SailGP est une organisation mondiale de sport et de divertissement fondée autour d’une compétition de voile à grande vitesse mettant en scène des catamarans de pointe sur des plans d’eau emblématiques du monde entier. Créée en 2018, la ligue associe performance sportive de haut niveau, stratégie d’équipe, technologie maritime et production d’événements en direct afin de faire découvrir la voile à un large public. Ses courses réunissent des navigateurs internationaux et mettent en avant l’innovation et la collaboration dans ce sport.
Coordinateur de l’expérience événementielle
Coordonne les activations dans les stades de course et les opérations destinées aux invités du championnat mondial de voile SailGP. Le poste couvre la coordination des partenaires et fournisseurs, la billetterie, les communications avec les invités et le déroulement des événements en direct.
Description
- Coordonner les activations commerciales dans les stades de course et le Paddock de SailGP, de la planification à la mise en œuvre.
- Tenir à jour les briefs d’activation, les tableaux de suivi, les calendriers, les journaux d’actions et les documents associés.
- Coordonner les équipes internes, les partenaires, les parties prenantes aux événements, les fournisseurs et les agences.
- Diriger la coordination des activations sur site et soutenir l’équipe Expérience ainsi que les responsables des Opérations.
- Gérer la boîte de réception destinée aux clients, répondre aux demandes des invités et coordonner leur résolution.
- Signaler les risques, les lacunes et les exigences contradictoires, et contribuer à élaborer des solutions pratiques.
- Recueillir les retours sur les événements et consigner les principaux enseignements.
- Gérer les listes d’invités, les attributions de billets, le contenu du portail et les communications dans le système de gestion des invités.
- Coordonner les invitations, les confirmations, les données des invités et les rapports pour l’Adrenaline Lounge et les autres événements Expérience.
- Créer et gérer le contenu et les ressources du portail des invités et du Hub des partenaires.
- Coordonner les demandes et les attributions destinées aux invités avec les équipes Partenariats, Services aux équipes, les équipes événementielles locales et la direction générale.
- Tenir à jour les tableaux de suivi des projets, les journaux d’actions, les calendriers, les feuilles de route et les dossiers des événements.
- Coordonner les informations, les échéances et les actions pour plusieurs événements et axes de travail menés simultanément.
- Gérer les boîtes de réception et traiter les commandes.
- Contribuer aux bons de commande, aux factures, au suivi budgétaire et à l’administration des fournisseurs.
- Préparer les briefs d’activation, les présentations, les guides événementiels et les documents opérationnels.
- Soutenir la planification et la réalisation des événements, notamment en matière de capacité, de calendrier, d’accès et de besoins opérationnels.
- Apporter un soutien sur site pendant le montage et les journées d’événement au stade de course et au Paddock.
- Contribuer à l’administration après les événements, au recueil des retours, aux rapports et à la mise à jour des dossiers.
Exigences
- Rester organisé et attentif aux détails tout en gérant plusieurs axes de travail et échéances.
- Disposer de solides compétences en administration et en coordination de projets, notamment d’une expérience des tableaux de suivi, des données d’invités et des dossiers événementiels.
- Communiquer efficacement et gérer les parties prenantes ; animer des réunions, guider les échanges et présenter des mises à jour à des collègues seniors.
- S’adapter à l’évolution des priorités et assumer des responsabilités au gré des besoins de l’équipe Expérience.
- Faire preuve d’initiative, repérer les problèmes et prendre en charge leur résolution.
- Travailler efficacement dans un environnement événementiel en direct et dynamique, où les priorités peuvent changer rapidement.
- Apprendre à utiliser de nouveaux systèmes et processus, notamment des plateformes de gestion des invités et de billetterie.
- Bien collaborer et établir des relations avec un large éventail de parties prenantes internes et externes.
- Avoir une expérience dans l’événementiel, l’hôtellerie, l’expérience des invités, les activations commerciales ou un poste de coordination similaire.
- Être disposé à voyager à l’international.
Avantages
- Être disposé à voyager à l’international