VirtuHire je spoločnosť pôsobiaca v oblasti náboru a HR technológií, ktorá pomáha firmám prijímať a riadiť overených talentovaných pracovníkov v Južnej Afrike. Jej služby zahŕňajú vyhľadávanie a predvýber kandidátov, koordináciu pohovorov, nástup do zamestnania, spracovanie miezd, zabezpečenie súladu s predpismi a priebežnú administráciu zamestnancov prostredníctvom modelu zamestnávateľa evidovaného ako zamestnávateľ. Kombináciou náboru s HR operatívou VirtuHire podporuje spoločnosti, ktoré chcú budovať vzdialené tímy a zároveň delegovať administratívne úlohy spojené so zamestnávaním a riadením pracovníkov.
Osobný asistent na čiastočný úväzok – osobná administratíva a digitálna organizácia, práca na diaľku z Južnej Afriky
Práca osobného asistenta na čiastočný úväzok zameraná na organizáciu osobnej administratívy, digitálnych informácií a projektov pre vyťaženého profesionála. Pozícia zahŕňa vytváranie praktických systémov a koordináciu medzinárodných záležitostí v USA, Spojenom kráľovstve a Francúzsku.
Popis
- Posúdiť, zorganizovať a určiť priority čakajúcej osobnej administratívy a projektov
- Vypracovať štruktúrovaný akčný plán na zvládnutie rozsiahleho zoznamu úloh
- Rozdeliť zložité alebo dlhodobé projekty na zvládnuteľné kroky a dohliadať na ich dokončenie
- Spravovať osobný e-mail, organizáciu doručenej pošty a korešpondenciu
- Usporiadať digitálne súbory, dokumenty, cloudové úložisko a osobné informácie
- Koordinovať kalendáre, stretnutia, pripomienky a dôležité termíny
- Vytvárať a udržiavať systémy na riadenie úloh a produktivitu
- Telefonovať a spravovať písomnú komunikáciu v mene danej osoby
- Profesionálne komunikovať s bankami, dodávateľmi energií, poisťovňami, poskytovateľmi služieb, štátnymi orgánmi a ďalšími organizáciami
- Podporovať administratívne záležitosti týkajúce sa USA, Spojeného kráľovstva a Francúzska
- Bezpečne spravovať heslá, účty a citlivé digitálne informácie
- Podľa potreby vyhľadávať vhodné riešenia a poskytovateľov služieb
- Aktívne sledovať nevyriešené záležitosti s minimálnym dohľadom
- Používať moderné nástroje na produktivitu a umelú inteligenciu na zvýšenie efektivity
- Budovať udržateľné systémy na dlhodobé udržiavanie poriadku v osobnej administratíve
Požiadavky
- Aspoň 4–5 rokov skúseností ako osobný asistent, výkonný asistent, asistent pre životný štýl, profesionálny organizátor alebo v porovnateľnej pozícii
- Preukázateľné skúsenosti s osobnou administratívou alebo každodennou agendou, nielen s firemnou administratívou
- Silné organizačné a projektové manažérske schopnosti
- Výborná hovorená a písaná angličtina
- Istota pri profesionálnom telefonovaní a správe externej korešpondencie
- Silné schopnosti v oblasti digitálnej organizácie
- Praktické skúsenosti so správou e-mailov a doručenej pošty, cloudového úložiska, kalendárov a systémov na riadenie úloh
- Skúsenosť s Google Workspace, Gmailom, Notion, Todoistom, správcami hesiel a nástrojmi produktivity využívajúcimi umelú inteligenciu
- Schopnosť pracovať samostatne a vytvárať štruktúru bez podrobných pokynov
- Mimoriadna diskrétnosť pri práci so súkromnými, osobnými a potenciálne finančnými informáciami
- Ochota pracovať s medzinárodnými organizáciami a poskytovateľmi služieb
- Dostupnosť na výrazný časový prekryv s východným časom USA
- Znalosť francúzštiny je výhodou
- Skúsenosť so správou osobnej administratívy v Spojenom kráľovstve alebo vo Francúzsku je výhodou
- Skúsenosti z rodinnej kancelárie, práce pre súkromných klientov, concierge služieb alebo správy životného štýlu sú výhodou
- Skúsenosť s podporou vyťažených vedúcich pracovníkov, profesionálov alebo rodín je výhodou
- Skúsenosť s pomocou jednotlivcom počas významných životných zmien alebo období intenzívnej administratívnej záťaže je výhodou