VirtuHire je podjetje za zaposlovanje in kadrovsko tehnologijo, ki podjetjem pomaga zaposlovati in upravljati preverjene talente v Južni Afriki. Njegove storitve vključujejo iskanje in ožji izbor kandidatov, usklajevanje razgovorov, uvajanje v delo, obračun plač, zagotavljanje skladnosti s predpisi ter stalno administracijo zaposlenih prek modela delodajalca za uradno vodenje zaposlitve. Z združevanjem zaposlovanja in kadrovskih operacij VirtuHire podpira podjetja, ki želijo oblikovati oddaljene ekipe, hkrati pa zunanjim izvajalcem prepustiti administrativno delo, povezano z zaposlovanjem in upravljanjem zaposlenih.
Osebni asistent za krajši delovni čas – osebna administracija in digitalna organizacija, delo na daljavo iz Južne Afrike
Delo osebnega asistenta za krajši delovni čas, osredotočeno na urejanje osebne administracije, digitalnih informacij in projektov za zaposlenega strokovnjaka. Položaj vključuje vzpostavljanje praktičnih sistemov ter usklajevanje mednarodnih zadev, povezanih z ZDA, Združenim kraljestvom in Francijo.
Opis
- Oceniti, organizirati in določiti prednostne naloge čakajoče osebne administracije in projektov
- Pripraviti strukturiran akcijski načrt za obravnavo obsežnega zaostanka nalog
- Kompleksne ali dolgotrajne projekte razdeliti na izvedljive korake in nadzirati njihovo dokončanje
- Upravljati osebno e-pošto, organizacijo prejetih sporočil in korespondenco
- Urediti digitalne datoteke, dokumente, shrambo v oblaku in osebne informacije
- Usklajevati koledarje, sestanke, opomnike in pomembne roke
- Ustvarjati in vzdrževati sisteme za upravljanje nalog in produktivnost
- Opravljati telefonske klice in voditi pisno komunikacijo v imenu osebe
- Strokovno komunicirati z bankami, komunalnimi podjetji, zavarovalnicami, ponudniki storitev, državnimi organi in drugimi organizacijami
- Podpirati administrativne zadeve, povezane z ZDA, Združenim kraljestvom in Francijo
- Varno vzdrževati gesla, račune in občutljive digitalne informacije
- Po potrebi raziskati ustrezne rešitve in ponudnike storitev
- Proaktivno spremljati nerešene zadeve z minimalnim nadzorom
- Uporabljati sodobna orodja za produktivnost in umetno inteligenco za povečanje učinkovitosti
- Vzpostaviti trajne sisteme za dolgoročno urejenost osebne administracije
Zahteve
- Najmanj 4–5 let izkušenj kot osebni asistent, izvršni asistent, asistent za življenjski slog, profesionalni organizator ali na primerljivem položaju
- Dokazane izkušnje z osebno administracijo ali vsakodnevnimi življenjskimi obveznostmi, ne le s korporativnim administrativnim delom
- Močne organizacijske in projektne vodstvene sposobnosti
- Odlično znanje govorjene in pisane angleščine
- Zanesljivost pri opravljanju strokovnih telefonskih klicev in vodenju zunanje korespondence
- Izrazite sposobnosti digitalnega organiziranja
- Praktične izkušnje z e-pošto in upravljanjem prejetih sporočil, shrambo v oblaku, koledarji in sistemi za upravljanje nalog
- Poznavanje orodij Google Workspace, Gmail, Notion, Todoist, upravljavcev gesel in orodij za produktivnost z umetno inteligenco
- Sposobnost samostojnega dela in vzpostavljanja strukture brez podrobnih navodil
- Izjemna diskretnost pri ravnanju z zasebnimi, osebnimi in potencialno finančnimi informacijami
- Udobno delo z mednarodnimi organizacijami in ponudniki storitev
- Razpoložljivost za znatno prekrivanje z vzhodnim časom ZDA
- Znanje francoščine je prednost
- Izkušnje z osebno administracijo v Združenem kraljestvu ali Franciji so prednost
- Izkušnje iz družinske pisarne, dela z zasebnimi strankami, storitev concierge ali upravljanja življenjskega sloga so prednost
- Izkušnje s podporo zaposlenim vodstvenim delavcem, strokovnjakom ali družinam so prednost
- Izkušnje s pomočjo posameznikom med velikimi življenjskimi spremembami ali obdobji intenzivnih administrativnih potreb so prednost