SailGP is een wereldwijde sport- en entertainmentorganisatie rond een snelle zeilcompetitie met geavanceerde catamarans op iconische wateren over de hele wereld. De in 2018 opgerichte competitie combineert topsport, teamstrategie, maritieme technologie en live-evenementproductie om zeilen onder de aandacht van een breed publiek te brengen. Tijdens de races nemen internationale zeilers het tegen elkaar op, terwijl innovatie en samenwerking binnen de sport centraal staan.
Coördinator evenementenbeleving
Coördineer activaties in het race-stadion en de gastenoperatie voor SailGP’s internationale zeilkampioenschap. De functie omvat afstemming met partners en leveranciers, ticketing, gastcommunicatie en de uitvoering van live-evenementen.
Beschrijving
- Commerciële activaties in de SailGP-racestadions en de Paddock coördineren, van planning tot uitvoering.
- Activatiebriefings, trackers, planningen, actielijsten en bijbehorende documentatie bijhouden.
- Afstemmen met interne teams, partners, evenementenbetrokkenen, leveranciers en bureaus.
- De coördinatie van activaties op locatie leiden en het Experience-team en de Operations Leads ondersteunen.
- De klantgerichte inbox beheren, vragen van gasten beantwoorden en de afhandeling coördineren.
- Risico’s, hiaten en tegenstrijdige vereisten signaleren en helpen praktische oplossingen te ontwikkelen.
- Feedback over evenementen verzamelen en belangrijke lessen vastleggen.
- Gastenlijsten, tickettoewijzingen, portalinhoud en communicatie in het Guest Management System beheren.
- Uitnodigingen, bevestigingen, gastgegevens en rapportages coördineren voor de Adrenaline Lounge en andere Experience-evenementen.
- Inhoud en materialen voor het Guest Portal en de Partner Hub maken en beheren.
- Gastverzoeken en toewijzingen afstemmen met Partnerships, Team Services, lokale evenemententeams en het senior management.
- Projecttrackers, actielijsten, planningen, draaiboeken en evenementendossiers bijhouden.
- Informatie, deadlines en acties coördineren voor evenementen en werkstromen die gelijktijdig lopen.
- Inboxen beheren en bestellingen verwerken.
- Ondersteunen bij inkooporders, facturen, budgetbewaking en leveranciersadministratie.
- Activatiebriefings, presentaties, evenementengidsen en operationele documenten opstellen.
- De planning en uitvoering van evenementen ondersteunen, waaronder capaciteit, planning, toegang en operationele behoeften.
- Ondersteuning op locatie bieden tijdens de opbouw en live-dagen in het racestadion en de Paddock.
- Helpen met de administratie na evenementen, feedback, rapportages en het bijwerken van dossiers.
Vereisten
- Georganiseerd en nauwkeurig meerdere werkstromen en deadlines kunnen beheren.
- Sterke administratieve vaardigheden en vaardigheden op het gebied van projectcoördinatie meebrengen, met ervaring met trackers, gastgegevens en evenementendossiers.
- Effectief communiceren en belanghebbenden beheren; vergaderingen leiden, gesprekken begeleiden en updates presenteren aan senior collega’s.
- Zich aanpassen aan veranderende prioriteiten en taken oppakken wanneer de behoeften van het Experience-team veranderen.
- Initiatief nemen, problemen signaleren en verantwoordelijkheid dragen voor de oplossing ervan.
- Effectief werken in een dynamische live-evenementenomgeving waar prioriteiten snel kunnen veranderen.
- Nieuwe systemen en processen leren gebruiken, waaronder platforms voor gastenbeheer en ticketing.
- Goed samenwerken en relaties opbouwen met uiteenlopende interne en externe belanghebbenden.
- Ervaring hebben met evenementen, hospitality, gastbeleving, commerciële activaties of een vergelijkbare coördinatiefunctie.
- Bereid zijn internationaal te reizen.
Voordelen
- Bereidheid om internationaal te reizen