SailGP to międzynarodowa organizacja sportowo-rozrywkowa oparta na szybkich regatach z udziałem zaawansowanych katamaranów, rozgrywanych na całym świecie na słynnych akwenach. Liga, założona w 2018 roku, łączy najwyższy poziom sportowy, strategię zespołową, technologie morskie i produkcję wydarzeń na żywo, przybliżając żeglarstwo szerokiej publiczności. W regatach rywalizują żeglarze z różnych krajów, a jednocześnie promowane są innowacje i współpraca w tym sporcie.
Koordynator wydarzeń i obsługi gości
Koordynuj aktywacje na stadionach SailGP i obsługę gości podczas międzynarodowych mistrzostw żeglarskich. Zakres roli obejmuje współpracę z partnerami i dostawcami, bilety, komunikację z gośćmi oraz realizację wydarzeń na żywo.
Opis
- Koordynować aktywacje komercyjne na stadionach SailGP i w Paddocku — od planowania po realizację.
- Prowadzić briefy aktywacji, trackery, harmonogramy, listy działań i dokumentację pomocniczą.
- Współpracować z zespołami wewnętrznymi, partnerami, interesariuszami wydarzeń, dostawcami i agencjami.
- Koordynować aktywacje na miejscu oraz wspierać zespół Experience i liderów operacyjnych.
- Prowadzić skrzynkę kontaktową dla gości, odpowiadać na zapytania i koordynować ich rozwiązywanie.
- Zgłaszać ryzyka, braki i sprzeczne wymagania oraz pomagać w opracowywaniu praktycznych rozwiązań.
- Zbierać opinie o wydarzeniach i zapisywać najważniejsze wnioski.
- Zarządzać listami gości, przydziałem biletów, treściami portalu i komunikacją w systemie zarządzania gośćmi.
- Koordynować zaproszenia, potwierdzenia, dane gości i raportowanie dla Adrenaline Lounge oraz innych wydarzeń Experience.
- Tworzyć i zarządzać treściami oraz materiałami dla Guest Portal i Partner Hub.
- Koordynować prośby gości i przydziały miejsc z zespołami Partnerships i Team Services, lokalnymi zespołami wydarzeń oraz kadrą kierowniczą.
- Prowadzić trackery projektowe, listy działań, harmonogramy, scenariusze przebiegu i dokumentację wydarzeń.
- Koordynować informacje, terminy i działania dotyczące równoległych wydarzeń i strumieni pracy.
- Zarządzać skrzynkami pocztowymi i przetwarzać zamówienia.
- Pomagać w obsłudze zamówień zakupu, faktur, monitorowaniu budżetu i administracji dostawców.
- Przygotowywać briefy aktywacji, prezentacje, przewodniki wydarzeń i dokumenty operacyjne.
- Wspierać planowanie i realizację wydarzeń, w tym kwestie pojemności, harmonogramu, dostępu i potrzeb operacyjnych.
- Zapewniać wsparcie na miejscu podczas budowy wydarzenia i dni jego trwania na stadionie SailGP oraz w Paddocku.
- Pomagać w administracji po wydarzeniach, zbieraniu opinii, raportowaniu i aktualizacji dokumentacji.
Wymagania
- Umieć dobrze się organizować i dbać o szczegóły podczas prowadzenia kilku strumieni pracy i dotrzymywania terminów.
- Mieć mocne umiejętności administracyjne i koordynacji projektów, w tym doświadczenie w pracy z trackerami, danymi gości i dokumentacją wydarzeń.
- Skutecznie komunikować się i zarządzać relacjami z interesariuszami: prowadzić spotkania, moderować rozmowy i przedstawiać aktualizacje starszym współpracownikom.
- Dostosowywać się do zmieniających się priorytetów i podejmować obowiązki stosownie do potrzeb zespołu Experience.
- Wykazywać inicjatywę, rozpoznawać problemy i brać odpowiedzialność za ich rozwiązanie.
- Skutecznie pracować w dynamicznym środowisku wydarzeń na żywo, gdzie priorytety mogą szybko się zmieniać.
- Uczyć się obsługi nowych systemów i procesów, w tym platform do zarządzania gośćmi i biletami.
- Dobrze współpracować i budować relacje z szerokim gronem wewnętrznych i zewnętrznych interesariuszy.
- Mieć doświadczenie w organizacji wydarzeń, hotelarstwie, obsłudze gości, aktywacjach komercyjnych lub podobnej roli koordynacyjnej.
- Być gotowym do podróży międzynarodowych.
Benefity
- Gotowość do podróży międzynarodowych