına yanıt veren altyapının şekillendirilmesine yardımcı olmak için planlama, teknik tasarım ve teknolojiyi bir araya getirir.
AEC Projelerinde Yerinde İdari Asistan
Moffatt & Nichol’da ofis yönetimi, proje belgeleri, seyahat ve fatura işlemlerine destek olun. Günlük operasyonların ve proje görevlerinin düzenli ilerlemesi için kurum içi ekiplerle koordinasyon kurun.
Açıklama
- Resepsiyon görevlerini, postayı ve ofis malzemesi siparişlerini yönetin.
- Sorunları çözmek ve ofis ile bilgisayar ekipmanlarının bakımını yapmak için BT ekibiyle çalışın.
- Toplantı takvimlerini, lojistiği, ikramları ve oda düzenini koordine edin.
- Muhasebe ve İnsan Kaynakları ekipleriyle koordinasyon kurun.
- Ofis ve mutfak ekipmanları ile malzemelerini sipariş edin ve stoklarını takip edin.
- Veri toplayın, dijital formları doldurun; proje ve belge kontrolü için teknik dokümanları ve teklif materyallerini düzenleyin.
- Posta gönderilerini ve sevk paketlerini hazırlayın, iş klasörleri oluşturun; belgeleri tarayın, yazdırın ve çoğaltın.
- Proje ve görev teslim tarihlerini izleyin ve hatırlatma sistemleri oluşturun.
- Ekip ve müşteri toplantıları için konferans odalarını planlayın ve kullanıma hazır tutun.
- Otel, yemek ve seyahat programları dâhil olmak üzere seyahat düzenlemelerini yapın.
- Ödenecek faturaları sisteme girin ve ofis ile proje kodlarını atayın.
- Faturaları muhasebe sistemine yükleyin ve gönderim durumlarını takip edin.
- Yeni çalışanların ofis düzenini, işe alım evraklarını ve oryantasyon lojistiğini BT ve İnsan Kaynakları ekipleriyle koordine edin.
- İstisnai durumları ve standart dışı sorunları bir yöneticiye iletin.
Gereksinimler
- Lise diploması veya dengi eğitim.
- Genellikle idari işler veya ofis destek alanında 3–5 yıl deneyim; mimarlık-mühendislik sektöründeki deneyim tercih edilir.
- Telefonda güçlü ve profesyonel iletişim becerisi.
- Sık kesintilere rağmen güçlü organizasyon ve çoklu görev becerisiyle etkili çalışma ve teslim tarihlerine uyma yeteneği.
- Microsoft Word, Excel ve temel idari sistemlerde yetkinlik.
- Proje dokümantasyonu uygulamalarına ve borç hesapları veya fatura giriş sistemlerine aşinalık.
- Güncellemeleri açıkça iletme ve iletişim tarzını ekibin ihtiyaçlarına göre uyarlama becerisi.
- Genel gözetim altında çalışma, belirlenmiş prosedürler dâhilinde verilen görevleri bağımsız yürütme ve istisnaları uygun şekilde üst kademeye taşıma becerisi.
- NIST 800-171 uyarınca yürütülen, iş teklifi sonrası ve işe alım öncesi geçmiş kontrolünden geçebilme.
- ABD’de yasal olarak çalışma yetkisine sahip olma ve işe alım sırasında gerekli belgeleri sunma.
- Uzun süre oturabilme, müşterilerle iletişim kurabilme ve zaman zaman seyahat edebilme.
Yan Haklar
- Çalışan katkı paylarının düşük olduğu kapsamlı ve rekabetçi yan haklar.
- Aile kapsamı.
- Düşük muafiyetli sağlık planı seçeneği.
- Cömert HSA katkı eşleştirmesi.
- Mali teşvikler sunan sağlıklı yaşam programı.
- Beslenme uzmanlarıyla her ay bire bir görüşmeler.
- Healthwise eczacısından yararlanma olanağı.
- Calm ve BetterHelp dâhil farkındalık uygulamaları.
- Ücretsiz ve gizli çalışan destek programları.
- Deneyim düzeyine bağlı olarak 15–25 gün ücretli izin.
- Ücretli yedi tatil günü.
- Bir esnek tatil günü.
- 401(k) eşleştirme katkıları.
- Şirket tarafından ödenen hayat sigortası.
- Öğrenim ücreti geri ödemesi.
- Eğitim fırsatları.
- Liderlik geliştirme programı.
- Resmî mentorluk programı.
- Aktif Genç Profesyoneller grubu.
- Evcil hayvan sigortası.