SailGP — международная спортивно-развлекательная организация, созданная вокруг скоростных парусных соревнований на передовых катамаранах, проходящих на знаковых водных маршрутах по всему миру. Основанная в 2018 году лига объединяет высочайшее спортивное мастерство, командную стратегию, морские технологии и производство зрелищных мероприятий, делая парусный спорт доступным широкой аудитории. В гонках участвуют спортсмены из разных стран, а особое внимание уделяется инновациям и сотрудничеству в этом виде спорта.
Координатор мероприятий и гостевого опыта
Координируйте активности на стадионах SailGP и работу с гостями на международном чемпионате по парусному спорту. В задачи входят взаимодействие с партнёрами и поставщиками, билеты, коммуникация с гостями и проведение мероприятий.
Описание
- Координировать коммерческие активности на стадионах SailGP и в Паддоке — от планирования до проведения.
- Вести брифы по активациям, трекеры, графики, списки задач и сопутствующую документацию.
- Взаимодействовать с внутренними командами, партнёрами, участниками мероприятий, поставщиками и агентствами.
- Координировать активности на площадке и поддерживать команду по работе с гостями и руководителей операционных направлений.
- Вести почту для гостей, отвечать на запросы и координировать их решение.
- Сообщать о рисках, пробелах и противоречивых требованиях, помогать находить практические решения.
- Собирать отзывы о мероприятиях и фиксировать основные выводы.
- Вести списки гостей, распределение билетов, содержимое портала и коммуникации в системе управления гостями.
- Координировать приглашения, подтверждения, данные гостей и отчётность для Adrenaline Lounge и других мероприятий команды Experience.
- Создавать и обновлять материалы и контент для гостевого портала и Partner Hub.
- Координировать запросы гостей и распределение мест совместно с командами по работе с партнёрами и сервисами для команд, местными организаторами и руководством.
- Вести проектные трекеры, списки задач, графики, сценарные планы и записи о мероприятиях.
- Согласовывать информацию, сроки и задачи для параллельно идущих мероприятий и рабочих направлений.
- Вести почтовые ящики и обрабатывать заказы.
- Помогать с заказами на закупку, счетами, учётом бюджета и административной работой с поставщиками.
- Готовить брифы по активациям, презентации, путеводители по мероприятиям и операционные документы.
- Поддерживать планирование и проведение мероприятий, включая вопросы вместимости, графиков, доступа и операционных потребностей.
- Помогать на площадке во время монтажа и в дни проведения мероприятий на стадионе SailGP и в Паддоке.
- Помогать с административными задачами после мероприятий, сбором отзывов, отчётностью и обновлением записей.
Требования
- Уметь организованно и внимательно к деталям вести несколько рабочих направлений и соблюдать сроки.
- Обладать сильными административными навыками и навыками координации проектов, включая опыт работы с трекерами, данными гостей и записями о мероприятиях.
- Эффективно общаться и взаимодействовать с заинтересованными сторонами: проводить встречи, направлять обсуждения и представлять обновления старшим коллегам.
- Адаптироваться к изменению приоритетов и брать на себя новые обязанности по мере изменения потребностей команды Experience.
- Проявлять инициативу, выявлять проблемы и отвечать за их решение.
- Эффективно работать в динамичной среде мероприятий, где приоритеты могут быстро меняться.
- Осваивать и использовать новые системы и процессы, в том числе платформы управления гостями и билетами.
- Уметь сотрудничать и выстраивать отношения с широким кругом внутренних и внешних заинтересованных сторон.
- Иметь опыт работы в сфере мероприятий, гостеприимства, гостевого сервиса, коммерческих активаций или на аналогичной координационной должности.
- Быть готовым к международным поездкам.
Преимущества
- Готовность к международным поездкам