SailGP on maailmanlaajuinen urheilu- ja viihdeorganisaatio, jonka toiminta perustuu nopeisiin purjehduskilpailuihin edistyksellisillä katamaraaneilla maailman tunnetuilla vesialueilla. Vuonna 2018 perustettu liiga yhdistää huippu-urheilun, joukkueiden strategiat, meriteknologian ja live-tapahtumien tuotannon tuodakseen purjehduksen laajan yleisön ulottuville. Kilpailuissa nähdään kansainvälisiä purjehtijoita, ja samalla ne tuovat esiin lajin innovatiivisuutta ja yhteistyötä.
Tapahtumakokemuksen koordinaattori
Koordinoi kilparatojen aktiviteetteja ja vierastoimintoja SailGP:n kansainvälisessä purjehdusmestaruussarjassa. Tehtävä kattaa kumppani- ja toimittajayhteistyön, lipunmyynnin, vierasviestinnän ja tapahtumien toteutuksen.
Kuvaus
- Koordinoi kaupallisia aktivointeja SailGP:n kilpastadioneilla ja Paddock-alueella suunnittelusta toteutukseen asti.
- Ylläpidä aktivointien briiffejä, seurantataulukoita, aikatauluja, tehtävälistoja ja tukidokumentaatiota.
- Koordinoi yhteistyötä sisäisten tiimien, kumppaneiden, tapahtumien sidosryhmien, toimittajien ja toimistojen kanssa.
- Johda aktivointien paikan päällä tapahtuvaa koordinointia ja tue Experience-tiimiä sekä Operations Lead -vastuuhenkilöitä.
- Hallinnoi asiakaspalvelun sähköpostia, vastaa vieraiden tiedusteluihin ja koordinoi ratkaisujen löytämistä.
- Nosta esiin riskit, puutteet ja ristiriitaiset vaatimukset sekä auta kehittämään käytännöllisiä ratkaisuja.
- Kerää palautetta tapahtumista ja kirjaa keskeiset opit.
- Hallinnoi vieraslistoja, lippukiintiöitä, portaalin sisältöjä ja viestintää Guest Management System -järjestelmässä.
- Koordinoi Adrenaline Loungen ja muiden Experience-tapahtumien kutsuja, vahvistuksia, vierastietoja ja raportointia.
- Luo ja hallinnoi sisältöjä ja aineistoja Guest Portal -portaaliin ja Partner Hub -palveluun.
- Koordinoi vieraspyyntöjä ja paikkajakoja Partnerships-, Team Services- ja paikallisten tapahtumatiimien sekä ylimmän johdon kanssa.
- Ylläpidä projektien seurantataulukoita, tehtävälistoja, aikatauluja, tapahtumien ajosuunnitelmia ja tapahtumatietoja.
- Koordinoi tietoja, määräaikoja ja tehtäviä samanaikaisissa tapahtumissa ja työvirroissa.
- Hallinnoi sähköpostilaatikoita ja käsittele tilauksia.
- Avusta ostotilausten, laskujen, budjetin seurannan ja toimittajahallinnon kanssa.
- Valmistele aktivointien briiffejä, esityksiä, tapahtumaoppaita ja operatiivisia asiakirjoja.
- Tue tapahtumien suunnittelua ja toteutusta, mukaan lukien kapasiteetti, aikataulutus, kulkuoikeudet ja operatiiviset tarpeet.
- Tue tapahtumapaikalla rakentamisen aikana ja tapahtumapäivinä kilpastadionilla ja Paddock-alueella.
- Avusta tapahtuman jälkeisissä hallinnollisissa tehtävissä, palautteen käsittelyssä, raportoinnissa ja tietojen päivityksessä.
Vaatimukset
- Pysy järjestelmällisenä ja kiinnitä huomiota yksityiskohtiin hallitessasi useita työvirtoja ja määräaikoja.
- Hallitse vahvat hallinto- ja projektikoordinointitaidot, mukaan lukien kokemus seurantataulukoista, vierastiedoista ja tapahtumien dokumentoinnista.
- Viestitä tehokkaasti ja hallitse sidosryhmiä; vedä kokouksia, ohjaa keskusteluja ja esittele tilannekatsauksia kokeneille kollegoille.
- Sopeudu muuttuviin painopisteisiin ja ota vastuuta Experience-tiimin tarpeiden muuttuessa.
- Tartu toimeen oma-aloitteisesti, tunnista ongelmat ja vastaa niiden ratkaisemisesta.
- Työskentele tehokkaasti nopeatempoisessa tapahtumaympäristössä, jossa painopisteet voivat muuttua nopeasti.
- Opettele käyttämään uusia järjestelmiä ja prosesseja, kuten vierashallinta- ja lipunmyyntialustoja.
- Tee hyvää yhteistyötä ja rakenna suhteita monenlaisiin sisäisiin ja ulkoisiin sidosryhmiin.
- Sinulla on kokemusta tapahtumista, vieraanvaraisuudesta, vieraskokemuksesta, kaupallisista aktivoinneista tai vastaavasta koordinointitehtävästä.
- Olet valmis matkustamaan kansainvälisesti.
Edut
- Valmius matkustaa kansainvälisesti