SailGP är en global sport- och underhållningsorganisation som bygger på en höghastighetsseglingstävling med avancerade katamaraner på ikoniska vatten världen över. Ligan grundades 2018 och kombinerar idrott på elitnivå, lagstrategi, maritim teknik och produktion av liveevenemang för att göra segling tillgänglig för en bred konsumentpublik. Tävlingarna lyfter fram internationella seglare och betonar innovation och samarbete inom sporten.
Koordinator för evenemangsupplevelser
Samordna aktiveringar på SailGP:s tävlingsarenor och gästverksamhet för det globala seglingsmästerskapet. Rollen omfattar samordning med partner och leverantörer, biljetthantering, gästkommunikation och genomförande av liveevenemang.
Beskrivning
- Samordna kommersiella aktiveringar på SailGP:s tävlingsarenor och i Paddock, från planering till genomförande.
- Underhåll aktiveringsunderlag, uppföljningslistor, scheman, åtgärdsloggar och tillhörande dokumentation.
- Samordna arbetet med interna team, partner, evenemangsintressenter, leverantörer och byråer.
- Leda samordningen av aktiveringar på plats och stödja Experience-teamet och Operations Leads.
- Hantera den kundinriktade inkorgen, svara på gästförfrågningar och samordna lösningar.
- Uppmärksamma risker, brister och motstridiga krav samt bidra till att ta fram praktiska lösningar.
- Samla in återkoppling från evenemang och dokumentera viktiga lärdomar.
- Hantera gästlistor, biljettilldelningar, portalinnehåll och kommunikation i Guest Management System.
- Samordna inbjudningar, bekräftelser, gästdata och rapportering för Adrenaline Lounge och andra Experience-evenemang.
- Skapa och hantera innehåll och material för Guest Portal och Partner Hub.
- Samordna gästförfrågningar och tilldelningar med Partnerships, Team Services, lokala evenemangsteam och den högsta ledningen.
- Underhålla projektuppföljningar, åtgärdsloggar, scheman, körscheman och evenemangsregister.
- Samordna information, tidsfrister och åtgärder mellan parallella evenemang och arbetsflöden.
- Hantera inkorgar och behandla beställningar.
- Hjälpa till med inköpsorder, fakturor, budgetuppföljning och leverantörsadministration.
- Ta fram aktiveringsunderlag, presentationer, evenemangsguider och operativa dokument.
- Stödja planering och genomförande av evenemang, inklusive kapacitet, schemaläggning, tillträde och operativa behov.
- Ge stöd på plats under uppbyggnaden och evenemangens genomförandedagar på tävlingsarenan och i Paddock.
- Hjälpa till med administration, återkoppling, rapportering och uppdatering av register efter evenemang.
Krav
- Håll ordning och var uppmärksam på detaljer när du hanterar flera arbetsflöden och tidsfrister.
- Ha goda kunskaper inom administration och projektsamordning, inklusive erfarenhet av uppföljningslistor, gästdata och evenemangsregister.
- Kommunicera effektivt och hantera intressenter; leda möten, vägleda samtal och presentera uppdateringar för seniora kollegor.
- Anpassa dig till förändrade prioriteringar och ta dig an nya ansvarsområden när Experience-teamets behov förändras.
- Ta initiativ, identifiera problem och ta ansvar för att lösa dem.
- Arbeta effektivt i en snabb och händelserik evenemangsmiljö där prioriteringarna snabbt kan ändras.
- Lära dig och använda nya system och processer, inklusive plattformar för gästhantering och biljetter.
- Samarbeta väl och bygga relationer med en bred grupp interna och externa intressenter.
- Ha erfarenhet av evenemang, hotell- och restaurangbranschen, gästupplevelser, kommersiella aktiveringar eller en liknande samordningsroll.
- Vara beredd att resa internationellt.
Förmåner
- Beredskap att resa internationellt