SailGP ist eine globale Sport- und Entertainment-Organisation rund um einen Hochgeschwindigkeits-Segelwettbewerb mit hochmodernen Katamaranen auf ikonischen Gewässern weltweit. Die 2018 gegründete Liga verbindet sportliche Spitzenleistungen, Teamstrategie, maritime Technologie und die Produktion von Live-Events, um Segeln einem breiten Publikum näherzubringen. Bei den Rennen treten internationale Seglerinnen und Segler an und stellen zugleich Innovation und Zusammenarbeit im Sport in den Mittelpunkt.
Koordinator/in Event-Erlebnis
Koordination von Aktivitäten im Rennstadion und Gästebetreuung bei SailGPs internationaler Segelmeisterschaft. Die Rolle umfasst die Abstimmung mit Partnern und Lieferanten, Ticketing, Gästekommunikation und die Durchführung von Live-Events.
Beschreibung
- Kommerzielle Aktivierungen in den SailGP-Rennstadien und im Paddock von der Planung bis zur Umsetzung koordinieren.
- Aktivierungsbriefings, Tracker, Zeitpläne, Aufgabenlisten und zugehörige Unterlagen pflegen.
- Mit internen Teams, Partnern, Veranstaltungsbeteiligten, Lieferanten und Agenturen zusammenarbeiten.
- Die Koordination der Aktivierungen vor Ort leiten und das Experience-Team sowie die Operations Leads unterstützen.
- Das kundenorientierte Postfach betreuen, Gästeanfragen beantworten und deren Lösung koordinieren.
- Auf Risiken, Lücken und widersprüchliche Anforderungen hinweisen und bei der Entwicklung praktikabler Lösungen mitwirken.
- Veranstaltungsfeedback einholen und wichtige Erkenntnisse dokumentieren.
- Gästelisten, Ticketkontingente, Portal-Inhalte und Kommunikation im Guest Management System verwalten.
- Einladungen, Bestätigungen, Gästedaten und Berichte für die Adrenaline Lounge und andere Experience-Veranstaltungen koordinieren.
- Inhalte und Materialien für das Guest Portal und den Partner Hub erstellen und verwalten.
- Gästewünsche und Zuteilungen mit Partnerships, Team Services, lokalen Veranstaltungsteams und der Geschäftsleitung abstimmen.
- Projekt-Tracker, Aufgabenlisten, Zeitpläne, Ablaufpläne und Veranstaltungsunterlagen pflegen.
- Informationen, Fristen und Aufgaben über parallel laufende Veranstaltungen und Arbeitsbereiche hinweg koordinieren.
- Postfächer verwalten und Bestellungen bearbeiten.
- Bei Bestellungen, Rechnungen, Budgetkontrolle und Lieferantenverwaltung unterstützen.
- Aktivierungsbriefings, Präsentationen, Veranstaltungsleitfäden und Betriebsunterlagen erstellen.
- Die Planung und Durchführung von Veranstaltungen unterstützen, einschließlich Kapazitätsplanung, Terminierung, Zugang und betrieblicher Anforderungen.
- Während des Aufbaus und an Veranstaltungstagen vor Ort im Rennstadion und im Paddock unterstützen.
- Bei der Nachbereitung von Veranstaltungen helfen, einschließlich Verwaltung, Feedback, Berichterstattung und Aktualisierung der Unterlagen.
Anforderungen
- Mehrere Arbeitsbereiche und Fristen organisiert und detailgenau betreuen können.
- Ausgeprägte Verwaltungs- und Projektkoordinationsfähigkeiten mitbringen, einschließlich Erfahrung mit Trackern, Gästedaten und Veranstaltungsunterlagen.
- Effektiv kommunizieren und Beteiligte betreuen; Besprechungen leiten, Gespräche strukturieren und Führungskräfte über den Stand informieren.
- Sich auf wechselnde Prioritäten einstellen und bei verändertem Bedarf des Experience-Teams neue Aufgaben übernehmen.
- Eigeninitiative zeigen, Probleme erkennen und ihre Lösung verantworten.
- In einem schnelllebigen Live-Event-Umfeld mit rasch wechselnden Prioritäten wirksam arbeiten können.
- Neue Systeme und Abläufe, darunter Gästemanagement- und Ticketing-Plattformen, erlernen und nutzen.
- Gut zusammenarbeiten und Beziehungen zu vielfältigen internen und externen Beteiligten aufbauen.
- Erfahrung in Veranstaltungen, Hotellerie, Gästebetreuung, kommerziellen Aktivierungen oder einer ähnlichen Koordinationsfunktion haben.
- Zu internationalen Reisen bereit sein.
Zusatzleistungen
- Bereitschaft zu internationalen Reisen