SailGP è un’organizzazione globale di sport e intrattenimento nata attorno a una competizione velica ad alta velocità, con catamarani avanzati che gareggiano su specchi d’acqua iconici in tutto il mondo. Fondata nel 2018, la lega combina prestazioni atletiche d’élite, strategia di squadra, tecnologia marittima e produzione di eventi dal vivo per avvicinare la vela a un vasto pubblico. Le sue regate riuniscono velisti internazionali e valorizzano l’innovazione e la collaborazione nello sport.
Coordinatore dell’esperienza negli eventi
Coordina le attivazioni negli stadi di regata e le operazioni per gli ospiti del campionato mondiale di vela SailGP. Il ruolo comprende il coordinamento di partner e fornitori, la biglietteria, le comunicazioni con gli ospiti e la gestione degli eventi dal vivo.
Descrizione
- Coordina le attivazioni commerciali negli stadi di regata e nel Paddock di SailGP, dalla pianificazione alla realizzazione.
- Aggiorna i brief delle attivazioni, i tracker, i calendari, i registri delle azioni e la documentazione di supporto.
- Coordina le attività con i team interni, i partner, gli stakeholder degli eventi, i fornitori e le agenzie.
- Guida il coordinamento delle attivazioni sul posto e supporta il team Experience e i responsabili delle Operations.
- Gestisce la casella di posta rivolta ai clienti, risponde alle richieste degli ospiti e coordina la risoluzione dei problemi.
- Segnala rischi, lacune e requisiti in conflitto e contribuisce a sviluppare soluzioni pratiche.
- Raccoglie i feedback sugli eventi e registra i principali insegnamenti.
- Gestisce gli elenchi degli ospiti, l’assegnazione dei biglietti, i contenuti del portale e le comunicazioni nel Sistema di gestione degli ospiti.
- Coordina inviti, conferme, dati degli ospiti e report per l’Adrenaline Lounge e gli altri eventi Experience.
- Crea e gestisce contenuti e materiali per il Portale ospiti e il Partner Hub.
- Coordina le richieste e le assegnazioni per gli ospiti con i team Partnerships, Team Services, i team locali degli eventi e l’alta dirigenza.
- Aggiorna i tracker di progetto, i registri delle azioni, i calendari, i fogli di marcia e i registri degli eventi.
- Coordina informazioni, scadenze e attività tra eventi e flussi di lavoro simultanei.
- Gestisce le caselle di posta e l’elaborazione degli ordini.
- Supporta la gestione degli ordini di acquisto, delle fatture, del monitoraggio del budget e dell’amministrazione dei fornitori.
- Prepara brief delle attivazioni, presentazioni, guide agli eventi e documenti operativi.
- Supporta la pianificazione e la realizzazione degli eventi, inclusi capienza, programmazione, accesso ed esigenze operative.
- Fornisce supporto sul posto durante l’allestimento e le giornate di evento allo stadio di regata e nel Paddock.
- Supporta le attività amministrative post-evento, la raccolta dei feedback, la reportistica e l’aggiornamento dei registri.
Requisiti
- Essere organizzati e attenti ai dettagli nella gestione di più flussi di lavoro e scadenze.
- Avere solide capacità amministrative e di coordinamento dei progetti, inclusa esperienza con tracker, dati degli ospiti e registri degli eventi.
- Comunicare in modo efficace e gestire gli stakeholder; condurre riunioni, guidare le conversazioni e presentare aggiornamenti a colleghi senior.
- Adattarsi ai cambiamenti delle priorità e assumere responsabilità in base all’evoluzione delle esigenze del team Experience.
- Prendere l’iniziativa, individuare i problemi e farsene carico fino alla risoluzione.
- Lavorare efficacemente in un ambiente dinamico di eventi dal vivo, in cui le priorità possono cambiare rapidamente.
- Imparare a usare nuovi sistemi e processi, comprese le piattaforme di gestione degli ospiti e di biglietteria.
- Collaborare efficacemente e costruire relazioni con un’ampia gamma di stakeholder interni ed esterni.
- Avere esperienza negli eventi, nell’ospitalità, nell’esperienza degli ospiti, nelle attivazioni commerciali o in un ruolo di coordinamento simile.
- Essere disponibili a viaggiare a livello internazionale.
Benefit
- Disponibilità a viaggiare a livello internazionale