VirtuHire er et selskap innen rekruttering og HR-teknologi som hjelper virksomheter med å ansette og administrere kvalitetssikret talent i Sør-Afrika. Tjenestene omfatter blant annet kandidatsøk og utvelgelse, koordinering av intervjuer, onboarding, lønnsadministrasjon, etterlevelse av regelverk og løpende personaladministrasjon gjennom en employer-of-record-modell. Ved å kombinere rekruttering med HR-drift hjelper VirtuHire selskaper som ønsker å bygge fjernteam, samtidig som de overlater det administrative arbeidet med å ansette og følge opp medarbeidere.
Personlig assistent på deltid – administrasjon av privatlivet og digital organisering, fjernarbeid fra Sør-Afrika
Deltidsstilling som personlig assistent med fokus på å organisere privat administrasjon, digital informasjon og prosjekter for en travel yrkesperson. Stillingen innebærer å bygge praktiske systemer og koordinere internasjonale forhold på tvers av USA, Storbritannia og Frankrike.
Beskrivelse
- Vurdere, organisere og prioritere pågående privat administrasjon og prosjekter
- Utarbeide en strukturert handlingsplan for å håndtere en omfattende oppgavekø
- Dele komplekse eller langvarige prosjekter opp i gjennomførbare trinn og følge opp ferdigstillelsen
- Håndtere personlig e-post, organisering av innboks og korrespondanse
- Organisere digitale filer, dokumenter, skylagring og personlig informasjon
- Koordinere kalendere, avtaler, påminnelser og viktige tidsfrister
- Opprette og vedlikeholde systemer for oppgavestyring og produktivitet
- Foreta telefonsamtaler og håndtere skriftlig kontakt på personens vegne
- Kommunisere profesjonelt med banker, forsyningsselskaper, forsikringsselskaper, tjenesteleverandører, offentlige myndigheter og andre organisasjoner
- Bistå med administrative forhold som gjelder USA, Storbritannia og Frankrike
- Forvalte passord, kontoer og sensitiv digital informasjon på en sikker måte
- Undersøke egnede løsninger og tjenesteleverandører ved behov
- Følge proaktivt opp uavklarte forhold med minimalt behov for oppfølging
- Bruke moderne produktivitets- og AI-verktøy for å øke effektiviteten
- Bygge varige systemer som holder den private administrasjonen organisert over tid
Krav
- Minst 4–5 års erfaring som personlig assistent, executive assistant, livsstilsassistent, profesjonell organisator eller i en tilsvarende rolle
- Dokumentert erfaring med privat administrasjon eller administrasjon av privatlivet, utover utelukkende administrativt arbeid i bedrifter
- Sterke organisatoriske evner og gode prosjektledelsesferdigheter
- Svært gode muntlige og skriftlige engelskkunnskaper
- Trygg på å foreta profesjonelle telefonsamtaler og håndtere ekstern korrespondanse
- Sterke ferdigheter innen digital organisering
- Praktisk erfaring med e-post- og innbokshåndtering, skylagring, kalendere og systemer for oppgavestyring
- God kjennskap til Google Workspace, Gmail, Notion, Todoist, passordadministratorer og AI-drevne produktivitetsverktøy
- Evne til å arbeide selvstendig og skape struktur uten detaljert veiledning
- Svært høy grad av diskresjon ved håndtering av privat, personlig og potensielt økonomisk informasjon
- Komfortabel med å arbeide med internasjonale organisasjoner og tjenesteleverandører
- Mulighet for betydelig overlapp med amerikansk østkysttid
- Franskkunnskaper er en fordel
- Erfaring med privat administrasjon i Storbritannia eller Frankrike er en fordel
- Bakgrunn fra et family office, private client-arbeid, concierge- eller livsstilsadministrasjon er en fordel
- Erfaring med å støtte travle ledere, yrkespersoner eller familier er en fordel
- Erfaring med å hjelpe personer gjennom store livsendringer eller perioder med intenst administrativt press er en fordel