SailGP er en global sports- og underholdningsorganisasjon bygget rundt en høyhastighetsseilkonkurranse med avanserte katamaraner på ikoniske farvann over hele verden. Ligaen ble grunnlagt i 2018 og kombinerer idrettsprestasjoner på elitenivå, lagstrategi, maritim teknologi og produksjon av direktesendte arrangementer for å gjøre seilsport tilgjengelig for et bredt publikum. Regattaene viser frem internasjonale seilere og fremhever innovasjon og samarbeid i sporten.
Koordinator for arrangementsopplevelser
Koordiner aktiveringer på SailGPs konkurransearenaer og gjestehåndtering for det globale seilmesterskapet. Rollen omfatter koordinering med partnere og leverandører, billettfordeling, gjestekommunikasjon og gjennomføring av livearrangementer.
Beskrivelse
- Koordiner kommersielle aktiveringer på SailGPs konkurransearenaer og i Paddock, fra planlegging til gjennomføring.
- Vedlikehold aktiveringsbeskrivelser, sporingsverktøy, tidsplaner, handlingslogger og tilhørende dokumentasjon.
- Koordiner med interne team, partnere, interessenter for arrangementene, leverandører og byråer.
- Led koordineringen av aktiveringer på stedet, og støtt Experience-teamet og Operations Leads.
- Administrer den kundevendte innboksen, svar på gjestehenvendelser og koordiner løsninger.
- Gjør oppmerksom på risikoer, mangler og motstridende krav, og bidra til å utvikle praktiske løsninger.
- Samle inn tilbakemeldinger fra arrangementer og registrer viktige erfaringer.
- Administrer gjestelister, billettfordelinger, portalinnhold og kommunikasjon i Guest Management System.
- Koordiner invitasjoner, bekreftelser, gjestedata og rapportering for Adrenaline Lounge og andre Experience-arrangementer.
- Opprett og administrer innhold og materiell for Guest Portal og Partner Hub.
- Koordiner gjesteforespørsler og fordelinger med Partnerships, Team Services, lokale arrangementsteam og toppledelsen.
- Vedlikehold prosjektoversikter, handlingslogger, tidsplaner, kjøreplaner og arrangementsregistre.
- Koordiner informasjon, frister og oppgaver på tvers av parallelle arrangementer og arbeidsstrømmer.
- Administrer innbokser og behandle bestillinger.
- Bidra med innkjøpsordrer, fakturaer, budsjettoppfølging og leverandøradministrasjon.
- Utarbeid aktiveringsbeskrivelser, presentasjoner, arrangementsveiledninger og driftsdokumenter.
- Støtt planlegging og gjennomføring av arrangementer, inkludert kapasitet, tidsplanlegging, adgang og driftsbehov.
- Gi støtte på stedet under oppbygging og arrangementsdager på konkurransearenaen og i Paddock.
- Bidra med administrasjon, tilbakemeldinger, rapportering og oppdatering av registre etter arrangementer.
Krav
- Vær organisert og nøye med detaljer når du håndterer flere arbeidsstrømmer og frister.
- Ha gode administrative ferdigheter og kompetanse innen prosjektkoordinering, inkludert erfaring med sporingsverktøy, gjestedata og arrangementsregistre.
- Kommuniser effektivt og håndter interessenter; led møter, styr samtaler og presenter oppdateringer for ledende kolleger.
- Tilpass deg endrede prioriteringer og ta på deg nye ansvarsområder etter hvert som Experience-teamets behov endres.
- Ta initiativ, identifiser problemer og ta ansvar for å løse dem.
- Jobb effektivt i et hektisk livearrangement der prioriteringene kan endres raskt.
- Lær og bruk nye systemer og prosesser, inkludert plattformer for gjestehåndtering og billettering.
- Samarbeid godt og bygg relasjoner med et bredt spekter av interne og eksterne interessenter.
- Ha erfaring fra arrangementer, hotell- og restaurantbransjen, gjesteopplevelser, kommersielle aktiveringer eller en lignende koordineringsrolle.
- Vær villig til å reise internasjonalt.
Fordeler
- Villighet til å reise internasjonalt