Η Moffatt & Nichol είναι εταιρεία συμβούλων μηχανικής και σχεδιασμού με έμφαση στις υποδομές για λιμάνια, μεταφορές, υδάτινους πόρους και περιβαλλοντική ανθεκτικότητα. Αξιοποιώντας περισσότερα από 75 χρόνια εμπειρίας, η εταιρεία υποστηρίζει έργα που αφορούν τη διακίνηση φορτίων, τη διαχείριση παράκτιων περιοχών, τον εμπορικό έλεγχο δέουσας επιμέλειας, καθώς και τον βιώσιμο σχεδιασμό αρχιτεκτονικής και τοπίου. Το έργο της συνδυάζει τον σχεδιασμό, την τεχνική μελέτη και την τεχνολογία, συμβάλλοντας στη διαμόρφωση υποδομών που ανταποκρίνονται στις φυσικές συνθήκες και στις ανάγκες των κοινοτήτων.
Επιτόπου διοικητικός βοηθός για έργα αρχιτεκτονικής, μηχανικής και κατασκευών
Υποστήριξη της διοίκησης γραφείου, της τεκμηρίωσης έργων, των ταξιδιών και της επεξεργασίας τιμολογίων στη Moffatt & Nichol. Συντονισμός με εσωτερικές ομάδες για την οργάνωση της καθημερινής λειτουργίας και των εργασιών των έργων.
Περιγραφή
- Διαχείριση της υποδοχής, της αλληλογραφίας και των παραγγελιών αναλωσίμων γραφείου.
- Συνεργασία με το τμήμα IT για την επίλυση προβλημάτων και τη συντήρηση του εξοπλισμού γραφείου και υπολογιστών.
- Συντονισμός του προγραμματισμού συναντήσεων, της εφοδιαστικής υποστήριξης, της τροφοδοσίας και της διαμόρφωσης αιθουσών.
- Συντονισμός με τα τμήματα Λογιστηρίου και Ανθρώπινου Δυναμικού.
- Παραγγελία και συντήρηση εξοπλισμού και προμηθειών γραφείου και κουζίνας.
- Συλλογή δεδομένων, συμπλήρωση ψηφιακών εντύπων και οργάνωση τεχνικού υλικού και υλικού προτάσεων για τον έλεγχο έργων και εγγράφων.
- Προετοιμασία αλληλογραφίας και πακέτων διαβίβασης, δημιουργία φακέλων εργασίας και σάρωση, εκτύπωση και αντιγραφή εγγράφων.
- Παρακολούθηση προθεσμιών έργων και εργασιών και δημιουργία συστημάτων υπενθύμισης.
- Προγραμματισμός και συντήρηση αιθουσών συνεδριάσεων για συναντήσεις ομάδων και πελατών.
- Οργάνωση ταξιδιωτικών διευθετήσεων, συμπεριλαμβανομένων ξενοδοχείων, γευμάτων και δρομολογίων.
- Καταχώριση τιμολογίων προς πληρωμή και απόδοση κωδικών γραφείου και έργου.
- Μεταφόρτωση τιμολογίων στο λογιστικό σύστημα και παρακολούθηση της κατάστασης υποβολής τους.
- Συντονισμός της προετοιμασίας του χώρου γραφείου για νέους εργαζομένους, των εγγράφων πρόσληψης και των διευθετήσεων προσανατολισμού με τις ομάδες IT και Ανθρώπινου Δυναμικού.
- Παραπομπή εξαιρέσεων και μη συνήθων ζητημάτων σε προϊστάμενο.
Απαιτήσεις
- Απολυτήριο λυκείου ή ισοδύναμο.
- Συνήθως 3–5 χρόνια εμπειρίας σε διοικητική υποστήριξη ή υποστήριξη γραφείου· προτιμάται εμπειρία στον κλάδο της αρχιτεκτονικής και της μηχανικής.
- Άριστοι τρόποι στην τηλεφωνική επικοινωνία.
- Ισχυρές οργανωτικές ικανότητες και δυνατότητα διαχείρισης πολλών εργασιών, αποτελεσματικής εργασίας και τήρησης προθεσμιών παρά τις συχνές διακοπές.
- Εξοικείωση με τα Microsoft Word και Excel και με βασικά διοικητικά συστήματα.
- Γνώση των πρακτικών τεκμηρίωσης έργων και συστημάτων πληρωτέων λογαριασμών ή καταχώρισης τιμολογίων.
- Ικανότητα σαφούς κοινοποίησης ενημερώσεων και προσαρμογής του τρόπου επικοινωνίας στις ανάγκες της ομάδας.
- Ικανότητα εργασίας υπό γενική εποπτεία, ανεξάρτητης διεκπεραίωσης ανατεθειμένων εργασιών σύμφωνα με τις καθιερωμένες διαδικασίες και κατάλληλης κλιμάκωσης εξαιρέσεων.
- Απαιτείται επιτυχής έλεγχος ιστορικού μετά την προσφορά και πριν από την πρόσληψη, σύμφωνα με το NIST 800-171.
- Απαιτείται νόμιμη άδεια εργασίας στις Ηνωμένες Πολιτείες και προσκόμιση των απαιτούμενων εγγράφων κατά την πρόσληψη.
- Ικανότητα παραμονής σε καθιστή θέση για παρατεταμένα διαστήματα, επικοινωνίας με πελάτες και περιστασιακών ταξιδιών.
Παροχές
- Ολοκληρωμένες και ανταγωνιστικές παροχές με χαμηλή συμμετοχή εργαζομένων στο κόστος.
- Οικογενειακή κάλυψη.
- Επιλογή προγράμματος υγείας με χαμηλή απαλλαγή.
- Γενναιόδωρη αντιστοίχιση εισφορών στον λογαριασμό αποταμίευσης υγείας (HSA).
- Πρόγραμμα ευεξίας με οικονομικά κίνητρα.
- Μηνιαίες ατομικές συνεδρίες με διατροφολόγους.
- Πρόσβαση σε φαρμακοποιό του Healthwise.
- Εφαρμογές ενσυνειδητότητας, όπως οι Calm και BetterHelp.
- Δωρεάν και εμπιστευτικά προγράμματα υποστήριξης εργαζομένων.
- 15–25 ημέρες άδειας μετ’ αποδοχών, ανάλογα με το επίπεδο εμπειρίας.
- Επτά αργίες μετ’ αποδοχών.
- Μία κυμαινόμενη ημέρα αργίας.
- Αντιστοίχιση εισφορών στο πρόγραμμα 401(k).
- Ασφάλιση ζωής με πληρωμή από την εταιρεία.
- Επιστροφή διδάκτρων.
- Ευκαιρίες κατάρτισης.
- Πρόγραμμα ανάπτυξης ηγετικών δεξιοτήτων.
- Επίσημο πρόγραμμα καθοδήγησης.
- Ενεργή ομάδα Young Professionals.
- Ασφάλιση κατοικίδιων ζώων.